Quante volte in azienda si ha l’impressione di “perdere” molto tempo nel recuperare documenti o informazioni? Articoli online armati di statistiche lo confermano soprattutto rispetto a tutte quelle azioni di ricerca documentale e recupero informazioni.
La soluzione proposta da moltissimi esperti, come indicato anche da bizcommunity, è quella di utilizzare dei software che possano aiutare ad ottimizzare i processi recuperando del tempo perduto.
In tal senso in rete esistono esistono dei software, i DMS come LogicalDOC, che rappresentano un valido supporto: il DMS, o Document Management System, è un software che permette di archiviare o catalogare i documenti o file, indicizzarli e modificarli all’interno del software stesso (o in collegamento con altri software dedicati). Avere un software di questo genere, usato trasversalmente da tutti i dipendenti dell’azienda, rende facile il ritrovamento della documentazione necessaria, diminuendo il tempo e la fatica della ricerca.
Alcuni di questi software permettono, oltre all’archiviazione documentale, anche la possibilità di creare report e workflow approvativi, l’accesso nelle cartelle a dei gruppi di user specifici, e hanno anche molte altre funzioni che facilitano la vita di tutti i dipartimenti aziendali.
Ma quanto economicamente conveniente acquistare ed utilizzare un sistema di Gestione Documentale? Di seguito sono elencati i 4 fattori che indicano se l’introduzione di questa soluzione può essere vantaggiosa per le aziende.
I 4 passaggi da seguire prima di comprare un DMS
1 – Individua le principali cause d’inefficienza nella tua azienda
Innanzitutto, è sempre necessario verificare di cosa ha bisogno l’azienda. Se i processi risultano molto lenti, bisogna porsi alcune semplici domande che aiutano a definire se l’utilizzo di un software di archiviazione documentale è strategico per l’azienda.
– I dipendenti possono ritrovare documenti in un breve lasso di tempo senza dover richiedere l’aiuto di un altro collega?
– I dipendenti possono recuperare la documentazione anche quando non si trovano in ufficio o sono impegnati in meeting aziendali o con dei partner esterni (come ad esempio dei clienti)?
– I dipendenti hanno la possibilità di verificare se un documento è stato modificato recentemente e poter recuperare le varie versioni precedenti con facilità?
– I tdipendenti hanno la possibilità di essere automaticamente avvisati qualora la documentazione cambi o qualora ci sia un nuovo documento in una specifica cartella riguardante un progetto importante?
Di solito, chi non ha un sistema di archiviazione per i documenti aziendali, risponde “no” alla maggior parte delle domande, dimostrando come, nonostante sia vitale il ruolo che la documentazione ricopre in un’azienda, non è sempre facile trovare, verificare e manipolare un documento con rapidità e facilità.
2 – Calcola come queste perdite di tempo possono pesare sul tuo bilancio
Dover cercare un documento è una perdita di tempo, ma come si può nella pratica calcolare la perdita di denaro associata a questa mancanza di ottimizzazione nella ricerca documentale?
Un articolo recente scritto da CIO dichiara che, in media, un impiegato spende 38 minuti al giorno alla ricerca di un documento. Si può assumere che con un DMS si possa ridurre il tempo di ricerca di almeno 15 minuti: questo significa che per ogni dipendente che lavora 220 giorni all’anno, sarà possibile recuperare 55 ore di lavoro. Per un’azienda di 10 persone dove si spende 20 euro all’ora per dipendente, si risparmierebbero fino a 11.000 euro l’anno. Questo calcolo può essere applicato a qualsiasi azienda e serve a calcolare il ROI, che permette di capire se il capitale investito per un progetto (in questo caso il DMS) sarà redditizio oppure no.
3 – Assegna il progetto a qualcuno ed esegui un primo test su “strada”
Immaginiamo che, sulla carta, installare LogicalDOC sembri essere una buona scelta. La prima cosa da fare è assegnare il progetto a qualcuno che lo possa seguire dall’inizio alla fine. Scegliere la persona che si occuperà del progetto è molto importante: sicuramente dovrà saperne d’informatica e conoscere bene quali sono i software attualmente in utilizzo all’interno dell’azienda e vedere come integrare questi ultimi con il Software di Gestione Documentale.
Molti software DMS permettono di scaricare una versione di prova che consente di utilizzare il software completo di tutte le funzionalità della versione acquistabile. Una volta richiesta la versione di prova, il capo-progetto assegnato dovrà incominciare un progetto pilota di piccola scala per verificare l’effettiva compatibilità del software ai processi aziendali e ai software correntemente utilizzati in azienda.
Una volta installato il DMS, sarà possibile iniziare a testarlo per il tempo necessario. È importante che in questa fase di Quality Testing ci sia un costante feedback da parte degli utilizzatori, così come é importante, da parte del capo-progetto, entrare in contatto con il servizio tecnico del software per vedere i dettagli ed integrare il software grazie all’aiuto di esperti informatici.
4 – Permetti alla tua azienda di sfruttare al meglio il software
Una volta deciso che il DMS è la scelta giusta, per implementarlo al meglio è una pratica prevdere un training appropriato per i dipendenti. Ad esempio, nonostante LogicalDOC sia estremamente intuitivo e disponga di molte funzionalità che possono aiutare i dipendenti a gestire il proprio tempo e la propria produttività, è comunque richiesto un training efficace e aggiornato, attreverso una formazione appropriata per velocizzarne la corretta implementazione all’interno dell’azienda.
Ma il training non è la sola cosa necessaria, è fondamentale anche che le procedure aziendali associate al software siano rispettate. Per questo motivo è importante richiedere uno sforzo supplementare agli impiegati, affinché eseguano le attività strettamente legate al software (come la ricerca dei documenti) nel minor tempo possibile e offrendo loro più tempo per tutti gli altri incarichi. In questa maniera si abitueranno a usare il software più rapidamente e la transizione verso un archivio senza carta facile da consultare sarà più rapida.
Inoltre è necessario poter contare su un supporto tecnico efficiente per risolvere ogni possibile malfunzionamento del software il più rapidamente possibile.
Vale la pena utilizzare un DMS?
Come detto in precedenza, quando si parla di acquisti si parla d’investimento, e quindi di valutazione dei benefici. Quando si acquista un DMS, come LogicalDOC, sin dalle battute iniziali si può riscontrare come da un lato ne risentano positivamente i processi. Anche il risparmio è evidente. Il risparmio del costo di carta e inchiostro, stampanti e luce, così come del tempo impiegato dai dipendenti in attività a scarso valore, ripaga in breve tempo l’acquisto e avvalora la decisione di aver intrapreso un percorso di ottimizzazione approcciandosi a un sistema di gestione documentale.
