Anche nei processi di trasporto e consegna, settore molto importante dell’economia ma mai ai primi posti nella propensione all’IT, la digitalizzazione può apportare forti benefici, non solo di efficienza (riduzione della carta e dei costi), ma anche di efficacia, in termini di accesso a informazioni in tempo reale e di miglioramento del livello di servizio. E le soluzioni ci sono già, alla portata anche di aziende medie e piccole. Con questi presupposti è nata oltre un anno fa la Collaborative Community sulla Digitalizzazione nei Trasporti del Politecnico di Milano, che coinvolge in modo continuativo decine di manager che governano questi processi nelle aziende operanti in Italia.
Who's Who
Daniele Marazzi
Consigliere Delegato, Consorzio Dafne
Tra le varie iniziative la Community ha appena effettuato un’indagine, che ha coinvolto tutti i tipi di realtà del settore – aziende committenti, operatori logistici, e trasportatori – con l’obiettivo di “fotografare” lo stato dell’arte e le prospettive della digitalizzazione appunto nei processi di trasporto e consegna merci.
Committenti e operatori logistici, la metà usa solo la carta ma…
«Da committenti e operatori logistici abbiamo ricevuto 90 risposte, di cui 70 dai primi (soprattutto della GDO alimentare), e 20 dai secondi – spiega Daniele Marazzi, Senior Advisor della Community -. Un’azienda su 5 opera su scala globale e il 50% su tutto il territorio italiano, quasi il 70% ha più di 250 dipendenti, e inoltre circa la metà riceve meno di di 50mila DdT (documenti di trasporto) l’anno, e ne emette meno di 100mila».
Per quanto riguarda i DdT emessi, la digitalizzazione è stata introdotta per la conservazione dei documenti nel 25% dei casi, per la loro gestione interna nel 13%, e per lo scambio nel 9%. Per i DdT ricevuti questi dati scendono rispettivamente all’11%, al 3% e al 4%. «La conservazione risulta più semplice dello scambio e della gestione dei DdT perché non coinvolge diversi interlocutori – commenta Marazzi -. Poi una volta che i DdT sono ricevuti in formato carta, si conservano in quel formato».
Integrando le risposte sulla gestione interna e sulla trasmissione dei DdT emessi si ricava che oggi il 38% usa solo la carta, due terzi hanno già introdotto il digitale in qualche forma, e in particolare uno su 4 ha completamente dematerializzato il processo. Quanto ai DdT ricevuti, la carta prevale in modo più netto: circa la metà ha un processo tutto cartaceo, e solo l’8% l’ha completamente digitalizzato.
Le tecnologie più usate: EDI, conservazione digitale e portali web di condivisione
Passando ai principali ostacoli alla piena digitalizzazione del processo, la metà denuncia resistenze culturali, poi con il 44% delle citazioni si equivalgono normativa poco chiara, benefici non compresi, e scarsa competenza degli altri partner. Poi a brevissima distanza seguono scarsa informazione e normativa volatile. Mentre è citato solo dal 30% il classico problema della mancanza di budget. Distinguendo tra committenti e operatori logistici, i primi colpevolizzano di più le resistenze culturali, i secondi la scarsa competenza dei partner, in particolare dei trasportatori.
Per quanto riguarda invece i benefici percepiti, praticamente identici tra committenti e operatori logistici, il più sentito è la possibilità di ricevere informazioni in tempo reale, poi c’è la velocità di consultazione dei documenti e il miglioramento della qualità delle informazioni. Interessante anche la citazione del miglioramento del servizio e degli impatti sull’ambiente, mentre la riduzione dei costi è solo all’ottavo posto.
L’indagine ha chiesto anche quali tecnologie supportino il processo di trasporto e consegna: prevale l’EDI (tecnologia usata dal 72% del campione), poi la conservazione digitale (57%), i portali web (soprattutto per consultare e condividere documenti e informazioni), i device mobili (introdotti soprattutto dal committente per controllo merce in magazzino e certificazione di presa in carico o consegna), e le piattaforme di document management.
Per quanto riguarda le linee di tendenza, ne emergono quattro equivalenti, tutte con circa il 25% di citazioni, con leggera prevalenza di coloro che hanno già piani di dematerializzazione documenti e digitalizzazione del processo di trasporto, e li applicheranno nel prossimo futuro. Un altro 25% è consapevole di questi sviluppi ma non li considera una priorità, un terzo 25% non ha competenze interne o budget, e l’ultimo 25% sta iniziando solo ora ad approfondire l’argomento senza avere ancora deciso iniziative.
«La tendenza generale è comunque la graduale introduzione del digitale, con una forte contrazione di chi utilizza solo la carta a supporto di tutto il processo di trasporto», sottolinea Marazzi.
Trasportatori: «Non siamo contrari ma non tocca a noi decidere»
Passando all’indagine sui trasportatori, «abbiamo ricevuto 120 risposte, sono tutte realtà sotto 50 milioni di fatturato perché ci siamo focalizzati sui più piccoli, compresi i padroncini “mono-mezzo”». Per la ricezione dell’incarico solo il 7% non usa per nulla il digitale, solo il 6% usa soltanto il digitale. Per la notifica di consegna il 18% usa solo il digitale e il 5% non lo usa per niente, mentre prevale la carta per la gestione dei DdT (64%), e ancora di più per la gestione degli archivi (72%): solo l’8%, per lo più le realtà più grandi, ha adottato in toto la conservazione digitale.
Sul tema degli ostacoli, la posizione prevalente (un trasportatore su 3) è “non sono contrario ma non spetta a me decidere”, mentre il 29% cita l’eccessivo costo delle soluzioni (l’uso saltuario non è economicamente sostenibile). Percentuali minori citano poi la normativa poco chiara, e il disinteresse dei clienti, «che però come abbiamo visto non corrisponde al vero», osserva Marazzi.
Sul tema dei benefici, infine, anche i trasportatori hanno molto chiaro che il vantaggio principale della digitalizzazione è la disponibilità e tempestività delle informazioni. Seguono a distanza la riduzione dei costi di stampa, e il miglioramento dei livelli di servizio.
«Il principale freno che ancora blocca molti è la percezione di operare in un ecosistema non pronto ad accogliere innovazioni digitali, ma questo è un tipico “falso mito” – ci spiega Marazzi -. Dalle nostre indagini, e dalle case history condivise nella community, che dopo l’estate saranno resi disponibili in un White Paper, emerge in modo netto come in tutti gli attori vi sia non solo una consapevolezza diffusa, ma soprattutto una buona predisposizione – anzi, direi la massima apertura – verso l’introduzione di soluzioni digitali a supporto della propria attività».
Anche guardando all’attore più piccolo della filiera, il trasportatore, la penetrazione delle tecnologie digitali è ormai alta, e anche la consapevolezza della necessità di un “cambio di passo” per alzare il livello di servizio: «Se si lavora solo con documenti di carta non è pensabile riuscire a rispondere alle esigenze del mercato in modo adeguato e sostenibile: praticamente tutti i soggetti intervistati adottano già soluzioni digitali – in modo esclusivo oppure in parallelo alla carta – per almeno una delle operazioni “documentali” che compongono il processo di consegna».
