Una Supply Chain Dashboard (cruscotto, pannello di controllo) è uno strumento che aiuta a monitorare e migliorare la qualità, l’efficienza e la conformità dei KPI (Key Performance Indicator) della Supply Chain, ovvero gli indicatori chiave. Ma come strutturarla? Quali criteri adottare? Una recente guida di Gartner descrive un processo in quattro fasi come per realizzare una console in grado di soddisfare le esigenze dell’organizzazione e aiutare a migliorare il presidio degli eventi della filiera.
KPI Supply Chain, come progettare una dashboard intuitiva
Nel recente studio Supply Chain Performance Dashboard Guide, gli analisti di Gartner sintetizzano i passi da compiere per realizzare un pannello di controllo basato su metriche scaturite da una calibrata sintesi delle prestazioni della filiera e propedeutiche a definire strategie mirate per raggiungere gli obiettivi aziendali.
La guida è strutturata in quattro fasi. Vediamo di che si tratta.
Fase 1 – Selezionare le metriche in linea con la strategia aziendale
Si tratta, innanzitutto, di comprendere i propri interlocutori/stakeholder segmentandoli a vari livelli e, ove possibile per individuare e selezionare le metriche pertinenti per loro.
È opportuno, come indicato nella figura che segue, prendere in considerazione domande che alimentino la discussione. Di seguito alcuni esempi.
Quali sono i principali obiettivi strategici e operativi e le aree di pertinenza?
- Quali informazioni chiave sono utilizzate per raggiungere gli obiettivi?
- Come si misurano i progressi?
Tra tutte, quali informazioni sono necessarie per supportare le funzioni operative nella propria area di pertinenza?
- Come utilizzate queste informazioni?
- Con quale frequenza è necessario aggiornare le informazioni?
Quali sono le principali lacune in termini di informazioni e le sfide a livello di raccolta delle informazioni? (Esempio: strumenti analitici inadeguati per l’utente finale).
Ci sono informazioni disponibili che non sono utilizzate o non risultano necessarie?
Confidate nella qualità delle informazioni ad oggi disponibili?
- Le fonti dei dati sono affidabili?
Esistono figure esperte nell’organizzazione in grado comprendere e/o gestire le informazioni a supporto delle operazioni commerciali?
Qual è il valore aggiunto di una migliore informazione per il leader operativo in termini di raggiungimento degli attuali obiettivi aziendali e di quelli prefissati nei prossimi tre-cinque anni?
La figura sotto riportata indica come gli obiettivi aziendali comuni (ad esempio, miglioramento dei margini, miglioramento del capitale circolante, ecc.) siano riferiti alla capacità della filiera, alle metriche e alle iniziative chiave che consentono il progresso rispetto agli obiettivi quantitativi.
La guida fornisce anche un diagramma di flusso utile per decidere se un KPI esistente o nuovo sia in grado di influenzare determinate azioni o contribuire al raggiungimento dei risultati prefissati, oltre a comprendere se tali azioni siano pertinenti o perseguibili.
Fase 2 – Assegnare priorità in termini di azioni correttive
Secondo quanto si evince dalla guida di Gartner, questa fase è propedeutica ad allineare le varie metriche secondo livelli pertinenti, ovvero, ad implementare l’End-to-End Supply Chain Metric Alignment Framework.
La figura sotto riportata indica come creare un set di metriche correlate e in grado di fornire informazioni dettagliate per azioni correttive e, successivamente, come analizzare le performance passate e il benchmark di settore in modo da definire le varie soglie in termini di prestazioni sia minime, sia previste, sia di target.
Fase 3 –Stabilire un meccanismo di governance dei dati
Questa fase mira a stabilire i ruoli, le fonti di dati e le responsabilità in termini di raccolta in modo da ottenere dati accurati e, al tempo stesso, analizzare il gap esistente di informazioni.
La figura di seguito riportata descrive un piano per colmare il gap dei dati.
La guida fornisce a titolo esemplificativo anche alcune definizioni di metriche e come calcolarle.
Fase 4- Diffondere l’uso del pannello di controllo
È doveroso ricordare che l’adozione delle metriche implica anche la progettazione di una dashboard visivamente efficace, in grado di facilitare la comunicazione dei risultati alle parti interessate e a diversi livelli dell’organizzazione.
La guida di Gartner fornisce una checklist (vedere figura sotto) per facilitarne la finalizzazione e garantire un miglioramento continuo in termini di progettazione e contenuto e, al contempo, massimizzare l’impatto sui processi di gestione delle prestazioni rispetto agli obiettivi aziendali.
KPI Supply Chain, l’importanza di “guardare oltre” i numeri
La progettazione di una dashboard efficiente ed efficace presuppone la capacità di avere ben chiari gli obiettivi di business e quelli di filiera, che aiutano a selezionare le metriche, le fonti dati e a definire le opzioni di visualizzazioni opportune.
La qualità della dashboard dipende dalla qualità dei dati, ecco perché è necessario raccogliere e convalidare i dati prelevandoli da fonti affidabili e coerenti. Al contempo, occorre stabilire un processo regolare e standardizzato per l’aggiornamento e la pulizia dei record, oltre a garantire che i dati siano sicuri e conformi alle normative, in modo da avere metriche affidabili per la gestione della Supply Chain.
Un aspetto altrettanto importante è quello del layout, che deve essere semplice, intuitivo e attraente, basato quindi su una struttura logica e gerarchica precisa che permetta di organizzare metriche e dati e raggrupparli per categorie, segmenti o dimensioni.
La dashboard dovrà essere costantemente monitorata e migliorata, in modo da permettere al Supply Chain Manager e al suo team di verificare in tempo reale le prestazioni e l’impatto delle azioni messe in atto per raggiungere gli obiettivi aziendali prefissati.
Non bisogna dimenticare l’importanza di utilizzare questa tecnologia come una leva strategica atta a garantire la resilienza della filiera quale sintesi calibrata di implementazione dei principi di Risk Management, Business Continuity e Cybersecurity.
