Un sistema che controlla in automatico i 24 milioni di euro annui di costi di trasporto e logistici di Bayer Italia, ampliato con una piattaforma collaborativa che traccia le consegne interagendo con sistemi legacy, magazzini, customer service, operatori logistici, e potenzialmente aperto anche ai clienti. Questo il progetto che Michele Palumbo, Head of Supply Chain Management di Bayer Italia, ha raccontato in un recente Workshop presso il quartier generale italiano del gruppo farmaceutico a Milano, organizzato della Digital Transformation Academy della School of Management del Politecnico di Milano.
Who's Who
Michele Palumbo
Head of Supply Chain Management di Bayer Italia
Bayer Italia ha costi annui di warehousing di 10 milioni di euro e costi di trasporto di 14 milioni (10 in Italia e 4 all’estero): «In Italia abbiamo molte sedi, stabilimenti, partner logistici, e sono circa 20mila i nostri clienti (cioè i punti di destinazione da servire, spesso ogni giorno), in ambiti molto diversi: grossisti, farmacie, ospedali, pet shop, mass market e garden center», spiega Palumbo.
Di fronte a questa complessità nel 2010 Bayer Italia si è posta il problema di come reingegnerizzare il sistema di gestione del trasporto. «È stato un grande progetto, con una prima fase concentrata sui processi, e una seconda sulla collaborazione nella supply chain», prosegue Palumbo.
Il 100% dei costi di trasporto calcolati in automatico
All’inizio il problema più urgente è stato la sostituzione del sistema di contract management e soprattutto del sistema di prefatturazione. «L’esigenza era di calcolare in automatico il 100% dei costi dei trasporti (con gestione umana solo delle eccezioni) per comunicare al fornitore del servizio gli importi da fatturare. In questo modo Bayer può evitare costi ed errori legati a immissioni manuali e controlli della correttezza delle fatture ricevute», commenta il manager.
Questa prima fase ha richiesto circa sei mesi di lavoro per affrontare la complessità e variabilità del trasporto in Italia, in cui esistono numerosi driver di costo, sistemi tariffari, tipologie di contratto. Il sistema in questo modo riesce a calcolare l’importo dovuto al fornitore logistico attraverso appositi algoritmi che mettono insieme appunto tutti questi elementi.
Una volta messo a punto il sistema di prefatturazione, Bayer si è posta il problema successivo e lo ha trasformato in opportunità, spiega Palumbo. «Visto che dovevamo cambiare il sistema, abbiamo pensato di fare un ITS (Integrated transport management system, ndr), andando oltre il concetto di interfaccia. Chiedere infatti ai fornitori dei servizi di trasporto, che sono quasi sempre piccole società, di integrarsi con il sistema ERP di Bayer avrebbe avuto per loro complessità e costi che pochi avrebbero potuto permettersi, per cui abbiamo pensato di ragionare da subito su una piattaforma collaborativa in grado di dialogare nativamente con qualsiasi sistema».
All’epoca, osserva Palumbo, si trattava di un approccio fortemente innovativo: mettere in piedi un vero e proprio “track & trace” che fornisse a tutte le parti coinvolte informazioni al momento giusto praticamente in tempo reale.
«Il successo di questo processo collaborativo è andato ben oltre le nostre attese: siamo passati dal solo scambio di DdT cartacei, i cui dati dovevano essere inseriti manualmente nei sistemi, a una piattaforma Cloud che traccia le prove di consegna (Proof-of-Delivery) in tempo reale e può raccogliere le informazioni che ci servono da tutti i partner coinvolti e da qualsiasi fonte dati», aggiunge Palumbo.
Un modello riprodotto per l’intero settore farmaceutico italiano
Questo modello ha convinto anche il Consorzio Dafne, che raccoglie gran parte degli operatori della filiera farmaceutica italiana e che ha realizzato una piattaforma simile, anche se rivolta all’intero settore e con funzioni in parte diverse da quelle di Bayer. Il concetto su cui si basa il sistema Dafne è quello della digital supply chain collaboration, aperta a operatori di tutti gli stadi della filiera – aziende farmaceutiche, depositari, distributori, vettori – grazie a funzionalità che vanno a beneficio di tutti, per esempio la prenotazione degli slot di carico e scarico di automezzi presso i distributori.
Tornando specificamente al sistema Bayer, l’apertura a sistemi esterni non pregiudica la cybersecurity, sottolinea Palumbo: «Sulla dorsale aziendale entrano solo le informazioni che il sistema è in grado di gestire, ma in Cloud partecipano tutti gli attori del processo distributivo, e sono disponibili tutte le informazioni in tutti i formati, accessibili anche al nostro customer service, che quindi può rispondere a un problema prima che raggiunga la soglia di crisi».
In generale il processo è molto più efficiente di quello basato su email: ogni attore è coinvolto, ogni step del processo di consegna del prodotto è tracciato, e potenzialmente il sistema è aperto anche ai clienti. Sebbene al momento i clienti debbano passare dal customer service Bayer per avere informazioni, tecnicamente il sistema può essere reso accessibile anche a loro previa profilazione.
Le quattro aree di beneficio
Tirando le somme, Bayer ha individuato quattro principali aree di beneficio. La prima è l’automazione al 100% del calcolo dei costi di trasporto: «Gestiamo 20mila clienti e circa 250/300mila spedizioni all’anno con una sola persona, se non avessimo questo sistema ce ne vorrebbero sette e avremmo comunque precisione minore». La seconda è che il sistema consente non solo il track & trace delle consegne ma anche la prenotazione degli slot, il rilevamento delle eccezioni e l’alerting automatico alla persona più indicata. Terzo: il sistema è multicanale e multiazienda – il Gruppo Bayer ha molte ragioni sociali che operano in ambiti anche molto diversi – e infine una dashboard di business intelligence consente non solo il controllo delle prestazioni, ma anche la simulazione di possibili riassetti distributivi, per esempio di collocazione o spostamento di centri e magazzini, con relativi impatti in termini di costi.
«Questo è stato un progetto pilota internazionale, ed è riconosciuto come il miglior TMS nel gruppo Bayer – conclude Palumbo -: l’auspicio è che della nostra esperienza possano beneficiare anche altre country».
