Una “multinazionale tascabile” italiana della meccatronica in forte espansione, un ICT Manager che è anche Controller, e il Piano Industria 4.0: questi i protagonisti del piano che il Gruppo Eltek sta portando avanti per sostituire il sistema gestionale AS400 in uso da oltre vent’anni con SAP S/4HANA, l’ultima generazione del sistema ERP del colosso tedesco del software. Abbiamo chiesto a Paolo Valle, che appunto è Controller e ICT Manager del Gruppo Eltek, di raccontarci questo progetto.
Eltek Group è specializzata nella ricerca, progettazione e produzione di componenti meccatronici, cioè stampi, elettronica, ingegneria di linee di produzione semi o completamente automatiche con capacità da piccole serie a milioni di pezzi all’anno. La produzione si è rivolta per anni ai settori elettrodomestici e automobilistico, poi recentemente ha ampliato l’ambito anche all’industria biomedicale e alla ricerca avanzata nelle nano-biotecnologie.
Oltre all’impianto originario di Casale Monferrato, dove ha anche la sede centrale, il Gruppo comprende ulteriori 5 stabilimenti produttivi e due uffici commerciali in tre diversi continenti. Attualmente Eltek è strutturata in tre business unit (Appliance, Automotive e Medical). Il fatturato consolidato è di circa 200 milioni di euro, le risorse sono circa 1600, di cui la metà in Italia.
«Stiamo realizzando un “core model” che poi sarà esteso a quattro aziende del gruppo: la sede italiana farà il go-live nel 2019, poi sarà la volta di Svizzera, Polonia e Cina, una country ogni sei mesi – ci spiega Valle -. Il piano prevede l’adozione in Eltek di SAP S/4HANA con tutti i moduli principali, tra cui SD, FI, CO, MM, produzione e manutenzione, integrando la gestione della produzione e della manutenzione fino alla schedulazione a capacità finita».
«Il sistema AS400 non è più in grado di supportare il business»
Il fatto che il progetto ricada nell’ambito del Piano Industria 4.0 è una felice combinazione, continua Valle, «ma il percorso di valutazione di un sistema ERP integrato internazionale era già in corso, perché il crescere del gruppo ha aumentato anche la complessità, e il sistema che abbiamo iniziava a mostrare limiti anche per l’età: pur avendo fatto della manutenzione evolutiva, non è più in grado di supportare alcune richieste del business, per esempio la distribuzione internazionale, la gestione contabile e fiscale in diversi paesi, gli scambi intercompany da gestire in modo strutturato, le personalizzazioni richieste dai clienti».
Who's Who
Paolo Valle
Controller e ICT Manager del Gruppo Eltek
La copertura funzionale non è una particolare criticità («quella del sistema in sostituzione è ampia, l’integrazione tra i moduli è di buon livello, anche se inferiore ai moderni ERP, ed è più che sufficiente per gestire una produzione “normale”»), però il gestionale attuale è completato da moduli di contorno – uno per il controllo qualità, uno per la schedulazione di produzione, uno per Business Intelligence e Corporate Performance Management – le cui funzioni saranno assorbite quasi tutte nel perimetro del sistema SAP.
Eltek ha scelto SAP nell’aprile 2017, dopo una valutazione preliminare che ha coinvolto altri due ERP di fascia Enterprise. « Ci hanno convinto soprattutto la copertura funzionale e ricchezza di funzionalità, la penetrazione in ambito manifatturiero e le referenze del nostro settore, e il livello di supporto e assistenza in Italia su cui potremo contare dopo la fine del progetto: questi benefici sopravanzano i maggiori costi», spiega Valle.
La firma del contratto per 300 licenze risale a fine novembre 2017 per un primo kick-off interno a gennaio 2018. Non è un’implementazione limitata agli aspetti amministrativi, in quanto coinvolge attivamente la produzione. «Ci sono alcune funzionalità semplici che saranno a disposizione di un numero relativamente alto di persone. Per esempio la RDA, richiesta preliminare d’acquisto da inoltrare all’ufficio acquisti, è una funzione già oggi molto distribuita. Stesso discorso per la consuntivazione di produzione: nei vari reparti produttivi potrà avere un numero importante di utenti anche se è una funzione molto circoscritta».
Personalizzazioni da limitare al 15-20%
Attualmente il progetto è in fase di configurazione. «Il team di lavoro comprende personale interno e del partner (Altea, ndr) e sta gestendo il progetto con metodologie Agile (Sprint), che ci consentono di testare già a sistema le funzionalità aggiunte con i vari rilasci, mentre la logica “waterfall” prevede fasi molto più compartimentate, e il sistema in funzione si testa solo alla fine, con il rischio di scoprire che quanto realizzato non sia totalmente coerente con quanto atteso».
Uno degli obiettivi del team di progetto è limitare le personalizzazioni: «Anche se ci sono problematiche specifiche Eltek che richiedono sviluppi ad hoc, il punto di riferimento sono le best practice di SAP. Stiamo verificando: qualcosa ci sarà da fare, ma cercheremo di restare sotto il 15-20% di personalizzazione (la percentuale indica le giornate uomo in più di quelle pianificate, ndr) che in questo tipo di progetti è fisiologico, sia per contenere i costi, sia per semplificare la portabilità del sistema verso le versioni successive».
«Obiettivo bidirezionalità tra macchina e gestione della produzione»
Quanto al Piano Industria 4.0, Eltek ha utilizzato gli incentivi per una parte delle attività di progetto e del software SAP, quella che riguarda strettamente la produzione e integrazione con le macchine, precisa Valle. «Integrazione che parzialmente avevamo già, stiamo lavorando soprattutto sulla bidirezionalità, che per noi farà la differenza. Avevamo già sistemi MES connessi in produzione, ma soprattutto per il monitoraggio: non parlavamo con le macchine, non davamo ordini. Adesso – sia per rispettare i requisiti del piano industria 4.0, sia per introdurre innovazione – ci spingeremo più in là per poter inviare parametri macchina: ci sarà un dialogo bidirezionale tra macchina e gestione della produzione».
L’azienda ha anche valutato se sfruttare gli incentivi per nuove soluzioni di raccolta di dati di produzione sul campo, racconta Valle, «però abbiamo già sistemi per questo scopo, e in questa fase non saremmo riusciti a sostenere anche questo investimento, ma può essere un’idea per il futuro. Invece al di fuori dell’ambito produzione stiamo anche sostituendo la parte di Business Intelligence e di budgeting (le soluzioni sono SAP BW e SAP BPC-Business Planning Consolidation, ndr)».
Il progetto del nuovo ERP, sottolinea Valle, incarna in Eltek una nuova visione dell’azienda: «È un’occasione di crescita di tutto il gruppo, di revisione dei processi, e stiamo puntando anche molto sul change management». Per questo è promosso dal top management fin dall’inizio. «Questo gruppo è a proprietà familiare, della famiglia fanno parte l’AD che è l’azionista di riferimento, e il direttore della supply chain. La proposta è stata da loro condivisa da subito, coinvolgendo tutti i manager. È sempre stato definito un progetto non della sola IT ma organizzativo e strategico per l’azienda, coinvolgendo di conseguenza i process owner di business nelle decisioni di progetto senza lasciarle solo all’IT».
L’impatto del doppio ruolo Controller-ICT Manager
Il fatto che il promotore del progetto oltre a essere ICT Manager è anche Controller in un certo senso ne ha facilitato il cammino, riconosce Valle. «La mia origine è nell’ICT, poi la carica di Controller si è aggiunta grazie all’esperienza di gestione dei progetti e dei sistemi, che ha interessato sempre più anche il lato organizzativo e quello economico».
Ovviamente tutto l’iter di proposta e approvazione presuppone un continuo confronto con il CFO («che in Eltek ha focus soprattutto sull’area fiscale e finanziaria»), ma durante il progetto tenere le fila dell’allineamento di funzioni, moduli e processi è importante, e non ci si può affidare solo al partner, sottolinea Valle. «E introdurre anche un’ottica di “controllo di gestione” aiuta, e a volte è necessaria, perché ogni evento, ogni attività all’interno del sistema ha un effetto sui costi, su come si vogliono gestire, un effetto “contabile” che è importante rilevare in modo corretto. Per esempio se ho un ordine di acquisto, è importante sapere come compro un prodotto, se mi arriva per tempo, e cioè tutte le sue ripercussioni operative, ma è anche importante cercare di prevedere i suoi impatti sui costi, sul cash flow, e sul conto economico fin dalla configurazione del sistema».
