L’innovazione digitale necessita ulteriori passi avanti rispetto all’impegno già profuso dalle aziende per eliminare la carta nei processi interni, renderli più controllabili e meno onerosi. La gran parte delle attività richiede coinvolgimento di terze parti che hanno differenti strumenti informatici e cultura digitale, motivo che rende difficile lavorare in modo integrato, ottenere rapidamente informazioni quando serve risolvere problemi o fare cambiamenti.
Per fare innovazione serve integrare i flussi informativi provenienti da canali differenti per avere una visione sistemica della Supply Chain e sfruttarne meglio le risorse con l’automazione. Serve digitalizzare i processi in linea con l’evoluzione futura dei rapporti con fornitori, clienti, collaboratori. Questo tenendo conto dell’esperienza utente senza la quale non si riesce a ridurre gli attriti nell’accogliere i cambiamenti.
Le difficoltà sono molte. C’è il problema di far cooperare strumenti digitali differenti, standardizzare i formati dei dati per poter realizzare monitoraggio ed elaborazioni analitiche utili a individuare trend, fare previsioni, ottenere gli insight per una moderna conduzione data-driven del business. Per le realtà PMI, in particolare, serve superare lo scoglio della complessità attraverso l’impiego di servizi appropriati.
Il problema dello scambio dati tra realtà che hanno differente maturità digitale
Le moderne aziende hanno rapporti con molteplici fornitori, aziende grandi e piccole non tutte egualmente avanzate nella gestione digitale dei documenti. «Una situazione che ancora oggi impedisce l’abbandono della carta nei rapporti della Supply Chain, con un forte impatto sui costi aziendali», spiega Francesca Cravotto, Supply Chain solution Consultant di Intesa, fornitore di soluzioni per la digitalizzazione.
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Francesca Cravotto
«Se si guarda al ciclo di un ordine, la stampa su carta e l’archiviazione comportano maggiori costi di personale e di spazio fisico che si aggiungono alla bassa efficienza della gestione tradizionale dei documenti. Problemi che si risolvono con i moderni strumenti EDI».
L’Electronic Data Interchange (EDI) è lo strumento chiave per velocizzare con la tecnologia digitale l’interscambio di documenti quali ordini, fatture, bolle tra aziende della Supply Chain. Un mezzo diffuso nei rapporti tra le grandi aziende e che oggi, grazie alla disponibilità di servizi in Cloud, è accessibile anche alle piccole e medie realtà d’impresa che vogliono digitalizzare gli scambi di documenti con le terze parti.
L’impiego dell’EDI come sistema nervoso della Supply Chain
L’EDI è il mezzo per abolire la carta nella gestione dei rapporti interaziendali, quindi per migliorare l’automazione, ridurre i tempi di gestione degli ordini e di consegna ai clienti. «I processi tipici supportati dall’EDI riguardano la definizione dei partner, la loro interconnessione, la traduzione di formati, funzioni di routing, monitoraggio e tracciamento», sottolinea Cravotto. Funzioni che portano vantaggio, tra le altre, nelle aree aziendali della direzione acquisti, dell’amministrazione, della parte logistica per la gestione degli ordini. Oltre a favorire la digitalizzazione, l’EDI consente di standardizzare dati e flussi d’informazione che altrimenti resterebbero segregati in ambienti e formati diversi, condizione che abilita gli utilizzi analitici dei dati.
«Questo permette un migliore monitoraggio in tempo reale di ciò che accade nella supply chain, condizione necessaria per affrontare le criticità, fare scelte informate, ottimizzazioni e cogliere velocemente le opportunità offerte dal mercato. L’uniformità dei dati consente, per esempio, d’introdurre l’automazione in compiti onerosi da svolgere con i documenti cartacei, quali le verifiche sulle fatture o la loro riconciliazione con gli ordini ai partner».
EDI con semplicità: la sfida per l’applicazione nelle PMI
Per utilizzare su larga scala l’EDI è necessario affrontare le complessità normalmente associate con l’uso di questi strumenti: a cominciare dall’integrazione tra i differenti sistemi usati dai partner della Supply Chain. «Per questo è importante la capacità degli strumenti EDI di consentire scambi di dati con modalità differenti e supportare le conversioni dei formati – precisa Cravotto -. Questo permette ai partner di continuare a creare e ricevere documenti con gli ERP o altri software già in uso attraverso le interfacce dell’EDI».
Ogni stakeholder della Supply Chain dialoga con un portale che traduce i formati in base alle specifiche esigenze di trasmissione e ricezione del partner. «La nostra piattaforma Tlink opera in questo modo. Converte i documenti digitali dei clienti connessi (ad oggi 250, ndr) rendendo più facile aggiungere nuovi partner o supportare i formati di scambio. Grazie alla disponibilità in Cloud SaaS le funzioni della piattaforma sono accessibili via browser ed è possibile effettuare anche online inserimenti e visure dirette dei documenti».
Con un portale SaaS ogni attore del sistema può predisporre le interfacce di scambio secondo le proprie esigenze e accedere alla gestione centralizzata delle transazioni. «L’integrazione può evitare di dover interrogare sistemi diversi per conoscere, per esempio, lo stato di un ordine o delle fatture. Questo rende più semplice gestire cicli d’ordine, variazioni, risposte e bolle negli ambiti aziendali più diversi: automotive, retail, grande distribuzione e tanti altri. L’utilizzo di un hub comune riduce inoltre i tempi per l’onboarding di ogni nuovo trading partner e i costi per la creazione delle interfacce di scambio dei dati».
Dall’EDI alla visibilità real time dei processi di business
Uniformare i dati con l’EDI non serve unicamente a gestire in modo più fluido lo scambio nella Supply Chain, ma permette di avere più trasparenza sui processi e di applicare le più sofisticate tecniche analitiche. «Consente di monitorare documenti in ingresso e in uscita per avere una visione sistemica delle attività con cui prendere decisioni più rapide e informate, risolvere problemi migliorando l’azione dei team», precisa Cravotto.
In quest’area si collocano le applicazioni di Control Tower, che attraverso l’analisi degli scambi digitali nella Supply Chain sono in grado di alimentare dashboard con KPI significativi, generare avvisi e, attraverso la storicizzazione dei dati, visualizzare trend e previsioni. «Applicazioni importanti per avere più controllo sulle attività d’impresa. Per questo ci siamo impegnati nel progetto di Control Tower Lite per una soluzione che oltre a KPI e allarmi sia capace, nel futuro, di sfruttare tecnologie di Machine Learning e d’Intelligenza Artificiale».
Le capacità analitiche applicate ai dati consentono di segnalare automaticamente le criticità, quali la presenza di ordini incompleti o in ritardo, di fare previsioni e dare informazioni precise alle richieste di fornitori e clienti. «Con gli stessi strumenti posso fare drill down nella base informativa per analizzare le performance del singolo fornitore e compararle con i concorrenti. Funzioni che, nel futuro, potranno essere in grado di fare analisi più sofisticate, fornire informazioni predittive e consigli personalizzati su come risolvere i problemi», conclude Cravotto.
