Una Mobile App per completare la digitalizzazione del processo di trasporto, e per tenere traccia dei viaggi migliorando il livello di servizio ai punti vendita. Così si può sintetizzare il progetto dell’App iCNNA di Coop CNNA, la centrale logistica del gruppo Coop che si occupa di acquistare e distribuire le merci non alimentari (CNNA significa appunto Consorzio Nazionale Non Alimentari) ai 1200 punti vendita – di cui 110 ipermercati – della rete Coop.
Per avere un’idea, le merci non alimentari per il sistema Coop valgono un miliardo di euro di fatturato, e le spedizioni partono tutte dai tre magazzini della rete distributiva di Coop CNNA: Prato, il più grande e moderno (50mila mq), che gestisce soprattutto prodotti permanenti e stagionali per l’Italia meridionale; Faenza (35mila mq, prodotti stagionali e grandi volumi per Nord Italia e dorsale adriatica), e Sesto Fiorentino (magazzino resi e logistica per l’eCommerce).
Le referenze non alimentari gestite sono circa 30mila, e ogni anno vengono emessi circa 100mila DdT (documenti di trasporto), per circa 15mila viaggi verso i punti vendita con complessivi 5,5 milioni di km percorsi, e lead time di consegna da 24 ore (dintorni immediati dei magazzini) fino a 96 ore per la Sicilia. Anche la frequenza varia, dai 3-4 rifornimenti alla settimana per gli ipermercati ai 2 per i punti vendita più piccoli, per i quali vengono utilizzati i Cedi (centri di distribuzione) dei prodotti alimentari.
“Zero Carta” per digitalizzare tutti i processi
«L’app iCNNA nasce dall’esigenza di monitorare le consegne: soprattutto per i viaggi più lunghi in Puglia e Sicilia era difficile seguire il trasportatore e questo generava problemi e malintesi, non c’erano riscontri sistematici rispetto alle lamentele dei punti vendita sulle finestre di consegna non rispettate. Per noi era un problema di livello di servizio piuttosto importante», ci spiega Marco Zani, Responsabile Relazioni Cooperative e Punti Vendita di Coop Italia CNNA.
Il progetto della App rientra in “Zero Carta”, un complesso di iniziative di digitalizzazione dei processi di Coop CNNA iniziato nei primi anni 2000. Da circa due anni Zero Carta si è esteso anche alla logistica, con l’eliminazione del DdT in formato cartaceo. «Il DdT in formato pdf viene messo su “PostVendita”, un portale sulla nostra intranet a cui hanno accesso tutti i 1200 punti vendita, e quindi ogni giorno il singolo negozio può prepararsi alla consegna – spiega Zani -. L’unico documento su carta è il Riepilogo Contenitori, che riporta il numero e tipo di bancali e contenitori, e viene controllato dagli addetti del punti vendita al momento della consegna».
Il Riepilogo Contenitori viene stampato in tre copie, una per Coop, una per il trasportatore (che la firma al momento della presa in carico), e una per il punto vendita. «I trasporti vengono poi effettuati per conto di Coop da alcuni vettori sia per le consegne sia per i resi sulla base di contratti, e gestiti attraverso un software (NetMover di Tesisquare) che in base alle specifiche dei contratti, al costo chilometrico e ai viaggi pianificati nel giorno, in automatico assegna il trasportatore più indicato».
In questo contesto, vista l’esigenza di monitorare sistematicamente i trasporti, è nata l’idea dell’App. «I mezzi di trasporto non sono nostri e anche per ragioni di privacy dovevamo escludere tecnologie GPS e satellitari, per cui abbiamo deciso di “sfruttare” il Riepilogo Contenitori, che viene sempre consegnato all’arrivo – ci spiega Zani -. Abbiamo quindi inserito su questo documento un QR Code con tutte le informazioni sul viaggio: la lettura di questo codice da parte degli addetti al ricevimento del punto vendita con uno smartphone e l’App iCNNA che abbiamo sviluppato internamente manda in tempo reale al portale PostVendita l’informazione che l’autovettore X, partito da Prato all’ora Y, è arrivato a destinazione all’ora Z e ha consegnato il contenitore».
Lo smartphone, con sistema operativo Android, è assegnato da Coop CNNA a ogni punto vendita interessato dal progetto, e una volta connesso a una rete mobile o Wi-Fi, comunica tramite l’App con il portale PostVendita e leggendo il QR Code accede a tutte le informazioni dello specifico ordine (numero e tipo di contenitori, numero di DdT, punti vendita presso cui sono state effettuate le consegne, ecc.).
«Benefici sia per noi, sia per i punti vendita»
«Abbiamo cominciato a sviluppare quest’idea a metà del 2014, e a fine 2014 abbiamo iniziato a testarla sui 6 ipermercati della Sicilia – racconta Zani -. Visti i risultati positivi abbiamo esteso alla Puglia, al Centro Italia, e adesso stiamo completando la consegna degli smartphone a tutti i 110 ipermercati, che sono il primo obiettivo del progetto, poi il programma è di estenderlo ai Cedi (una decina) e a tutti i supermercati Coop».
Il monitoraggio dei viaggi ha portato subito a riscontrare differenze significative rispetto alle finestre di consegna predefinite con i punti vendita. «Quindi abbiamo rivisto i contratti con i trasportatori e abbiamo ottenuto un notevole miglioramento del servizio, anche perché i vettori, sapendo di essere monitorati, stanno più attenti a rispettare gli orari». Parlando di numeri, la media di viaggi puntuali si è alzata dal 75% all’89% (dal 75 al 90% in Sicilia), e si tratta di una media stabile, non è solo un “effetto novità”, sottolinea Zani.
«Più in generale, il monitoraggio tramite l’App aiuta il punto vendita nell’organizzazione del ricevimento, gli consente di misurare le nostre performance di puntualità, e consente a noi di misurare quelle dei trasportatori, permettendo aggiustamenti anche tariffari». E’ stata anche creata una nuova sezione del portale PostVendita dove sono consultabili in tempo reale tutte le informazioni rilevate dagli smartphone attraverso l’App, con possibilità di creare report di consultazione dei dati, organizzati per esempio per punto vendita, periodo o trasportatore.
I prossimi passi: sequenza delle consegne e presa in carico dei resi
Benefici che hanno spinto Coop CNNA a pensare a una serie di potenziamenti dell’App. Il primo è già praticamente operativo, e riguarda delle notifiche “push”, tipo Whatsapp, della sequenza delle consegne in un viaggio. «Se per esempio abbiamo un camion che parte da Prato e deve consegnare in 3 punti vendita a La Spezia, Genova e Savona, questi negozi sanno che il mezzo arriverà oggi, e nel momento in cui arriva a La Spezia gli altri due vengono avvertiti, mentre Savona è avvertita quando il mezzo arriva a Genova». È una novità che l’azienda sta presentando ai vari ipermercati, ma che tecnicamente è già scaricabile dal portale PostVendita come upgrade dell’App, «come si fa su Google Play».
Un altro sviluppo potrebbe riguardare l’avvenuta consegna dei resi. «In questo momento non sappiamo il momento esatto in cui il punto vendita consegna il reso al trasportatore, per cui la merce a volte staziona molto tempo nel Cedi, e questo influisce sui nostri tempi di restituzione della merce al fornitore, invece con la app sapremo che il vettore ha preso la merce di reso all’ora Y e da quel momento l’ha in carico lui, ed entro un certo tempo stabilito a contratto ce la deve restituire». Un terzo possibile sviluppo, il più “futuribile”, conclude Zani, è la gestione di tutte le anomalie di consegna, che al momento prevedono una procedura di segnalazione mediante ticket sul portale Postvendita.
