Che cos’è e che ruolo ha il VMS (Vendor Management System) all’interno della vostra organizzazione? Il tipo di risposta può essere una cartina tornasole per comprendere quanto lavoro c’è ancora da fare in azienda per ottimizzare i processi di procurement e costruire valore attraverso lo scambio di informazioni tra le piattaforme interne e quelle dei venditori. Se, come spesso capita, il VMS è considerato una soluzione a sé, separata dagli altri strumenti dedicati agli acquisti e al controllo sulle operazioni finanziarie e utile solo per task contingenti, il suo potenziale è ancora tutto da scoprire. Lo spiega un articolo su Spendmatters.com: un sistema VMS può diventare un vero e proprio hub capace di interconnettere risorse esterne a sistemi, processi ed esigenze di business interni, migliorandone sensibilmente i risultati. Come? Permettendo, innanzitutto, un maggiore controllo sulla spesa e dando vita a diverse funzionalità di talent management per la forza lavoro attiva lungo la filiera degli acquisti e non solo. Una strategia che può essere costruita a patto però di fare un passo indietro e porsi alla giusta distanza per osservare obiettivamente le caratteristiche e le necessità dell’organizzazione, per comprendere quali elementi sono realmente utili in questo senso. Il punto di partenza è, quindi, prendere in considerazione almeno sette elementi prima di cominciare a implementare il VMS per trasformarlo in un punto di raccordo tra il sistema centrale dell’organizzazione e le sue appendici esterne.
1. Le informazioni generali di natura demografica
Innanzitutto, quali sono le dimensioni dell’azienda, di cosa si occupa e a quali geografie e mercati attinge per le proprie forniture di prodotti, servizi e manodopera? Una società di consulenza finanziaria attiva in Nord America che ingaggia migliaia di fornitori all’anno per supportare le architetture IT ha esigenze completamente diverse rispetto per esempio a un’azienda francese che si occupa della produzione di beni di consumo e che ha bisogno di professionalità per incrementare la presenza sul territorio.
2. La propensione al rischio e le priorità del risk management
A seconda del livello di compliance a cui è chiamata un’azienda, cambia drasticamente il modo in cui si effettuano le integrazioni con i sistemi di automazione per il reclutamento di risorse esterne. Società impegnate, ancora una volta, nei servizi finanziari o per esempio nel settore aerospaziale, dovranno aggiungere ulteriori processi di screening su specifiche ricerche di collaborazione.
3. L’ambiente e le infrastrutture IT
Conoscere le caratteristiche dei sistemi informativi presenti in azienda è fondamentale per una corretta integrazione del VMS. Ma non si tratta solo di congiungere ERP e applicazioni Finance: occorre modulare l’architettura per permettere ai Vendor Management System di dialogare con le piattaforme che gestiscono e-procurement, e-invoicing, supplier management (incluso il portale dedicato ai fornitori) e, ovviamente, tutta la parte HR.
4. La filosofia dell’organizzazione sotto il profilo tecnologico
Come si è evoluta la storia dell’azienda rispetto ad acquisizioni, integrazioni e implementazioni sul piano dell’IT? Qual è il peso delle operazioni gestite in Cloud rispetto a quelle on premise? Si predilige un accentramento di tutti i task oppure si tende a demandare o addirittura esternalizzare anche i processi core? Specialmente il grado di concentrazione delle varie attività rappresenta uno dei migliori marcatori per comprendere che tipo di approccio prediligere per impostare una strategia che preveda anche il VMS come fulcro del procurement.
5. I partner IT in outsourcing
Collegata al punto precedente, l’attenta valutazione del ruolo delle terze parti nella gestione dei sistemi IT è imprescindibile per comprendere a quali livelli il VMS può essere integrato.
6. L’esperienze con diversi modelli di integrazione
Naturalmente, nel momento in cui si sono già effettuate operazioni simili, bisogna tenere in conto quali sono state le modalità e le implicazioni degli approcci già sperimentati.
7. Il grado di familiarità con le applicazioni Cloud su larga scale
Infine, un fattore importantissimo per comprendere in che modo il VMS può dialogare con gli altri sistemi aziendali è determinato dall’esperienza che le aziende hanno con le applicazioni as a service. Se nello specifico il VMS è uno dei primi servizi acquistati sulla Nuvola (e richiede quindi la maturazione di competenze attraverso osservazione e pratica), il processo di integrazione sarà inevitabilmente più lungo rispetto a quello che affronteranno imprese che lavorano già su una moltitudine di sistemi forniti in Cloud.
