Farmaceutico, una piattaforma per tracciare tutta la logistica del settore

Nato nel 1991 per favorire lo scambio telematico di documenti del ciclo dell’ordine tra produttori e distributori nel farmaceutico, il consorzio Dafne si è nel tempo ampliato alla quasi totalità delle aziende e dei distributori del settore e ad altri attori (gli ospedali): oggi è la seconda comunità B2B italiana in termini di transazioni dopo l’automotive. «Ora vogliamo fare un passo successivo, creando un’altra piattaforma informatica, a fianco a quella per la parte amministrativa, anche per le attività logistiche, dall’uscita dei prodotti dalle fabbriche alla consegna al cliente finale».

Così Luciano Bodini, presidente di Dafne, nonché BHC/CAO Logistics & Distribution Head di Bayer SpA, presenta il Progetto Logistica Collaborativa Integrata, che punta a creare efficienza e valore nella supply chain farmaceutica, digitalizzando documenti e processi di trasporto. Dell’iniziativa, partita nel 2014, è ora in corso un progetto pilota che coinvolge operatori di tutti gli stadi della filiera – aziende farmaceutiche, depositari, distributori, vettori – e i due service provider scelti dal Consorzio per la piattaforma tecnologica (OpenText/GXS e TesiSquare). Alcuni dei protagonisti del progetto pilota ci hanno spiegato la loro esperienza in questo articolo. Il contributo metodologico e scientifico è degli Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano.

Condividere informazioni che già ci sono

«Le attività di identificazione delle principali aree di miglioramento e definizione delle funzionalità della soluzione hanno coinvolto il team di Ricerca dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione, che ha anche sviluppato un modello per la stima dei benefici potenziali per tutti gli attori coinvolti nel processo di trasporto e consegna merci», spiega Daniele Marazzi degli Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano. Modello che prevede, al verificarsi di una serie di condizioni, una riduzione di circa il 50% del costo del processo di consegna, con vantaggi appunto ripartiti sui vari stadi della filiera.

Alla base di questa iniziativa particolarmente innovativa – l’unico altro esempio “comparabile” è nel settore Elettrodomestici ed Elettronica di Consumo, sviluppato da Ediel insieme allo stesso team del Politecnico di Milano, sottolinea Marazzi – c’è la constatazione che molte informazioni rilevanti nella gestione dei processi a valle sono già oggi disponibili a monte prima della consegna fisica delle merci. «Si tratta di un patrimonio che di solito non viene condiviso, mentre sincronizzando le informazioni si potrebbero definire condotte d’approvvigionamento molto più vantaggiose per i processi operativi della filiera».

Il punto di partenza è l’uso dei messaggi standard “Prebolla”, “Bolla” e “Notifica Ricevimento Merci” introdotti dal Consorzio. L’analisi del Politecnico e il confronto con Dafne hanno portato a definire tre macro-funzionalità con cui far partire la piattaforma telematica per la logistica: Booking degli slot di scarico, Tracciabilità della consegna, e Gestione delle anomalie di consegna.

Si parte dalla prenotazione degli slot di scarico

Nel primo caso si tratta della possibilità di prenotare presso il punto di destino (distributore e/o depositario) slot temporali in cui effettuare le attività di scarico. «Questa è emersa come un’esigenza fondamentale, prima di tutto da parte dei depositari, ma anche di distributori e corrieri (il depositario gestisce per conto di una o più aziende farmaceutiche lo stoccaggio dei prodotti e la loro spedizione a distributori o clienti finali attraverso i corrieri: le aziende farmaceutiche di solito non hanno magazzini propri, ndr) – precisa Bodini -. Insomma, chi riceve i lotti di prodotti non ha sufficienti informazioni sulle spedizioni, per cui nel caso piuttosto frequente di arrivi contemporanei ai depositi si creano code allo scarico, perché il lavoro non ha potuto essere pianificato e non ci sono le risorse per gestire i picchi in tempi accettabili, e anche il corriere subisce danni in termini di tempi d’attesa inutili».

Who's Who

Daniele Marazzi

Consigliere Delegato, Consorzio Dafne

La disponibilità di informazioni anche parziali prima dell’arrivo della merce consentirebbe al destinatario di ottimizzare i riordini e bilanciare le scorte tra i suoi magazzini, permettendo quindi all’azienda farmaceutica di migliorare il livello di servizio al canale, e in ultima analisi al mercato.

La seconda macrofunzionalità riguarda il monitoraggio dell’intera fase di consegna, grazie alla disponibilità di tutte le informazioni generate dal momento in cui la merce esce dal magazzino fino a destino. «Qui i benefici possibili sono diversi, dalla migliore gestione della frazione di farmaci vicina alla scadenza, al miglior monitoraggio degli arrivi a destinazione, con rilevazione anticipata di eventuali criticità, e quindi riduzione di contenziosi e ritardi di consegna. Inoltre la piena visibilità sulle ragioni delle modifiche sulle date di consegna permetterà di verificare accuratamente gli SLA associati ai servizi di trasporto», osserva Marazzi. La terza macrofunzionalità, che verrà sviluppata in un secondo tempo, darà la possibilità di conoscere tempestivamente eventuali anomalie riscontrate durante la fase di consegna e accedere alla documentazione disponibile.

«Una classica anomalia è quella del corriere che porta la merce a una farmacia ma la trova chiusa, con conseguente giacenza inaspettata, maggior rischio di smarrimento, e così via – spiega Bodini -: questi problemi oggi vengono comunicati in tanti modi diversi, fax, email, telefonate, e quindi l’esigenza è fissare un processo standard, automatizzato, che tracci anche l’avanzamento della gestione dell’anomalia, e che assicurerebbe vantaggi per tutta la filiera, dal produttore al corriere».

L’esperienza di Bayer

Un’idea generale dei benefici a regime per il capofiliera, l’azienda farmaceutica, viene dall’esperienza diretta di Bayer: «Abbiamo realizzato un sistema del genere già da due anni, basato sulla stessa piattaforma tecnologica – racconta Bonini -: l’attività di analisi è stata impegnativa, ma abbiamo riscontrato notevoli vantaggi di semplificazione della gestione documentale, con riduzione di documenti e mail, velocizzazione dei tempi di soluzione dei problemi, maggior controllo sui livelli di servizio dai corrieri, riduzione dei costi, diminuzione dei tempi di risposta e, quindi, implicitamente, anche un miglioramento dei livelli di servizio al cliente».

Come già accennato, l’iniziativa è al momento in fase molto avanzata di progetto pilota, con 12 aziende coinvolte: Autotrasporti Vercesi, Boehringer-Ingelheim, Chiapparoli Logistica, Comifar, Eurodifarm, Ellebi, Novartis, Romano Trasporti, Sturla, Unico, Unifarm e UPS. «Oltre a queste – conclude Marazzi – hanno già manifestato la volontà di adottare la soluzione anche altre realtà tra cui Alliance Healthcare, Astra-Zeneca, Bayer, CEVA, DiFarco, Farvima Medicinali, Federfarmaco, GSK, Norbert Dentressangle Logistics, Sanofi, Sofarmamorra, STM Group e VIM».