Cos’è e cosa consente di fare la conservazione digitale dei documenti? Tanto per cominciare, è bene chiarire che per conservazione digitale non si intende il “semplice” processo di dematerializzazione dei documenti cartacei. La gestione documentale digitale è ben più di un sistema che consente l’archiviazione in formato elettronico di fogli e faldoni. È, prima di ogni altra cosa, una metodologia, un approccio al lavoro, rispetto a cui le tecnologie digitali rappresentano solo uno – sebbene fondamentale – degli elementi di una trasformazione che l’impresa deve affrontare soprattutto sul piano culturale e organizzativo.
In cosa consiste davvero la conservazione digitale dei documenti
In parole semplici, la vera digitalizzazione passa per la reingegnerizzazione delle modalità in cui i documenti vengono generati, condivisi, modificati, approvati e conservati secondo la normativa vigente. Si tratta dunque di un’evoluzione che non riguarda semplicemente la diminuzione o l’azzeramento dell’utilizzo della carta, ma che presuppone l’introduzione di specifiche piattaforme e prassi profondamente integrate con tutti i livelli della struttura aziendale. Una strategia che possa definirsi compiuta in questo senso, infatti, deve diramarsi anche sui touch point che mettono in contatto l’impresa con i suoi interlocutori, uniformando l’esperienza d’uso non solo a cavallo di team differenti ma anche tra organizzazioni diverse, dando vita a un ambiente digitale condiviso che risulti omogeneo, sicuro e – per gli scopi che vedremo più avanti – monitorabile.
Basti pensare, a titolo d’esempio, a come possono evolversi i cicli di vita dei contratti. In un sistema tradizionale o parzialmente digitalizzato, il documento viene redatto come file, stampato, vidimato, scansionato e salvato nel database. Gestirlo interamente attraverso i sistemi informativi, introducendo piattaforme di document management e integrandole con soluzioni di firma elettronica, vuol dire rendere tutte queste operazioni seamless, trasparenti. Ed è l’unico modo per massimizzare l’impatto benefico che la conservazione digitale dei documenti può avere sull’intero ecosistema aziendale.
Come si è evoluto l’approccio delle aziende alla gestione documentale
Da quando la connettività mobile ha permesso agli smartphone di diventare uno strumento complementare per la produttività fuori dall’ufficio, sempre più organizzazioni hanno deciso di ricorrere alle piattaforme di document management per avviare processi di efficientamento e semplificazione dei flussi documentali. Oltre all’abilitazione di una sorta di “anywhere office” per i propri collaboratori, per diversi anni i principali obiettivi alla base di questa scelta sono stati due: il raggiungimento di una maggiore rapidità nel disbrigo delle procedure approvative, con lo snellimento della burocrazia aziendale, e il contenimento dei costi, grazie alla riduzione dei consumabili e delle strutture necessarie alla conservazione fisica degli archivi cartacei. Tutto questo è stato vero fino al 2020.
La pandemia, come tutti sanno, ha cambiato le carte in tavola, radicalizzando nel giro di pochissimo tempo i concetti di Smart Working e business continuity, e rafforzando l’esigenza di una digitalizzazione compiuta della gestione e della conservazione dei documenti: documenti che oggi devono essere fruibili su qualsiasi supporto, a prescindere dal luogo in cui si trovano gli utenti e dal dispositivo che hanno a disposizione. I flussi devono poter avanzare senza intoppi, garantendo un accesso semplice e immediato ai file senza scendere a compromessi sul fronte della sicurezza.
I vantaggi generati dalla conservazione digitale dei documenti
C’è chi sta muovendo i primi passi in questo senso, sistematizzando un approccio al document management che nei primi mesi dell’emergenza sanitaria era stato improntato all’improvvisazione. Ma c’è anche chi, invece, avendo affrontato questa trasformazione in tempi non sospetti, è già riuscito a maturare con l’esperienza pratica la consapevolezza che la gestione digitale dei documenti, se opportunamente implementata, può contribuire a migliorare i risultati di business. Come? Potenziando la user experience dei collaboratori, dei partner e dei clienti coinvolti negli iter approvativi. Ma anche sviluppando la capacità di sfruttare i dati generati da ciascuna interazione per ottenere insight utili a innovare i processi stessi. Vediamo più nello specifico alcuni dei vantaggi offerti dalla digitalizzazione della gestione documentale.
Rendere i processi di approvazione più snelli e omogenei
Chiunque abbia a che fare con i processi approvativi sa fin troppo bene quanto a volte possano risultare lenti e tortuosi i percorsi lungo cui si muovono pratiche anche molto importanti. Ancora troppo spesso, per perfezionare il proprio ciclo lungo la catena del consenso, i documenti devono superare una serie di passaggi che, non essendo digitalizzati, creano colli di bottiglia. Basti pensare ai contratti inviati a clienti, partner e fornitori, che senza continui solleciti e reminder rischiano di perdersi o arenarsi tra le varie sponde aziendali. Ma non va meglio nemmeno se si parla di modulistica interna, che tra permessi, ordini di acquisto e circolari fa il più delle volte giri immensi prima di trovare la giusta strada. La conservazione digitale permette di rivoluzionare questo stato di cose, soprattutto nel momento in cui si sceglie di accentrare in un’unica dashboard i vari flussi. Questo permette di sviluppare una visuale unificata sui diversi workflow attivi, che possono inoltre essere automatizzati. Se il sistema è stato progettato correttamente, nel momento in cui si avvia un processo approvativo la situazione viene aggiornata in tempo reale, allertando di volta in volta, attraverso alert e notifiche, gli amministratori e gli attori coinvolti nell’iter.
Proteggere efficacemente i flussi documentali
Allo stesso tempo, digitalizzare i flussi documentali significa metterli in sicurezza. Innanzitutto, perché si ha la garanzia che ciascun documento sarà fruito solo ed esclusivamente dai destinatari prefissati, i quali potranno accedervi, modificarlo e approvarlo in funzione delle proprie credenziali, assegnate da chi ha creato il file o da chi amministra il sistema. In secondo luogo, tutti i passaggi dell’iter vengono registrati in appositi repository, che possono tenere traccia di ciascuno step e generare copie di backup non solo dei moduli, ma dell’intero procedimento di modifica, condivisione e approvazione. Il salvataggio nei database aziendali (on premise o in Cloud) avviene di solito tramite chiavi crittografiche che garantiscono la privacy dei documenti, rendendoli al tempo stesso facilmente fruibili da qualsiasi dispositivo per chi ha l’autorizzazione a procedere e inaccessibili per chi invece non possiede i privilegi per visionarli.
Dare vita a un anywhere office agile e sicuro
I sistemi di gestione e conservazione digitale dei documenti, come accennato, consentono a tutte le risorse aziendali di prendere parte a qualsiasi processo anche senza essere fisicamente presenti in ufficio. Grazie alla firma elettronica e alla possibilità di attribuire a ogni utenza una precisa identità digitale, i lavoratori possono farsi riconoscere in maniera univoca dal sistema e visionare, modificare, approvare e condividere qualsiasi tipo di documento ovunque si trovino.
Una piattaforma di document management pensata per lo smart working e la collaboration, va precisato, dovrebbe garantire la piena funzionalità delle suite per la gestione dei documenti su qualsiasi schermo, senza limitare in alcun modo l’interazione passando dal monitor del desktop al display dello smartphone. E, non dimentichiamolo, dovrebbe facilitare l’acquisizione digitale di materiale disponibile su supporti cartacei
Mappare le responsabilità sui flussi documentali strategici
Implementare una piattaforma di conservazione digitale dei documenti, si è detto, vuol dire anche creare un sistema affidabile per tracciare documenti, processi e singoli interventi. Rendere le procedure trasparenti, attribuendo specifiche responsabilità a determinate azioni permette di mappare il rispetto dei ruoli sui flussi documentali strategici e potenziare la accountability dell’ecosistema aziendale nel complesso. L’assunto, infatti, vale sia per le valutazioni sulle scelte fatte dal top management, sia per quelle relative alle attività intraprese da collaboratori e team interni, sia infine per quelle sulle iniziative di partner, fornitori e clienti. Grazie all’analisi dei dati estratti dagli scambi documentali le imprese oggi hanno la facoltà di classificare i propri interlocutori in base alla precisione e alla puntualità con cui eseguono i task assegnati, erogano i servizi concordati e saldano i pagamenti dovuti.
