B810 Group supporta le aziende nei loro percorsi di trasformazione digitale progettando e realizzando soluzioni di comunicazione Machine-to-Machine (M2M) e IoT (Internet of Things), sistemi di Edge Computing e analisi periferica dei dati. Si tratta di un’azienda con una forte vocazione all’innovazione digitale, ma come spesso capita alle aziende di successo si privilegiano investimenti legati alla ricerca e sviluppo nonché commerciali, lasciando in secondo in piano i processi interni. In un tale contesto, la gestione degli ordini e della Supply Chain era ancora in prevalenza basata su procedure manuali e supporti cartacei, con flussi di lavoro difficilmente monitorabili. «La nostra priorità sin dalla nascita, nel 2011, è sempre stata il business – mi spiega Arturo Caprari, Purchasing Director di B810 Group –. Ci siamo ritrovati a gestire contemporaneamente la crescita esplosiva della nostra attività, i numerosi brevetti e marchi depositati, la realizzazione di un nuovo impianto di produzione in Albania… Il tutto nel giro di pochissimo tempo. Eravamo sempre di corsa e questo ci ha impedito per molto tempo di strutturarci su attività che oggi sono sempre più cruciali, come la gestione degli ordini e delle forniture».
Who's Who
Arturo Caprari
Purchasing Director di B810 Group
La spinta propulsiva della fatturazione elettronica
La spinta alla digitalizzazione della Supply Chain è arrivata con l’entrata in vigore dell’obbligo della fatturazione elettronica nel B2B, il 1 gennaio 2019. È in quell’occasione che la società entra in contatto con Credemtel che, con 2.700 clienti attivi e un movimentato di 60 milioni di fatture l’anno, si posiziona tra i player nazionali di riferimento per i processi di conservazione a norma, e fattura e gestione in digitale degli ordini.
Un anno dopo i primi colloqui è esplosa la pandemia e quel progetto fino ad allora solo abbozzato è stato ripreso in mano. «Lo stop imposto dal Covid ci ha in qualche modo aiutato, imprimendo un’accelerazione a un cambiamento che di fatto era già previsto, ma che in condizioni normali avrebbe richiesto molto più tempo per realizzarsi».
La collaborazione al centro dei processi di riconciliazione
La svolta vera e propria però, è arrivata nella primavera del 2021, quando Credem offre a B810 Group la possibilità di entrare a far parte di un progetto pilota di digitalizzazione della Supply Chain. «Il percorso, che abbiamo intrapreso insieme a Credemtel ci ha permesso di avere a disposizione una piattaforma che risponde alle nostre esigenze. Lavorando a stretto contatto con il fornitore stiamo adattando le funzionalità della soluzione alla nostra realtà». La soluzione cui fa riferimento il manager è GAWSCM che, come precisa Matteo Giannetti, Responsabile Business Strategy & Partnership di Credemtel e Direttore Generale della controllata Sata, «nasce con l’obiettivo di offrire al nostro cliente un cruscotto unico per poter dialogare con tutti i fornitori ingaggiandoli nelle modalità per loro più congeniali, dalla posta elettronica all’EDI, massimizzando la collaborazione riducendo al minimo gli interventi IT».
Who's Who
Matteo Giannetti
Responsabile Business Strategy & Partnership di Credemtel e Direttore Generale della controllata Sata
GAWSCM è una piattaforma in cloud che si integra tramite connettori con gli ERP e gli MRP (Material Requirements Planning) in uso, digitalizzando i flussi di lavoro per garantire un procure-to-delivery e un procure-to-pay efficaci. Il modulo Collaboration assicura una gestione automatizzata delle diverse attività, dall’emissione dell’ordine alla contabilizzazione della fattura. Il modulo Reconciliation, invece, permette la riconciliazione automatica con il DDT, il documento di trasporto, all’atto della ricezione della merce. «L’elemento più disruptive – sottolinea Giannetti – è il coinvolgimento diretto del fornitore nel processo di riconciliazione, cosa questa che permette di snellire tutto il workflow di quadratura, riducendo anche i tempi dei pagamenti. Senza dimenticare l’impatto sulla sostenibilità di tutto il processo, per cui l’uso della carta viene praticamente azzerato».
Stimare il rischio di fornitura
All’interno di GAWSCM il fornitore è chiamato a collaborare utilizzando elementi molto intuitivi. Potrebbe trattarsi di una e-mail contenente un link attivo che rimanda a un sito nel quale sono esposti tutti gli ordini. L’operatore potrà decidere di approvarne solo alcuni oppure autorizzarli in blocco. Un’altra possibilità è l’accesso tramite il portale online, che offre una vista dei diversi fornitori e mostra in un’unica schermata tutti gli ordini dello stesso fornitore. La piattaforma permette di valutare facilmente le performance dei diversi supplier, il cosiddetto vendor rating e, in particolare di evidenziare l’ODT (on-time delivery), una metrica sempre più importante soprattutto nella delicata fase di allocazione dei budget. «Fino a poco tempo fa – sottolinea Caprari – era impossibile stimare il rischio di fornitura. Per chi come noi tratta la componentistica elettronica, la gestione degli acquisti, con i lockdown che si susseguono ancora oggi in Cina e i conflitti che influenzano il mercato energetico, è sempre più complessa ed è fondamentale riuscire a valutare in modo puntuale le performance dei diversi fornitori. L’incertezza che caratterizza gli ordini, i prezzi delle forniture, i tempi di consegna, ci obbliga a modifiche continue ed è impensabile intervenire così spesso sui documenti cartacei. Serviva una gestione totalmente digitale, che ci permettesse di trasferire le informazioni sulle forniture, istantaneamente, a tutta l’organizzazione. Obiettivo che abbiamo raggiunto con l’aiuto di Credemtel».
L’agilità come valore di business
«Nel caso di B810 abbiamo avuto modo di lavorare fianco a fianco con loro reparto di information technology e questo sicuramente ha agevolato l’implementazione, tuttavia abbiamo anche situazioni in cui il nostro cliente non ha le competenze interne per gestire l’integrazione. In un contesto di questo tipo le tecnologie di Robotic Process Automation – puntualizza Giannetti – permettono di accelerare al massimo i tempi di implementazione simulando l’operatività del personale addetto alla gestione di ordini e fatture attraverso gli algoritmi».
«In questo momento – sottolinea Caprari – stiamo testando la parte di rischedulazione degli ordini e poi passeremo alla riconciliazione delle fatture, mentre i moduli di conferma dell’ordine e caricamento del DDT sono già operativi. I vantaggi sono sotto gli occhi di tutti, in termini di riduzione degli errori e dei costi fissi, di miglior controllo e accuratezza dei processi. La visione d’insieme dei fornitori che operano su canali diversi ci permette di confrontare le loro prestazioni a colpo d’occhio, cosa impensabile fino a qualche mese fa».
Grazie ai connettori sviluppati tra il portale MRP di B810 e la piattaforma GAWSCM è stato possibile automatizzare il rescheduling (anticipi e ritardi nella consegna della merce), migliorando la gestione del magazzino e il cash flow. «Prima – conclude Caprari – in caso di variazioni eravamo costretti a estrapolare le informazioni dal sistema inviandole via posta elettronica al fornitore. Il supplier esaminava le informazioni e questo richiedeva molto tempo, visto che spesso si trattava di centinaia o migliaia di righe. A quel punto, ci rinviava le sue considerazioni e un operatore del nostro ufficio procurement inseriva manualmente le modifiche. Una volta a regime il rescheduling, invece, tutto questo flusso di lavoro sarà automatizzato, a vantaggio dell’agilità e della reattività del business».
