Sui documenti doganali, cuore della complessità e dell’ingombro burocratico associato ai processi import-export Extra UE, si concentra una delle principali declinazioni della digital transformation, con effetti che stanno a poco a poco ridefinendo l’intero corpus delle incombenze in capo alle aziende. Da anni in cima alla lista di priorità del settore, oggi la materia rientra nell’ambito della reingegnerizzazione del sistema informativo AIDA (Automazione Integrata Dogane Accise) dell’Agenzia delle Dogane, la piattaforma che gestisce le operazioni doganali, facilitando il controllo e la tracciabilità delle merci. La versione 2.0 introduce miglioramenti tecnologici, maggiore efficienza, sicurezza e integrazione con altri sistemi, per rispondere meglio alle esigenze moderne del commercio internazionale e della normativa doganale.
In particolare, nel 2022 AIDA 2.0 ha implementato nuovi prospetti doganali per le importazioni, allo scopo di migliorare la tracciabilità, l’efficienza e la conformità normativa delle operazioni: un’evoluzione in linea con le esigenze di semplificazione delle procedure di sdoganamento, riduzione dei tempi di elaborazione e aumento della trasparenza.
Verso la piena digitalizzazione dei documenti doganali
Quali sono le conseguenze di tutto questo per le imprese? «Mentre fino a qualche tempo fa i documenti doganali erano esclusivamente cartacei, ora l’Agenzia delle Dogane ha convertito tutta la documentazione in formato digitale. La modalità di interazione cambia quindi sin dalle fondamenta», spiega Emanuel Sette, Product Manager di Siav, società specializzata nel settore dell’Enterprise Content Management.
Who's Who
Emanuel Sette
Nel giugno – posticipato poi a Novembre – 2022, in particolare, sono entrati in vigore gli obblighi di digitalizzazione dei flussi documentali relativi alle importazioni, mentre è ora in corso la piena attuazione della dematerializzazione dei flussi documentali relativi all’esportazione e al transito delle merci. Ne risulta un quadro denso di obblighi per l’utilizzo di documenti digitali, ulteriormente complicato dalle nuove procedure che richiedono il download direttamente dal nuovo portale dell’Agenzia delle Dogane.
Un quadro denso di sfide
«Possiamo parlare di uno scenario popolato di sfide – fa notare Sette – che, se inquadrate in una strategia di digitalizzazione, possono trasformarsi in vere e proprie opportunità di efficientamento dei processi. Pensiamo ad esempio al download della documentazione: al centro non c’è più lo spedizioniere di turno che consegna materiali cartacei, ora si accede direttamente al portale Dogane per vedere se ci siano aggiornamenti per il mio caso. Questo è un grande passo avanti, ma allo stesso tempo una sfida che espone ad errori, perché se non si scaricano i documenti in tempo si crea un problema importante. Ma pensiamo anche alle fasi di monitoraggio: la normativa dice che tutte operazioni vanno fatte in certo arco temporale, uscendo dal quale si rischiano sanzioni. Ecco allora che ancora una volta la tecnologia viene in soccorso, ma solo a patto di intervenire nelle corrette tempistiche. E lo stesso dicasi per il personale che svolge materialmente questi accessi: al portale Agenzia Dogane è autorizzato l’ingresso solo a pochi utenti dell’organizzazione, che fare quindi se loro non ci sono o non possono svolgere il loro compito?». Unendo a tutto questo il fatto che “le performance del portale non sono ottimali”, si delinea un quadro evidentemente denso di criticità, che solo un supporto specializzato può aiutare a rendere fluido ed efficiente.
La proposta di Siav per la gestione dei documenti doganali
Ma quali caratteristiche deve avere questo supporto? Sette spiega che «per trarre vantaggio dalla digitalizzazione della bolletta doganale, il documento chiave del processo di gestione in quanto attesta la regolarità fiscale delle merci introdotte nel territorio nazionale e l’effettiva non imponibilità IVA dell’importazione, è necessario adottare soluzioni che siano in grado di integrarsi con il portale dell’Agenzia delle Dogane e con i propri sistemi interni, e che possano automatizzare il download, l’archiviazione e l’indicizzazione dei documenti». Ed è proprio con questo obiettivo che nasce ‘Digital Import Management’, la soluzione messa in campo da Siav per la gestione dei documenti doganali. Basata sull’utilizzo dell’Information Service Platform ‘Archiflow’, la piattaforma permette di gestire in modo semplice e sicuro il processo di importazione ed esportazione Extra UE, dal recupero dei documenti doganali alla loro conservazione digitale.
«Archiflow – spiega nel dettaglio Sette – si interfaccia con il portale dell’Agenzia Dogane e permette di scaricare in automatico i prospetti digitali obbligatori, usando il codice MRN fornito dall’operatore doganale o dal servizio BPO (Business Process Outsourcing) messo a disposizione da Siav. I documenti vengono poi conservati a norma e arricchiti con le informazioni estratte, da utilizzare per successive lavorazioni, come ad esempio per il collegamento tra le fatture e i documenti doganali. Inoltre, la suite consente di impostare delle ricerche personalizzate per tenere sotto controllo lo stato dei prospetti da scaricare e di quelli già scaricati, per poi procedere con la registrazione contabile».
I benefici della digitalizzazione
Nel complesso la piattaforma offre dunque una risposta tecnologica alle sfide del processo, «offrendo la piena garanzia – chiarisce Sette – che ogni passaggio sia corretto e compliant grazie anche all’appoggio dell’intelligenza artificiale nelle funzionalità di estrazione dati e indicizzazione automatica». Siav rafforza il quadro anche con il supporto normativo frutto del know how dell’Osservatorio interno dedicato, determinando benefici operativi che vanno dalla riduzione della possibilità di errore e dell’effort umano su attività a basso valore aggiunto alla tracciatura automatica delle attività di processo, dall’aumento dei controlli e del monitoraggio con abbassamento del rischio alla garanzia della completezza dei documenti nei tempi richiesti.
«Davanti alla scelta fra metodi di gestione manuali, lenti e soggetti a errori e soluzioni IT che puntano su automazione, velocità, precisione e risparmio, la strada da intraprendere è praticamente obbligata – conclude Sette -. La carta vincente è non vedere i nuovi obblighi come semplici criticità, ma come possibili leve per trasformare i processi doganali in un’opportunità di crescita: grazie alla digitalizzazione, il processo di gestione doganale può diventare un passaggio indolore che non solo allinea l’azienda alle richieste legislative, ma la posiziona positivamente sul fronte competitivo grazie a una strategia sempre più future-proof».
