Toyota Material Handling Manufacturing Italy è il braccio produttivo italiano di Toyota Material Handling Group, leader mondiale nella produzione e commercializzazione di macchine per la movimentazione dei materiali. Sede centrale a Bologna, quasi mille dipendenti, si articola nei due stabilimenti produttivi di Bologna (ampia gamma di carrelli elevatori controbilanciati) e di Ostellato-Ferrara (montanti, componente frontale dei carrelli che esegue il sollevamento). Sono tre le gamme di carrelli elevatori prodotte e distribuite: Toyota, BT e Cesab.
Nella società la gestione documentale è di casa ormai da 15 anni, sempre targata Top Consult, con l’avvicendamento di ben tre generazioni di software TopMedia. Adesso è al lavoro la piattaforma documentale enterprise TopMedia Social NED di nuova concezione, sulla quale è stata recentemente completata la migrazione di tutte le applicazioni sviluppate.
Il sistema documentale è integrato direttamente nel sistema informativo aziendale, dialogando in continuità con il gestionale AS/400. Viene così gestito il flusso dei documenti dei principali processi lavorativi della società: il ciclo attivo, quello passivo e le attività post-vendita, rendendoli più snelli, veloci e controllati. Per i documenti passivi viene impiegato il modulo OCR Data Capture di Top Consult, che ottimizza il processo di data entry, mentre un apposito sistema di workflow per il ciclo di approvazione smista le fatture passive in modo automatico ai manager competenti. TopMedia Social NED è integrato anche con il sistema gestionale del Personale; in particolare i dipendenti dei due poli produttivi ricevono il cedolino via email, con link al documento.
Un’altra applicazione documentale gestisce poi a livello europeo la firma digitale dei certificati di conformità alla Direttiva Macchine UE dei carrelli prodotti. TopMedia Social NED intercetta centralmente da Bologna il documento stampato dal gestionale per ogni carrello controbilanciato prodotto in Europa, lo trasforma in Pdf e lo archivia nel sistema documentale; chiama il server di firma che archivia la dichiarazione firmata in digitale. Lo stabilimento europeo interessato verifica lo stato in TopMedia e può quindi procedere alla vendita del carrello che è conforme alla direttiva UE. Questa procedura semplifica il processo con garanzia totale di riservatezza e sicurezza dei dati, abbatte i tempi di attesa, e archivia tutti i documenti in un unico sistema consultabile in maniera immediata.
Toyota Material Handling Manufacturing Italy, che effettua in house da dieci anni la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali, muovendosi per tempo ha già adottato il nuovo modulo Lex di TopMedia Social NED ed è già conforme alla nuova conservazione digitale con le nuove regole tecniche (che diventeranno obbligatorie dal 12/3/2017).
In conservazione a norma ci sono le fatture clienti e fornitori e i relativi documenti a rilevanza fiscale, i registri IVA, i libri giornale, i libri cespiti, gli inventari, i mastrini contabili e le schede di magazzino, e inoltre – a parte – i cedolini stipendio e i cartellini presenza. I documenti conservati digitalmente sono facilmente consultabili sia per il loro utilizzo nei vari processi di lavoro aziendali sia per l’eventuale esibizione alle Autorità.
Oltre 7,3 milioni di pagine archiviate, ecco come si riducono i costi e l’utilizzo della carta
Il sistema documentale archivia un volume complessivo di oltre 7,3 milioni di pagine, recenti e pregresse, tutte disponibili in linea per consultazioni ed elaborazioni. Gli utenti diretti della gestione documentale sono circa 250: possono reperire in pochi secondi le informazioni necessarie al loro lavoro e navigare fra quelle correlate, senza errori e fotocopiature, senza dover andare a cercarle in archivio o in altri uffici. I processi diventano così più fluidi e veloci. La carta circolante in azienda è stata quasi completamente eliminata, con tutti i vantaggi connessi in termini di costi e di spazi. Una stima, sia pur approssimativa, calcola che le pagine archiviate elettronicamente corrispondano ad un volume di circa 400 metri cubi di carta fisicamente spariti.
«In Italia siamo stati i primi, fra i nostri stabilimenti europei, ad adottare la gestione documentale – afferma Patrick Malservisi, IS/IT Director di Toyota Material Handling Europe – Supply. Abbiamo realizzato una serie di applicazioni documentali di prim’ordine che non si limitano alla pura archiviazione ma partecipano direttamente alla gestione dei processi lavorativi. Tutto è stato fatto in collaborazione con Top Consult, che rimarrà al nostro fianco – e conserveremo le applicazioni sviluppate – anche con il nuovo sistema gestionale Oracle-JDE EnterpriseOne, che ha il “go live” per il 2018. Il ruolo della gestione documentale nella nostra società è estremamente importante, perché ci ha permesso di ridurre i costi e l’utilizzo della carta negli uffici e negli archivi, semplificando e sveltendo tutta la gestione. Toyota è fortemente orientata alla “sostenibilità” e investe molto per essere il più possibile un’azienda sostenibile: il “paperless” è un elemento importante di questo obiettivo. Meno carta vuol dire riduzione dei costi, inchiostro non utilizzato, spazi liberati negli uffici e negli archivi, meno alberi abbattuti; ma anche che le persone possono dedicarsi ad attività di maggiore valore, diventando parte di un flusso che aiuta a lavorare meglio e a sentirsi parte attiva di un team».
