Proliferazione della carta, rallentamento dei processi, difficoltà nel reperire i documenti quando servono. Sono i principali problemi che riguardano gli uffici logistici di qualsiasi realtà aziendale.
Software di gestione documentale, quale ruolo negli uffici logistici?
«Entrando nei vari uffici delle aziende – ha spiegato Cristiano Stevanato, Business Consultant di SIAV, azienda di riferimento in ambito ECM grazie alla soluzione Archiflow – ci rendiamo conto che l’utilizzo della carta obbliga l’utente ad innumerevoli stampe e gravosi processi di gestione dei documenti; problemi che con l’utilizzo di un sistema di gestione documentale vengono naturalmente risolti grazie all’uso della copia elettronica ed ai processi automatizzati».
Schede di ispezione automezzi, borderau, DDT, lettere di istruzioni – generati automaticamente dall’ERP – vengono condivisi all’interno e all’esterno dell’organizzazione tramite numerosi strumenti di produttività individuale come Microsoft Word, Excel e innumerevoli messaggi e-mail. «In questi casi con pochi click e direttamente dal sistema documentale è possibile reperire i documenti e condividerli mantenendone una copia univoca, senza utilizzare e-mail, riportando annotazioni puntuali con tutti i dettagli necessari alla lavorazione delle pratiche e alla tracciabilità di quanto fatto – ha ribadito Stevanato -. Un sistema documentale per la logistica consente quindi di avere uno strumento di riferimento sul quale contare per gestire la galassia di documenti legati a una singola pratica».
L’obbligo di fatturazione elettronica esteso anche alle aziende private ha contribuito a spingere le organizzazioni verso la digitalizzazione dei processi, favorendo la collaboration e l’ottimizzazione dei flussi di lavoro.
«Molte aziende – ha sottolineato Stevanato – grazie alle fatture elettroniche, stanno toccando con mano il valore portato dall’uso dei documenti elettronici, che consente di velocizzare la condivisione delle informazioni e di migliorare l’interazione tra diversi uffici. Infatti, man mano che si prende dimestichezza con questi strumenti ci si rende conto di quanto sia facile aumentare il livello di efficienza, tracciare tutte le operazioni, verificare dove possano esserci problemi – come colli di bottiglia – e intervenire tempestivamente».
Il ruolo della gestione documentale diventa determinante, soprattutto se abbinato all’uso della firma grafometrica a tutti i livelli operativi, dalla gestione dei contratti fino alla dematerializzazione dei DDT operata nei magazzini.
Archiflow: la risposta di Siav alle esigenze di gestione documentale
Archiflow è una soluzione disponibile sia in house sia in cloud, web o mobile, che si caratterizza per l’estrema flessibilità e la possibilità di essere integrata in modo semplice e rapido con i sistemi IT preesistenti.
La semplicità d’uso e l’efficacia dell’interfaccia costituiscono il motivo di apprezzamento da parte degli utenti, ma soprattutto la ragione che ne spiega la diffusione e il conseguente risparmio di tempo nel lavoro quotidiano. A dimostrazione di quanto affermato, si può portare l’esperienza dei progetti realizzati, che con la gestione digitale di documenti e processi, in taluni casi, ha consentito di ridurre a un terzo il tempo speso nella gestione burocratica e portare ad un equivalente risparmio dei costi.
Grazie al modulo Interactive Dashboard, ad esempio, viene messa a disposizione una scrivania virtuale ricca di funzionalità, personalizzabile a seconda del ruolo e delle necessità del singolo utente, che può configurare il proprio spazio di lavoro quotidiano con la massima flessibilità.
La soluzione è stata progettata da Siav per garantire accesso sicuro e controllato ai dati e ai documenti, sia dall’interno dell’organizzazione sia dall’esterno, coinvolgendo, tramite portali dedicati, anche i fornitori nella semplificazione delle attività. Più nello specifico, Archiflow integra in un unico sistema la componente di gestione documentale e quella di gestione dei processi.
La prima componente consente di archiviare e gestire documenti digitali, classificandoli a seconda della tipologia documentale e associando a ciascuna di esse metadati differenti e politiche di accesso puntuali.
Inoltre, Archiflow di Siav permette di creare e gestire fascicoli, ossia aggregazioni di documenti tra loro correlati sulla base di criteri stabiliti dagli utenti.
La gestione dei contenuti si estende naturalmente alla gestione digitale dei processi. Essa è realizzabile in primis tramite i Task on Demand, ovvero consentendo all’utente, con pochi click, senza l’utilizzo di email e senza richiedere l’ausilio di esperti informatici, lo svolgimento di attività assegnandole con scadenze precise a colleghi, gruppi di utenti o uffici. In seconda battuta, è possibile gestire le attività in modo più strutturato attraverso workflow predefiniti, che propongono in modo proattivo le attività da svolgere agli utenti. In altre parole, a seconda di quanto svolto dai colleghi, dello stato in cui si trovano i documenti o del valore dei metadati, il sistema coinvolge persone e dipartimenti differenti richiedendo lo svolgimento di attività diverse.
La gestione digitale dei processi passa infine inevitabilmente dalla compliance normativa.
«La digitalizzazione dei processi – ha sottolineato Stevanato – deve essere fatta nel rispetto della legislazione vigente. Questo vale, in particolare, per le regole relative all’uso della firma elettronica e alla conservazione digitale dei documenti; esse sono contenute, in primo luogo, nel CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale – che disciplina la gestione, l’accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell’informazione in modalità digitale all’interno della Pubblica Amministrazione, nei rapporti tra amministrazione e privati e in alcuni casi, anche l’uso del documento informatico nei rapporti tra privati. In secondo luogo nella normativa europea eIDAS – electronic IDentification, Authentication and trust Services – il Regolamento europeo per l’identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno».
Siav: personalizzare i software per sfruttarne tutti i vantaggi e ottimizzare i processi
«In ogni azienda – ha concluso Stevanato – si possono trovare scenari diversi, la nostra tecnologia può essere applicata a ciascuno di questi come se fosse un vestito sartoriale. Per esempio, offriamo una interfaccia di gestione che dà agli utenti evidenza dei singoli step del processo che stanno svolgendo, fornendo immediato riscontro su quali sono i documenti da lavorare e quali invece i documenti già lavorati. Per quanto riguarda l’ambito magazzino mettiamo a disposizione applicazioni specifiche, una su tutte Smart Desk. Da un punto di vista molto pratico Smart Desk consente di suddividere i documenti di trasporto per ogni singolo spedizioniere, visualizzare la lista di DDT in attesa di segnatura e firmarli da tablet o tavoletta di firma. Assicuriamo, poi, integrazione nativa con i principali ERP e CRM aziendali; questo consente di rendere disponibili tutti i documenti utilizzando l’interfaccia applicativa più consona al lavoro che si sta svolgendo».
