I sistemi di Electronic Data Interchange stanno giocando un ruolo fondamentale nella digitalizzazione dei rapporti commerciali tra le imprese. Anche le aziende italiane, storicamente refrattarie alle trasformazioni radicali, stanno pian piano ingranando la marcia su un tema che si rivelerà cruciale nella gestione delle catene di fornitura e degli scambi B2B. Secondo l’ultima edizione dell’Osservatorio Digital B2B della School of Management del Politecnico di Milano, infatti, nel 2022 23.700 imprese italiane hanno utilizzato l’EDI per automatizzare la gestione diretta dei documenti commerciali e amministrativi. Si tratta di un incremento pari al 13% rispetto al dato 2021, e implica lo scambio di circa 135 milioni di documenti (+2%), tra ordini, conferme d’ordine, avvisi di spedizione e fatture.
È un risultato di tutto rispetto se si considera che il tessuto industriale nazionale è composto per la maggior parte da piccole e medie imprese: parliamo di circa 211mila realtà, contro le circa 5mila grandi imprese che operano nella Penisola. Del resto, è questo il motivo per cui il nostro mercato tende a muoversi più lentamente lungo la direttrice dell’innovazione: organizzazioni poco strutturate, con minori risorse finanziarie e rapporti meno frequenti e più volatili con clienti e fornitori, percepiscono gli investimenti tecnologici come non prioritari.
D’altra parte, le complessità da affrontare per digitalizzare il processo di consegna attraverso piattaforme standard non mancano: ci sono molti attori da allineare rispetto a procedure rigide, l’IT deve tenere sotto controllo diverse fasi dell’iter di trasformazione e i documenti da gestire necessitano di repository ad hoc. Ciò che sfugge, in molti casi, è la perdita di valore che deriva dall’incapacità di affrontare questa transizione necessaria: tanto più il processo è digitalizzato, maggiori saranno i livelli di efficienza ed efficacia potenzialmente raggiungibili. Come evidenziato dall’Osservatorio Digital B2B i vantaggi riscontrati da chi ha già fatto il grande salto riguardano la riduzione del tempo di ricerca e consultazione dei documenti (secondo l’80% degli operatori logistici, trasportatori e committenti), la possibilità di avere accesso alle informazioni in tempo reale (73%) e l’aumento della sostenibilità (60%). Tutti benefici che si ripercuotono a cascata sull’intera filiera.
Se si è una PMI, ottenere questi risultati, dunque, vuol dire poter fare affidamento su soluzioni su misura. Ovvero strumenti tecnologici semplici da implementare e integrare con i sistemi aziendali esistenti. Ma, soprattutto, facili da adottare dalla popolazione aziendale, che andrà comunque formata anche attraverso iniziative di comunicazione ad hoc, in grado cioè di trasmettere i reali plus che l’organizzazione riceverà grazie al processo di trasformazione.
Un EDI a misura di PMI, la soluzione di Intesa
Consapevole delle esigenze del mercato italiano Intesa, a Kyndryl Company, ha creato un portale EDI che permette di scambiare documenti con qualunque partner, utilizzando diversi canali per attivare modalità differenti di trasmissione, eliminando completamente il lavoro manuale e registrando automaticamente tutti i documenti scambiati nel proprio ERP. La soluzione, pensata espressamente per le PMI, abilita lo scambio di documenti elettronici tra partner in qualsiasi formato sollevando l’azienda da ogni aspetto tecnico e di configurazione.
Con il portale EDI per le PMI di Intesa, a Kyndryl Company, è possibile scambiare ordini, fatture bolle, conferme d’ordine, documenti di trasporto e qualunque altro documento sia utile al business. Gli operatori sono in grado di scegliere di volta in volta le modalità di scambio più adatte, dall’invio tramite tracciato EDI proprietario o concordato al caricamento di un formato strutturato o non strutturato, passando per il data entry manuale via browser.
La soluzione di Electronic Data Interchange creata da Intesa dispone, infatti, di una interfaccia web intuitiva, a cui possono accedere diverse tipologie di utenti con livelli di autorizzazione diversi, da più organizzazioni e in modalità multilingua. La dashboard consente quindi di tenere sotto controllo lo stato di ricezione e invio dei documenti e le eventuali segnalazioni di errore.
Il portale risulta ideale anche per le imprese che hanno partner o fornitori ancora ai primi stadi del processo di digitalizzazione e che per questo utilizzano solo e-mail e formati non strutturati, come il PDF. Sarà l’addetto al back-office a occuparsi di caricare il PDF ricevuto via e-mail sul portale, che, tramite un lettore OCR (Optical Character Recognition), si occuperà in modo automatico dell’estrazione e della digitalizzazione delle informazioni, migliorandosi e auto-apprendendo di volta in volta da eventuali errori segnalati e corretti dall’operatore umano.
I vantaggi di una tecnologia flessibile, intelligente e user friendly
La soluzione è particolarmente indicata per le imprese non strutturate dal punto di vista tecnologico in quanto non risulta invasiva: essendo un portale web-based non occorre alcuna installazione o attività di manutenzione per l’IT manager, né sono richieste competenze tecniche specifiche da parte dell’end-user.
Traducendo vari formati EDI e non EDI in base alle esigenze funzionali e progettuali di ogni partner, la piattaforma consente a ogni tipo di azienda di dialogare in modo omogeneo con la pluralità dei propri partner, a prescindere dal linguaggio digitale adottato e abilitando la gestione di ogni documento con un un’unica interfaccia a scelta, da e verso il sistema informativo.
Il sistema, inoltre, permette di interrogare i documenti con una user experience semplificata, aggiornando i relativi status di ciascuna pratica nel tempo. Il vantaggio forse più significativo della soluzione offerta da Intesa, però, sta nella possibilità estendere le funzionalità del portale EDI man mano che si espande il business, aggiungendo prima i partner con cui si effettuano più scambi e, di volta in volta, gli altri, così da evitare impatti traumatici per l’organizzazione e al tempo stesso accelerare il ritorno sull’investimento.
