Project Management oggi significa orchestrare una molteplicità di fattori, fortemente interdipendenti, che necessitano di essere risolti con un approccio decisamente olistico.
Il compito del Project Manager è gestire un ecosistema complesso di informazioni e di relazioni, presidiando rigore operativo, uso efficiente delle risorse, controllo dei costi e delle attività progressive in conformità alle tempistiche programmate, con una capacità di azione e di reazione massimamente flessibile, per adeguare prontamente l’offerta alla volatilità della domanda.
Le nuove sfide del Project Management
Oggi sempre più la tracciabilità e la rintracciabilità di prodotti e componenti che entrano ed escono dalle fabbriche porta nuovi livelli di trasparenza ed efficienza nelle filiere, inaugurando logiche di tipo collaborativo e all’insegna di un project management più spinto.
L’obiettivo della pianificazione industriale 4.0 punta a ridurre i tempi di produzione e gli sprechi, ottimizzando le risorse e gli sforzi di tutti gli operatori per centrare l’obiettivo comune di dare ai clienti quello che vogliono, quando lo vogliono e come lo vogliono.
Per questo il mondo industriale (e non solo) si sta indirizzando verso un concetto di customer centricity imperniato sulla capacità di personalizzare ogni tipologia di prodotto e servizio, condizionando fortemente i tempi e i modi dello sviluppo.
Per le imprese non è facile conciliare le personalizzazioni con i termini di rilascio richiesti, riuscendo ad ottimizzare e saturare correttamente persone, impianti e macchinari, presidiando lo stato di avanzamento per non perdere, in itinere, il ritmo dello sviluppo.
A fare la differenza del Project Management 4.0 è il coinvolgimento di tutte le funzioni aziendali interessate, così da assicurare la corretta gestione dei processi interni ed esterni, con una visione globale di filiera supportata dall’uso delle tecnologie digitali: IoT, digital platform, cloud e mobile in primis. La qualità e la quantità dei dati è fondamentale per ottimizzare i risultati.
Come cambiano le linee guida del business
La cosiddetta data economy si è tradotta in una real time economy. Oltre che sulla qualità dell’offerta, la competitività del business si gioca sulla velocità con cui si riescono a rilasciare programmi e progetti che, per incontrare i desiderata dei clienti, sono sempre più personalizzati.
Per le organizzazioni, spostare il focus da una produzione di massa a una produzione su misura è estremamente sfidante, perché significa modulare l’offerta di prodotti e servizi orientandosi su piccole serie, attraverso modalità di Project Management sempre meno ripetibili proprio perché personalizzate.
Non a caso le aziende stanno adottando approcci modulari, scalabili e flessibili, come quelli orientati ai configuratori di prodotto (CTO – Configur To Order) e a meccanismi di ingegnerizzazione dell’ordine (ETO – Engineer To Order) che abilitano una pianificazione su misura, dalla progettazione alla consegna.
In ogni caso, riuscire a centrare tutti gli obiettivi in termini di costi, tempi e risultati, è sempre più difficile. Questo perché i progetti si sono notevolmente diversificati, spaziando dallo sviluppo di prodotti sino all’implementazione e miglioramento di processi o modelli di business, all’adeguamento o alla trasformazione degli impianti, alla progettazione e realizzazione di qualcosa di innovativo.
Il risultato è che la maggior parte delle organizzazioni fatica a concludere con successo i progetti che ha in corso.
Una gestione dei progetti disfunzionale può essere fatale per le aziende:
- L’incapacità di consegnare un prodotto o un servizio nei tempi previsti comporta il pagamento di penali.
- Sforare i budget si traduce in una marginalità negativa, vanificando gli sforzi compiuti.
- Rispetto al tema della Customer Satisfaction, l’insoddisfazione del cliente rispetto a un progetto che non ha saputo corrispondere ai suoi desiderata oltre a impattare sulla Brand Reputation, nei casi peggiori, lo spinge all’abbandono. E perdere un cliente significa perdere business.
Project Management 4.0: le cose da sapere
Il Project Management 4.0 presuppone una cultura più sistematica, funzionale, lungimirante e intelligente perché più informata ma anche più agile. Ecco perché per le imprese rappresenta l’ultima frontiera di una governance in cui programmazione, pianificazione, allocazione delle risorse e consuntivazione fanno parte di un unico processo nativamente integrato.
La sfida? Triangolare Project Management, pianificazione multi-progetto e contabilità di progetto modulando processi altamente funzionali e formalizzati per evitare interpretazioni soggettive e inefficienze che implicano perdita di tempo e di business.
Ecco i 4 punti cardine di una governance illuminata.
#1 Pianificare la produzione in modo più agile
Non c’è Project Management senza un sistema evoluto di pianificazione dell’esecuzione del progetto.
Il vaglio degli ordini non può prescindere dall’organizzazione del team di lavoro, o se si tratta di commesse produttive, dalla progettazione e dalla programmazione dell’acquisto di materiali, semilavorati o del conto lavoro. Il tutto tenendo in considerazione tempi e livello di servizio dei fornitori.
Non si tratta solo di identificare le risorse necessarie, stabilendo lo sforzo che serve al completamento del progetto per definire su basi concrete la pianificazione temporale delle attività.
È necessario essere più attenti e più agili nel presidiare l’avanzamento reale rispetto a quello pianificato, in modo da poter rispettare le date di consegna pattuite, attivando prontamente opportune azioni correttive in caso di situazioni problematiche.
#2 Stabilire le priorità
Spesso accade che le persone coinvolte nei progetti abbiano una limitata conoscenza degli obiettivi del progetto e, più in generale, della priorità dei progetti in corso, il che comporta dispersione e inefficienza.
Rispetto al portafoglio progetti, dunque, un aspetto fondamentale del project management è stabilire le priorità: in caso di conflitti, infatti, i team di lavoro devono sapere dove indirizzare i loro sforzi.
#3 Monitorare lo stato di avanzamento
Un grosso problema che affligge le organizzazioni è l’assenza di prospetti di pianificazione e di consuntivazione dei costi di progetto.
L’impossibilità di fare un confronto fra i tempi e i costi a preventivo e quelli a consuntivo è una delle cause principali dell’insuccesso dei progetti. Per questo motivo, dopo avere pianificato un progetto occorre istituire meccanismi di controllo che consentono il rilevamento dell’avanzamento.
Il cosiddetto project tracking, tra le sue tante funzioni, non serve solo a monitorare la durata prevista contro la durata effettiva ma anche a valutare i costi stimati rispetto ai costi reali. Per questo deve essere un processo partecipativo e diffuso.
Occorre organizzare riunioni di avanzamento in cui coinvolgere tutto il team per raccogliere sia dati quantitativi oggettivi (tempi e costi) sia informazioni soggettive (sensazioni, voci, comunicazioni informali, e qualunque altro dato soft) utili a intercettare le possibili problematiche relative a ogni progetto.
#4 Condividere e sincronizzare
Nella maggior parte delle aziende sussiste una forte mancanza di integrazione fra gli attori di riferimento, il che comporta una notevole frammentazione e duplicazione delle informazioni.
La ridondanza nelle attività di data entry aumenta anche i margini di errore e la condivisione di versioni obsolete dei documenti.
In generale, sullo stato di aggiornamento delle attività c’è poca comprensione: spesso le informazioni sono tenute e mantenute a livello personale il che rappresenta un ostacolo, soprattutto quando si tratta di pianificazioni multi-progetto.
La conseguenza a questa scarsa gestione delle informazioni disabilita la capacità di prevedere gli effetti conseguenti al cambiamento di scenario o alla modifica di una o più variabili proprio perché sussistono molte difficoltà nel confrontare le diverse revisioni relative allo stesso progetto.
Un altro aspetto importantissimo per un Project Management altamente funzionale è adottare una piattaforma sistematica di collaborazione e cooperazione che permetta di condividere e sincronizzare le informazioni in modo tale che risultino sempre aggiornate per tutti.
Guida ai software per la gestione dei progetti
Solo un sistema solido di project management può fornire un’analisi approfondita dei costi di progetto, supportare una pianificazione completa delle risorse, fornendo ai clienti finali aggiornamenti accurati sullo stato di avanzamento dei lavori.
Oggi esistono diversi programmi che aiutano le aziende nel coordinare le attività all’interno di un progetto, nel pianificare i molteplici progetti che richiedono le medesime risorse e nel supportare la contabilità di progetto, a preventivo e a consuntivo.
Ecco un’utile guida che offre una classificazione dei programmi, in cui sono descritti sia gli eventuali limiti che le opportunità.
Software essenziali
I software cosiddetti essenziali (es. Trello) sono pensati per supportare progetti brevi e temporanei o piccoli team dedicati. Si tratta di programmi che sono grado di gestire l’assegnazione delle risorse, ma non la loro pianificazione.
Spesso orientati ad una gestione in modalità social dei team di lavoro, abilitando chat o modalità di messaggistica istantanea hanno comunque dei grossi limiti in termini strategici. Ad esempio, non restituiscono informazioni dettagliate sul carico delle risorse e sulla priorità dei progetti.
I vantaggi? Sono web-based, hanno una buona copertura delle funzionalità con la versione free, anche quella premium ha un costo basso. Sono configurabili in pochi minuti e non richiedono manutenzione. Tuttavia, con questo tipo di software è molto difficile gestire progetti più complessi.
Software intermedi
Esistono una serie di programmi cosiddetti intermedi come, per citare i più noti, Basecamp, Asana o Wrike. Si tratta di soluzioni che offrono diverse funzionalità interessanti per coprire buona parte delle esigenze di Project Management ma sono tutte caratterizzate da un approccio semplificato, il che può essere un vantaggio ma anche uno svantaggio.
Se è vero che si adattano bene all’impiego da parte di persone con competenze sufficienti di project management, rispetto a un rapporto prezzo/prestazioni, il vantaggio di questo tipo di soluzione è di gestire i progetti con diverse metodologie (es. Kanban, Scrum), consentendo di disegnare un GANTT del progetto.
Un altro limite di queste soluzioni sono i livelli di integrazione consentiti con i sistemi informativi aziendali. Inoltre, sono pochi i tool che hanno anche funzionalità dedicate anche alla consuntivazione: quindi attenzione a scegliere.
Software completi
Al top dell’offerta ci sono gli applicativi completi come, ad esempio, Jira, MS Project o GECO. Questi tool sono pensati per essere utilizzati (teoricamente) in tutte le aziende di ogni settore e dimensione ma i loro plus sono anche un loro limite.
Se è vero che coprono una vasta gamma di funzionalità, è vero anche che molte di queste sono sovradimensionate per la maggior parte delle aziende. Per altro, i dati in input per il loro funzionamento sono numerosi e, conseguentemente, è dispendiosa la loro manutenzione e il loro aggiornamento.
Queste soluzioni consentono di personalizzare i workflow (es. Jira) o permettono personalizzazioni a livello enterprise o integrazioni con gli altri tool più diffusi (es. Microsoft). Per essere valorizzati appieno è necessario essere aziende con un’organizzazione adeguata, disporre di persone dedicate con solide competenze di project management e del tool stesso.
In sintesi, sono soluzioni potenti, ma richiedono una lenta e progressiva curva di apprendimento. Le personalizzazioni sono generalmente sconsigliate.
L’evoluzione del Project Management
Il Project Management è strategico per qualsiasi organizzazione che, prima o poi, si trova a dover sviluppare una nuova iniziativa.
Che si tratti di studiare un prodotto o servizio, impostare una nuova linea di produzione in fabbrica o definire una campagna di promozione, lo sviluppo delle capacità di gestione dei progetti nelle organizzazioni e delle relative informazioni consente ai team aziendali di lavorare in modo più sincronizzato e collaborativo.
Guardando all’evolutiva del Project Management, ci sono alcuni fattori chiave che nel corso del tempo hanno caratterizzato l’operatività:
- negli anni ’80 l’indirizzo era la qualità
- negli anni ’90 il focus era diventato gestire la globalizzazione
- negli anni 2000 il tema mainstream è diventato (ed è ancora) la velocità
Oggi, per stare al passo con i concorrenti, le organizzazioni devono continuamente affrontare lo sviluppo di prodotti, servizi e processi complessi con finestre di time-to-market molto brevi combinate con la necessità di competenze interfunzionali, includendo anche tutti i partner della catena di approvvigionamento dell’organizzazione.
L’impatto dell’Intelligenza Artificiale sul Project Management
In questo contesto, l’integrazione dell’IA nei sistemi di Project Management può aiutare le organizzazioni a migliorare la pianificazione, l’esecuzione e il monitoraggio dei progetti, migliorando la produttività e le capacità di previsione.
Gli ultimi dati di ResearchandMarkets stimano che il mercato globale dell’AI nel Project Management nel prossimo quinquennio aumenterà a un tasso medio annuo composito del 17,4%, arrivando nel 2028 a raggiungere il valore complessivo di 5,5 miliardi di dollari.
L’Intelligenza Artificiale può assistere i Project Manager nella creazione di programmi dettagliati e registri di rischio completi, prevedere i risultati, ottimizzare l’allocazione delle risorse e migliorare la comunicazione.
Con due punti di attenzione. Il primo è che è essenziale garantire che le soluzioni di Artificial Intelligence siano personalizzate, per soddisfare esigenze organizzative specifiche. Il secondo e non sopravvalutare mai l’automazione che deve essere sempre bilanciata dall’interazione umana.
L’intelligenza della tecnologia sta nella sua capacità di correlare i dati più velocemente di un umano, ma la sua dipendenza dai dati è anche un suo punto di debolezza.
Se durante la fase di inserimento dei dati (data ingestion) che è un’attività eseguita da uno o più esseri umani, alcune informazioni importanti per qualche motivo non vengono considerate, il sistema ragionerà in modo deviato e disfunzionale senza essere capace di capire la causa dei suoi errori. Ecco perché è sempre necessaria la supervisione di personale esperto, capace di capire la natura delle anomalie.
I vantaggi dell’AI nel Project Management
I vantaggi dell’AI applicata al Project management sono diversi:
#1 Raccolta documentale e monitoraggio
Algoritmi e robot intelligenti aiutano ad automatizzare le attività di gestione dei progetti sia in merito alla raccolta documentale che al presidio delle attività di controllo della qualità.
Una nuova intelligenza di sistema, capace di elaborare in tempo reale una mole di informazioni impossibile per un umano fornisce agli stakeholder del progetto un accesso istantaneo allo stato delle lavorazioni, identificando dipendenze e informazioni critiche che da un lato consentono di risparmiare tempo e dall’altro incrementano le capacità di visione e di comprensione di tutti gli attori coinvolti.
In più, l’Intelligenza Artificiale può analizzare i progetti passati e fornire informazioni in tempo reale sulla gestione delle risorse.
Una delle maggiori sfide nella gestione dei progetti, infatti, è disporre di dati sufficienti per sapere quanto bene si stanno comportando i progetti rispetto ai risultati, agli obiettivi e agli obiettivi desiderati.
Aumentare i dati di gestione del progetto con altri profili critici e punti dati aiuta a migliorare l’idoneità, la qualità e la comprensione dei dati.
#2 Visione olistica dei progetti
La visualizzazione dei dati potenziata dall’Intelligenza Artificiale aiuta, quindi, a identificare i colli di bottiglia e le aree in cui è possibile applicare miglioramenti ai processi o altre modifiche per migliorare le prestazioni complessive.
In particolare, i sistemi AI sono bravi nella corrispondenza dei modelli. Con l’apprendimento automatico, gli algoritmi possono ottimizzare il processo decisionale eliminando il rumore e il disordine dei dati.
Possono identificare tendenze in lenta crescita nei dati che possono essere fondamentali per l’azienda ma che sono difficili da osservare per gli esseri umani nel rumore di tutti i dati di gestione del progetto.
#3 Analisi predittiva
Attraverso l’uso dell’analisi predittiva e di altri aspetti dell’apprendimento automatico, i sistemi di Intelligenza Artificiale supportano le attività di Project Management intercettando ed elaborando tutte quelle informazioni utili a determinare il tasso di completamento dei team e a prevedere la probabilità che i tempi di consegna verranno rispettati.
Questo aiuta a rendere più facile e veloce l’esecuzione dell’analisi del valore e del rischio e fornisce analisi e report più orientati agli approfondimenti che facilitano un processo decisionale di gestione del progetto più efficace.
#4 Riduzione dei margini di errore
L’uso di questi sistemi automatizzati potenziati dall’AI nell’ambito del Project Management riduce i margini di errore tipici di una gestione umana, conservando in modo sistematico e affidabile i registri di gestione dei progetti.
Questo tipo di assistenza intelligente può focalizzare l’attenzione sul progetto in questione e non sulle minuzie delle attività di gestione.
Mentre il compito principale dei PM rimane assicurarsi che la visione strategica del senior management sia realizzata attraverso le varie attività svolte dall’azienda, i sistemi intelligenti servono a eliminare gran parte dell’attività necessaria ma di scarso valore legate alla gestione dei progetti.
Usare ChatGPT a supporto del Project Management
L’ultima frontiera tecnologica del Project Management è ChatGPT, il sofisticato modello di linguaggio di OpenAI che effettivamente potrebbe rivelarsi un utile strumento per semplificare alcuni processi di gestione.
Idealmente, questo tipo di tecnologia, detta AI Generativa, funziona alla stregua di un assistente virtuale che può accelerare alcuni processi di pianificazione, programmazione e supporto decisionale.
Il tema è che per farlo funzionare bisogna maturare delle nuove abilità legate alle modalità di interrogazione dello strumento.
Il sistema, infatti, risponde a delle domande (chiamate, in gergo, prompt) che vanno fatte seguendo determinati criteri, altrimenti ChatGPT non riesce a capire e si blocca, oppure elabora risposte disfunzionali.
Esempi di prompt nelle attività di Project Management
La comunicazione e il coordinamento del team, ad esempio, risultano facilitati dalla capacità di ChatGPT di diventare a tutti gli effetti un membro virtuale del team.
I PM possono chiedere a ChatGPT di assegnare compiti, ottenere aggiornamenti sullo stato o ricevere input dai membri del team.
Questo aiuta a garantire che tutti siano sulla stessa pagina e che i progressi siano adeguatamente monitorati.
L’intelligenza generativa può aiutare i Project Manager a creare pianificazioni e piani di progetto dettagliati.
Programmazione e pianificazione del progetto
I Project Manager possono fornire un contesto essenziale e ottenere informazioni approfondite, utilizzando ChatGPT per valutare i dati a disposizione e fornire raccomandazioni informate con dei prompt di questo tipo:
- Quali sono le pietre miliari chiave di questo progetto?
- Puoi suggerire una sequenza temporale ottimale per il completamento dell’attività?
Valutazione e mitigazione del rischio
Per il successo di un progetto è fondamentale identificare e gestire anche i rischi.
ChatGPT può esaminare i dati del progetto, le tendenze storiche e le influenze esterne per trovare potenziali pericoli, offrendo al team approfondimenti e suggerimenti per la riduzione del rischio in base alle informazioni presentate.
I PM potranno impostare i seguenti prompt:
- Come possiamo mitigare i rischi identificati?
- Quali sono i potenziali rischi associati a questo progetto?
Supporto decisionale
Nel corso di un progetto, i Project Manager devono spesso affrontare sfide decisionali. ChatGPT può analizzare rapidamente le informazioni disponibili e fornire analisi obiettive, assistendo i PM nel prendere decisioni ben informate.
Sarà possibile, per esempio, utilizzare i seguenti prompt:
- Quali sono i pro e i contro dell’adozione di questo approccio?
- Quali sono le possibili implicazioni della scelta dell’opzione A rispetto all’opzione B?
Gestione della conoscenza
La gestione della conoscenza e la documentazione del progetto sono essenziali per il successo di un progetto.
ChatGPT può estrarre dati pertinenti dalla documentazione storica del progetto offrendo contesto.
I Project Manager possono recuperare informazioni in modo rapido ed efficace utilizzando ChatGPT come repository di conoscenze, usando prompt di questo tipo:
- Riesci a trovare la documentazione relativa alla funzione X?
- Quali sono state le lezioni apprese dal nostro progetto precedente?
6 PM su 10 usano software di gestione potenziati dall’AI
Secondo uno studio condotto dalla società di ricerca Capterra, il 63% dei Project Manager ha riscontrato un aumento della produttività e dell’efficienza grazie all’uso dell’IA.
- Il 21% dei PM utilizza frequentemente l’intelligenza artificiale nelle proprie pratiche di gestione dei progetti, sfruttandone il potere per semplificare le operazioni e migliorare il processo decisionale.
- L’82% dei dirigenti senior ritiene che l’intelligenza artificiale avrà un impatto significativo sulle strategie di gestione dei progetti nelle loro organizzazioni, preannunciando un futuro in cui l’integrazione dell’IA diventerà la norma piuttosto che l’eccezione.
I dati degli analisti raccontano come il 63% dei Project Manager segnali l’aumento di produttività ed efficienza come uno dei principali vantaggi dell’IA nella gestione dei progetti. Il comfort nel delegare compiti importanti all’IA è elevato, con l’88% dei PM che si sente sicuro di farlo. Questa delega non solo migliora la produttività e l’efficienza, ma consente anche ai PM di concentrarsi su aspetti più strategici della gestione dei progetti, come il processo decisionale e la gestione degli stakeholder.
Lo studio, che ha coinvolto 2.500 PM in 12 Paesi, ha rivelato che il 46% sta già utilizzando l’IA nei propri strumenti, con il 90% che riporta un ritorno positivo sull’investimento negli ultimi 12 mesi. Questo successo sta stimolando ulteriori investimenti, previsti in crescita del 36% entro il 2025.
L’impatto dell’Augmentation sulla gestione dei progetti
Dall’Automation all’Augmentation, l’integrazione di tecnologie avanzate nell’ambito del Project Management non sostituisce ma potenzia le capacità umane favorendo un’intelligenza collaborativa uomo-macchina (H2M). La dimensione dell’Augmentation unisce il meglio dell’IA e della GenAI per arricchire i processi decisionali mettendo a sistema anche i dati non strutturati e dati sintetici, per offrire una risposta più adattiva e completa alle esigenze di progetto. Grazie a questa nuova sinergia, il ruolo del Project Manager si trasforma in orchestratore capace di guidare progetti con maggiore precisione e successo.
Mentre l’AI generativa può gestire attività ripetitive e ad alta intensità di dati, il PM funge da supervisore, prendendo decisioni critiche e gestendo le eccezioni, effettuando in ultima analisi le approvazioni del flusso di lavoro. Uno dei vantaggi dell’Augmentation è la possibilità di generare scenari di test e simulazioni, fornendo una reportistica puntuale e personalizzata in relazione alle prestazioni dei progetti e dei processi.
L’Augmentation funziona sfruttando l’intelligenza artificiale (IA) per gestire il rischio, automatizzare le attività e fornire analisi predittive, migliorando così l’efficienza e la precisione nella gestione dei progetti.
Tuttavia, è cruciale che i Project Manager comprendano le complessità associate all’IA.
Secondo Capterra, quasi tutti (94%) i PM intervistati si sentono sicuri della propria capacità di guidare progetti di implementazione dell’IA. Tra chi esprime scetticismo nei confronti dell’IA, il tema riguarda il rischio di sottostimare le complessità e le limitazioni associate all’Artificial Intelligence. Le aziende devono istituire processi di formazione adeguati, per aumentare i livelli di comprensione del tasso di allucinazioni dell’IA e della propensione ai bias. Questa formazione è fondamentale per aiutarli a supervisionare efficacemente i progetti di implementazione dell’IA, prendere decisioni informate e gestire i rischi intrinseci.
