I benefici della digitalizzazione e della dematerializzazione rientrano spesso fra gli argomenti trattati su ICT4Executive e ICT4Professional (fra gli altri: la tecnologia nello studio professionale? Ecco quanto si risparmia; la digitalizzazione per uscire dalla crisi; digitalizzare l’impresa, il modello per il calcolo dei benefici).
In questo articolo, vediamo più nel dettaglio come questi benefici si traducono in un risparmio di costi, prendendo come esempio due tipologie di studi professionali: uno di piccola dimensione con un fatturato intorno ai 50mila euro; l’altro più strutturato, con un fatturato al di sopra del milione di euro.
L’analisi prende spunto da uno specifico modello sviluppato dall”Osservatorio ICT&Commercialisti per la valutazione dei benefici della dematerializzazione negli studi professionali (in particolare commercialisti) con riferimento alla dematerializzazione nelle attività di contabilità per persone fisiche e società.
Il modello si basa sulla considerazione che l’introduzione della dematerializzazione dei documenti, incide sia sull’efficienza dei processi che sugli output prodotti, impattando prevalentemente su tre tipologie di costo: tempi di esecuzione delle attività, spazi occupati dagli archivi cartacei, materiali di consumo (carta, toner stampanti e fax, e via dicendo).
La figura seguente illustra i benefici monetari – empiricamente rilevati presso le aziende clienti – per tre tipologie di documenti trattati dai commercialisti nell’ambito della gestione della contabilità dei loro clienti: Libri e Registri, dichiarativi e fatture registrate (indistintamente attive e passive). Ovviamente, più cresce il numero dei documenti o delle pagine da dematerializzare e conservare in modalità sostitutiva, più aumenta il beneficio e il risparmio rispetto alla modalità di gestione tradizionale, manuale e cartacea.
Il risparmio della dematerializzazione per tipo di documento (fonte: Osservatorio ICT&Commercialisti-School of Management Politecnico di Milano)
Come si può notare, i benefici di maggiore entità riguardano l’attività “registrazione automatica delle fatture” e la “conservazione sostitutiva delle fatture”, ciascuna delle quali genera un risparmio compreso tra circa 1 e 2 euro a documento. Con il termine “registrazione fatture” si intende, in realtà, un insieme più complesso di documenti, che comprende, oltre a quelle attive e passive, anche i registri dei corrispettivi, gli estratti conto bancari, i registri di cassa. I benefici, quindi, non sono circoscritti solamente al “documento fattura”.
Applicando questo modello a un esempio di “piccolo” e “grande” studio è evidente che il beneficio emerge maggiormente nell’area “registrazione fatture”, perché i volumi qui sono maggiori rispetto alle altre tipologie di documenti.
In termini assoluti il grande studio beneficia di risparmi superiori, però è interessante notare come il piccolo ottenga una non trascurabile incidenza percentuale dei benefici sul fatturato.
I risparmi ottenibili con la dematerializzazione in due tipologie di Studio (fonte: Osservatorio ICT&Commercialisti-School of Management Politecnico di Milano)
Oltre ai benefici tangibili, concreti, misurabili, esistono altri vantaggi più sfumati, ma non meno importanti perché hanno spesso un valore strategico che merita di non essere sottovalutato. Tipci esempi di benefici intangibili sono i seguenti:
-
Migliore qualità e maggiore tempestività dei dati a disposizione, che consentono di migliorare la pianificazione del lavoro e il clima lavorativo, di eseguire le diverse attività con minore
affanno, di poter dedicare più tempo e attenzione alle attività (e ai Clienti) a maggior valore. - Migliore capacità di misurare con più precisione la redditività per singolo cliente o attività da cui deriva la maggiore capacità di controllo e analisi dei processi lavorativi interni.
-
Miglioramento dell’immagine sul mercato servito e potenziale, grazie all’adozione di strumenti che consentono al cliente di poter differenziare la propria relazione con il professionista: diretta e “de visu”, quando le circostanze lo richiedono; oppure snella e
mediata dalla tecnologia per attività più operative
