Fare business significa relazionarsi con clienti, fornitori, collaboratori e partner nel modo più efficace ed efficiente possibile. Sembra banale ma non lo è, per motivi diversi. Il fatturato, infatti, si fa se c’è una buona gestione delle informazioni e dei servizi associati a contratti, ordini, spedizioni, fatturazione e pagamenti.
In Italia la maggior parte dei rapporti di business è ancora basata su una gestione cartacea. Questo, nonostante l’uso sempre più pervasivo delle tecnologie digitali dentro e fuori alle organizzazioni, la diffusione di smartphone, tablet e pc portatili, l’abitudine a fruire di servizi in cloud e sistemi di comunicazione unificata. Un numero per tutti? Solo le pagine gestite per la Conservazione Sostitutiva di Registri Iva, Libro giornale e Libro unico del Lavoro sono 5 MLD ogni anno (Fonte: Osservatori Digital Innovation).
Dematerializzazione dei documenti: se non ora, ma quando?
Al di là della gestione del ciclo dell’ordine e degli eventuali documenti di trasporto associati ci sono tantissime pratiche che comportano altrettanti processi da gestire e da risolvere periodicamente: bilanci, registri IVA, libri e scritture contabili, distinte bancarie, bollette, cartelle, fascicoli, atti notarili ma anche documenti tecnici, manuali, listini, certificazioni… Tutto questo significa una cosa sola: tonnellate di documenti scritti, stampati, scambiati via email, verificati, validati e catalogati per poter essere archiviati e conservati secondo le normative vigenti. Grazie allo sviluppo di Internet, di gestionali di nuova generazione e di sistemi operativi capaci di dialogare tra loro e di integrarsi in modo sempre più spinto, i modelli aziendali stanno cambiando.
I processi in chiave automatica (oggi si dice digitale) stanno insegnando alle aziende a usare sempre meno la carta e sempre di più i computer, gli smartphone e i tablet per gestire e condividere le informazioni. Eppure il processo di dematerializzazione dei documenti non è affatto scontato.
Gestione documentale elettronica: come si dematerializza un documento
La dematerializzazione e la digitalizzazione dei documenti consente di risparmiare sui costi (materiali, risorse impegnate nelle attività manuali, necessità di spazio) e di ridurre margini di errore e impatto ambientale ma, soprattutto, di migliorare le procedure e il business. Cosa significa dematerializzare un documento?
Dematerializzare un documento significa convertire i documenti cartacei in documenti elettronici gestiti attraverso soluzioni software più o meno avanzate, mettendo così a sistema una serie di informazioni che da quel momento in poi possono essere condivise in maniera più rapida e funzionale.
Utilizzando un sistema di scansione la pagina cartacea viene elaborata da un software di riconoscimento ottico dei caratteri che trasforma l’output analogico in un file digitale. Una volta reso elettronico, il documento può essere processato attraverso un sistema di gestione e di che consente di organizzare e usare il file in modo più efficace ed efficiente, rendendolo accessibile a qualsiasi dispositivo attraverso piattaforme gestite on site o in cloud dalle aziende.
Il documento elettronico può essere poi archiviato attraverso la conservazione sostitutiva, ovvero un insieme di procedure informatiche che, attraverso un particolare sistema di archiviazione ottica, attribuisce valore legale, civile e fiscale al documento digitale, il quale a tutti gli effetti è equiparato a quello cartaceo. In più, grazie alla virtualizzazione e ai servizi in cloud, la conservazione digitale può essere fruita come servizio on demand e pay per use, liberando le aziende da oneri e vincoli operativi, garantendo al contempo la massima sicurezza dei dati. Il problema è che c’è ancora molta confusione sui metodi, le soluzioni e gli approcci.
Gestione documentale elettronica strutturata e destrutturata? Ecco le differenze
La maggior parte delle aziende, infatti, crede di essere passata a una gestione documentale digitale solo perché ha generato dei PDF dei documenti cartacei e li tiene in un archivio digitale.
Questa è dematerializzazione 1.0: le informazioni presenti nei documenti, infatti, sono statiche perché gestibili solo parzialmente. Non si possono cercare dati di dettaglio o revisionare e modificare i documenti. Questo perché il processo scelto, essendo destrutturato, genera un file immagine che, come tale, non può essere elaborato dai sistemi informativi aziendali. Il vantaggio è però che il file, digitalizzato, può essere archiviato secondo i principi della conservazione sostitutiva. Scegliendo questo approccio le aziende dematerializzano la gestione documentale ma non sfruttano ancora tutti i vantaggi associati all’innovazione digitale.
La dematerializzazione 2.0, invece, è una gestione strutturata e dinamica: il documento elettronico viene integrato nei processi informativi in modo tale che i dati contenuti siano leggibili, elaborabili e condivisibili in automatico dai sistemi aziendali. È questo approccio a rendere ancora più efficiente, economica e rapida la gestione delle informazioni e delle relazioni tra l’impresa e i suoi fornitori, partner, colleghi e clienti.
I dati, infatti, una volta messi a sistema, possono essere gestiti in maniera interattiva: in ogni momento è possibile non solo cercare e consultare le informazioni ma, a seconda dei privilegi di accesso e dei ruoli, intervenire per fare aggiornamenti e modifiche, garantendo sempre la qualità e la conformità del dato. Il tutto, potendo condividere i documenti con fornitori, partner, distributori e clienti, evitando inutili attese, smarrimenti, ridondanze, potenziando così la qualità della relazione e del business in ottica multicanale.
La mancanza di integrazione all’interno delle filiere è uno degli aspetti che più rallentano il business, impattando negativamente sulla qualità dei processi e sul time to market. Ecco perché le aziende stanno progressivamente spostandosi verso una gestione digitale.
Dematerializzare non solo perché la gestione cartacea è time consuming
Al di là delle normative (di cui abbiamo già ampiamente parlato) la gestione cartacea ha una serie di costi nascosti che le aziende preferiscono ignorare per non affrontare il cambiamento. Nell’infografica a lato sono riassunte tutte le dinamiche associate alla dimensione cartacea dei documenti.
Il tutto considerando anche tutte le operazioni di data entry ormai associate a una forma ibrida in cui tutte le aziende si trovano oggi a lavorare, gestendo in parte il business con la carta e in parte con l’automazione informatica. Questo moltiplica attività e procedure all’interno della stessa azienda e tra l’azienza e le altre aziende.
Eppure oggi la maggior parte della documentazione può essere tranquillamente dematerializzata, che si tratti di un report e della nota spese, del fascicolo del personale o della fatturazione elettronica fino ad arrivare alla gestione dell’intero ciclo dell’ordine.
Nel nostro ordinamento, infatti, vige il principio generale della libertà delle forme. Questo significa che, salvo specifiche eccezioni, non è richiesta una forma specifica per la validità di un documento: a prescindere dalla forma che lo caratterizza, questo detiene comunque una propria dignità giuridica. Lo stesso principio vale per i contratti: qualunque sia il modo o la forma della sua manifestazione è sufficiente perchè un contratto sia valido e produttivo di effetti che la volontà delle parti si sia manifestata.
Non si discosta dal principio generale di libertà delle forme il Codice dell’Amministrazione digitale che, nel disciplinare la riproduzione e la conservazione dei documenti informatici, la libertà di scegliere la modalità procedurale di conservazione.
Digital transformation: una nuova cultura
Di fatto, la digitalizzazione delle informazioni ha inaugurato nuove opportunità di sviluppo del business attraverso un’automazione a valore aggiunto che porta servizi di standardizzazione e di integrazione a supporto dell’attività aziendali. L’utilizzo di strumenti informatici condivisi, infatti, costituisce un elemento di armonizzazione nelle relazioni e negli scambi tra aziende e clienti così come tra tutti gli operatori della filiera, favorendo una migliore collaborazione, evitando ridondanze, rallentamenti ed errori. Dalla dematerializzazione all’integrazione della supply chain c’è una nuova cultura digitale che favorisce il business.
Al di là della maggiore ecosostenibilità associata ai processi di dematerializzazione dei documenti cartacei, infatti, la standardizzazione delle procedure porta razionalizzazione e velocità nei processi, introducendo una tracciabilità e una rintracciabilità documentale, che garantisce una trasparenza e una qualità nella gestione dell’informazione come nessuna attività manuale potrebbe fare.
