Dallo scorso settembre le procedure di affidamento di lavori, servizi e forniture RAI vengono effettuate attraverso una piattaforma telematica che assicura trasparenza nell’assegnazione dei contratti e piena tracciabilità documentale e delle decisioni adottate. Migliaia di fogli, buste e voluminosi faldoni sono così spariti dagli uffici dell’emittente: le comunicazioni con i fornitori avvengono online, attraverso un sistema Web. È il risultato di un progetto guidato da Felice Ventura, Direttore Acquisti RAI, e realizzato in tempi brevissimi: sono state già assegnate con la nuova procedura digitalizzata oltre 650 gare, per un valore economico complessivo di 150 milioni di euro e il coinvolgimento di oltre 3mila fornitori. Va ricordato che la RAI è un organismo di diritto pubblico, pertanto tutti gli acquisti vanno obbligatoriamente effettuati tramite gara d’appalto, che nei casi in cui vengano superate le soglie previste sono di respiro europeo.
Who's Who
Felice Ventura
Direttore Acquisti RAI
Dott. Ventura, quali sono state le tappe della digitalizzazione del processo di acquisto?
Credo moltissimo nell’eProcurement e questo è stato il primo progetto strategico che ho avviato dopo la mia nomina. A luglio 2015 abbiamo pubblicato un bando europeo e a dicembre l’appalto è stato aggiudicato a BravoSolution, società leader del settore. Tre mesi dopo, a marzo 2016 abbiamo lanciato le prime gare telematiche.
La RAI è una stazione appaltante che muove numeri rilevanti, con circa 10mila contratti all’anno e uno spettro di classi merceologiche unico e vastissimo. In una macchina così complessa ogni cambiamento è un grande rischio. Siamo molto soddisfatti del risultato. A settembre, sei mesi dopo la prima gara, abbiamo effettuato lo switch off e oggi la procedura di affidamento, salvo motivate eccezioni, non può che svolgersi su piattaforma telematica. Un cambiamento importante, che si è sovrapposto con l’entrata in vigore del nuovo codice degli appalti pubblici e che ci ha obbligato a modificare i nostri standard di gara. È stato un anno di tempesta perfetta!
Quali vantaggi, a distanza di un anno, avete riscontrato?
I vantaggi sono stati immediati e molto visibili, anche per tutti i colleghi della direzione, ai quali va il mio sentito ringraziamento per lo sforzo profuso.
Innanzitutto non dobbiamo più gestire la documentazione di gara, migliaia di plichi voluminosissimi e delicati da proteggere. Considerato che per alcune procedure di gara sono pervenute oltre 500 offerte, avevamo difficoltà, anche dal punto di vista logistico, a gestire la mole documentale. Oltre a ciò, la direzione utilizzava internamente circa 8 milioni di fogli di carta all’anno. Tutto questo è sparito. Oggi i documenti sono conservati nel data base digitale e sono sempre disponibili.
Inoltre, abbiamo il controllo assoluto di ogni procedura, perché la piattaforma traccia qualsiasi intervento, oltre a consentire un’interlocuzione con i partecipanti immediata e diretta. Tutto questo porta un’ottimizzazione dei tempi e dei costi e mette a disposizione dell’azienda uno strumento per monitorare il processo di acquisto.
In più, disponiamo di dati aggregati che a livello cartaceo sarebbe difficile ottenere: un cruscotto per fare analisi, comprendere i fenomeni e fare previsioni.
Come hanno reagito i fornitori?
Avevamo molte incertezze, sapendo che entrambe le facce della medaglia sono importanti per il successo, la stazione appaltante da un lato e il mercato dall’altro. Abbiamo iniziato ad avvisarli per tempo, per dare modo a tutti i fornitori interessati di farsi trovare pronti, con campagne stampa e sul sito istituzionale. In seguito abbiamo effettuato campagne mirate su tutti i fornitori iscritti all’albo e attivato un numero verde per il supporto. Oggi abbiamo 3mila operatori economici registrati, quindi possiamo dire che è stato un successo anche lato mercato. I dubbi maggiori riguardavano i segmenti più di nicchia, quelli legati al mondo televisivo, dove abbiamo un parco fornitori fatto di PMI. Ma hanno capito che era una strada di non ritorno, vedendo la grande determinazione che c’era dietro questo progetto, e si sono dotate in tempi brevi della dotazione necessaria per interagire con noi.
La quotidianità della direzione acquisti è cambiata. Come avete gestito il Change management?
È stata la parte più importante del progetto, un passaggio sicuramente difficoltoso ma che abbiamo ben congegnato. La tecnologia è importante, ma la componente umana è fondamentale. Abbiamo realizzato un impegnativo piano di formazione, molto puntuale, prima coinvolgendo solo alcuni referenti, scelti fra quelli che avevano maggiore dimestichezza con le tecnologie, poi tutti gli altri. Sono state coinvolte le diverse sedi, Roma, Milano, Napoli e Torino, e tutti i colleghi hanno dato il loro contributo positivo. Già la scorsa estate, dopo pochi mesi dall’implementazione, abbiamo potuto utilizzare la piattaforma in modo massivo: luglio e agosto per noi sono mesi impegnativi perché svolgiamo le procedure di acquisto necessarie per consentire la messa in onda del palinsesto autunnale.
Il top management vi ha supportato?
C’è stato un grande supporto da parte dei vertici aziendali. L’utilizzo della piattaforma comporta, infatti, un innalzamento di sicurezza, trasparenza e tracciabilità interna delle procedure, e migliora la capacità di presentare all’esterno il nostro operato.
Cosa ha comportato l’avvio del nuovo codice degli appalti?
Oltre a modificare i processi interni, abbiamo dovuto in parallelo modificare gli standard di gara per allinearli al nuovo codice. La difficoltà che incontriamo, come tutte le stazioni appaltanti, è quella di adeguarci man mano che vengono pubblicati gli atti attuativi. La piattaforma ci garantisce standard e uniformità nella stesura degli atti di gara e offre funzionalità per l’interfacciamento automatico con i sistemi Anac (Autorità Anticorruzione).
L’ eProcurement è anche un’opportunità per far salire a bordo nuove aziende. Prevedete un ampliamento del parco fornitori?
Lo stiamo già registrando. La piattaforma permette di entrare in contatto con nuove realtà che prima non conoscevamo. Ci fa molto piacere: più fornitori abilitati abbiamo al Portale Acquisti, maggiore partecipazione ci sarà alle procedure di acquisto. Ora stiamo anche implementando il modulo che permette di registrarsi all’albo fornitori online.
Quali saranno i prossimi passi?
Il nostro è un percorso di miglioramento continuo. Ora stiamo ultimando l’integrazione con i sistemi Anac per gestire al meglio i CIG (Codice Identificativo di Gara), che in RAI sono oltre 20 mila all’anno. Inoltre, come dicevo, stiamo lavorando alla digitalizzazione dell’albo fornitori, che completeremo nel 2017, e all’introduzione di un sistema di Vendor Rating. Attualmente l’albo è in parte cartaceo e in parte su sistemi interni aziendali. Questo è un altro passaggio fondamentale: ci darà la possibilità di agganciare il vendor rating. Quando avremo lo storico potremo valutare punti di forza e debolezza dei fornitori.
Che consigli si sente di dare a un responsabile acquisti della PA, dopo questa esperienza?
Gli acquisti nella PA comportano grandi responsabilità e richiedono molto scrupolo. Il digitale garantisce trasparenza, anche se l’integrità delle persone è indispensabile e resta il nucleo centrale. Mi sento quindi di incoraggiare e dare fiducia a chi avesse il dubbio che si tratta di un percorso troppo complesso. L’eProcurement agevola il lavoro, dà trasparenza verso operatori e mercato e vantaggi in termini di tempi e costi. Tornare indietro sarebbe ora impossibile.
