Master Data Management significa mettere a sistema, integrare, standardizzare e condividere le anagrafiche di prodotto lungo tutta la filiera. Soprattutto, significa risolvere a monte la miriade di errori e contenziosi associati alla movimentazione delle merci. A dispetto della tanto celebrata era data driven, a livello internazionale il 27% del fatturato aziendale viene sprecato a causa di data master imprecisi mentre l’80% dei dati scambiati tra produttori e acquirenti è incoerente (Fonte: Forrester Research 2019). In Italia il 30% delle merci ricevute risulta in quantità diversa da quella ordinata e quasi 4 fatture su 10 (37%) riporta errori nella quantità e negli importi. La cattiva gestione delle informazioni di prodotto ha un costo elevato per le aziende italiane: gli analisti parlano di 2,2 MLD di euro l’anno (Fonte: GS1 Italy Data Crunch 2019).
I consumatori italiani esigono più trasparenza e informazione
Il disallineamento tra i master data gestiti da produttori, trasportatori, operatori logistici e distributori non genera solo problemi nella gestione degli ordini, delle bolle di consegna, delle ricevute, delle fatture e dei pagamenti. L’incoerenza dei dati di prodotto impatta anche sul consumatore finale. Secondo una recente ricerca condotta da Dnv Gl (un ente di certificazione internazionale – NdR), oltre all’origine, gli italiani sono molto attenti anche alla lista degli ingredienti (il 23,6% del campione) e chiedono più trasparenza sulla sostenibilità del packaging (24,9%), sul benessere animale (17,1%) e sul rispetto dei diritti umani delle persone che hanno lavorato alla sua produzione (15,9%). Tutte queste informazioni, secondo il 57% degli italiani intervistati, dovrebbero trovarsi direttamente sul prodotto. Molto esigenti nei confronti dei produttori, i consumatori del nostro Paese premiano la loro trasparenza: oltre 8 consumatori su 10 (l’83%) sono disposti a pagare di più per un alimento che riporta tutte le informazioni richieste e certificate da una terza parte.
Che cosa sono i master data
A livello di processo i data master sono gli attributi che descrivono le caratteristiche di prodotto (contenuto, confezione, pacco, imballo) venduto e acquistato. Un’informatizzazione a macchia di leopardo e senza linee guida standardizzate ha fatto sì che la maggior parte degli operatori ancora oggi utilizzi sistemi di gestione e codifica delle anagrafiche di prodotto molto eterogenei tra loro. Nel passaggio di consegne tra i vari operatori, i dati di prodotto vengono progressivamente modificati o integrati a seconda delle diverse finalità di utilizzo. Soprattutto quando si tratta di prodotti diversi dallo standard in quanto caratterizzati da elementi di personalizzazione lato cliente (dalla semplice applicazione di un’etichetta alla variante in termini di imballo/formulazione), la ricodifica porta a un moltiplicarsi di errori gestiti attraverso mail, telefonate, riconciliazioni che allungano i tempi e comportano ritardi e situazioni di out of stock.
Gli errori che si annidano lungo la catena
L’evoluzione normativa, la digitalizzazione dei processi e il cambio di mentalità dei consumatori, sempre più attenti e informati, nel tempo hanno portato a un arricchimento delle informazioni contenute nelle anagrafiche di prodotto. La loro gestione rimane uno scoglio per diversi motivi. I criteri adottati dai produttori per inserire le descrizioni, ad esempio, lavorano per abbreviazione. Spesso capita che il processo di sintesi sia troppo aggressivo per cui i distributori intervengono nuove stringhe di codifica proprietarie. Questo fa sì che nel passaggio dei dati, si vadano a creare notevoli discrepanze tra pesi lordi, pesi netti ma anche tra gli stessi contenuti. A questo si aggiunge una scarsa conoscenza del processo standard di misurazione tra gli operatori per cui capita spesso che le dimensioni degli imballi circa peso, altezza e profondità vengano invertiti.
Anche le immagini sono dati di prodotto
I master data non servono più solo alla gestione delle attività di back-end a supporto della logistica. In una stessa azienda i dati di prodotto spesso vengono duplicati e manipolati dalle diverse aree aziendali con scopi differenti. Basti pensare alle attività di marketing (volantini, promo, newsletter, mail marketing) o alle attività di e-commerce che richiedono anche l’integrazione nelle anagrafiche delle immagini. Ecco perché le aziende della produzione e della distribuzione sentono la necessità di avere una gestione dei dati di qualità anche per supportare meglio tutte le iniziative multimediali e multicanali.
Come e perché la qualità dei dati fa la differenza
La qualità dei dati dipende dalla loro consistenza e si ottiene solo se le informazioni sono presenti in un solo posto e tutta l’organizzazione ne può fruire in modo certo e univoco. In un’ottica di Product Lifecycle Management (PLM) evoluto gli operatori del manifatturiero devono fornire ai propri partner dati corretti per ciascuna fase del ciclo di vita di un prodotto. Dal lancio in poi. Questo abilita una gestione illuminata dai dati (gli stessi dati) che portano valore nella qualità informativa delle supply chain. Perché ciò avvenga, produzione e distribuzione devono collaborare per centralizzare e automatizzare la fonte, la manutenzione e la distribuzione delle informazioni di prodotto. Con una migliore visibilità e ottimizzazione dei dati end-to-end, le operazioni della supply chain diventano più efficienti. Quando un fornitore e un cliente sanno di consultare e di riferirsi agli stessi dati, validi e accurati, è molto più agevole, veloce e meno dispendioso fare business.
Master Data Management: come funziona e a cosa serve
A livello di sistema il Master Data Management è un catalogo di prodotti elettronico, oggi basato su cloud, utilizzato per lo scambio di informazioni sui prodotti tra venditori (rivenditori/distributori) e fornitori (produttori/distributori). Il tutto in un formato efficiente e sicuro. La possibilità di utilizzare un’unica piattaforma centralizzata per ospitare e gestire ogni tipo di informazione sui prodotti garantisce massima trasparenza informativa, sincronizzazione, accessibilità e affidabilità, eliminando ridondanze, errori e situazioni compartimentate. Le informazioni quando vengono modificate nel repository principale, si riflettono automaticamente in tutti i database secondari. Ad esempio, i dati modificati dal produttore nell’elenco degli ingredienti del prodotto vengono costantemente rinnovati anche per il distributore/rivenditore.
Il Master Data Management secondo Comarch
Comarch ha sviluppato un software avanzato di Master Data Management che supporta il processo di sincronizzazione delle anagrafiche di prodotto con tutti i partner commerciali. La soluzione consente diversi metodi di inserimento dati (portale web, caricamento di un file o EDI) progettati per soddisfare le esigenze di qualsiasi tipologia di azienda. Come data pool certificato, basato su cloud, Comarch MDM consente di organizzare, verificare, gestire e manutenere le informazioni rilevanti per il business in modo facile e intuitivo, fornendo a ciascun soggetto autorizzato l’accesso istantaneo a un database condiviso che garantisce aggiornamenti in tempo reale. Dalla produzione alla distribuzione, gli operatori della filiera possono così monitorare tutte le modifiche critiche nel registro di prodotto man mano che vengono applicate.
Attendibilità, affidabilità e agilità end-to-end
La gestione in cloud della piattaforma consente a produttori e distributori di registrare i propri prodotti, assegnando e aggiornando centinaia di attributi suddivisi in diverse categorie attraverso l’integrazione diretta con sistemi IT interni (file EDI), il caricamento di file oppure utilizzando applicazioni web. L’impostazione dell’obbligatorietà dei parametri viene adattata in base alle esigenze del distributore con cui vengono scambiati i dati di prodotto. Utilizzando Comarch Master Data Management i fornitori possono gestire gli attributi esistenti personalizzandone l’utilizzo in funzione del partner commerciale con cui devono condividere informazioni aggiuntive come, ad esempio, i prezzi.
