Cosa si intende per “vendor rating”?
Il “vendor rating” costituisce la “base” per definire un nuovo approccio nella relazione con i propri fornitori, secondo logiche sempre più orientate a rapporti di partnership. Le soluzioni di vendor rating consentono infatti di monitorare e misurare sistematicamente, su parametri oggettivi, le performance dei fornitori durante tutto il periodo di collaborazione, sia in relazione ad aspetti “generali” (ad esempio il rispetto di determinate certificazioni ambientali), sia in relazione alla singola fornitura.
Il sistema di valutazione preventiva e consuntiva gestito dalla soluzione di vendor rating che abbiamo adottato si esprime attraverso veri e propri “punteggi”, che aiutano a comprendere meglio e in maniera oggettiva, trasparente e tracciabile, le effettive capacità – o criticità – dei fornitori con cui si sta lavorando. Questa visibilità è preziosa per prendere decisioni coerenti con gli obiettivi aziendali, in particolare per quanto riguarda i fornitori più strategici. Poniamo, ad esempio, che le performance di un fornitore cruciale non siano più totalmente soddisfacenti. Fatte le verifiche del caso si potrà impostare, insieme al fornitore, un programma “correttivo” e verificare, tramite il vendor rating, se i punteggi relativi ai KPI (Key Performance Indicators) oggetto di valutazione evidenziano nel tempo il miglioramento atteso o meno.
Se, dunque, la rilevazione delle performance dei fornitori è un’attività importante per le aziende, il fatto di poterla gestire in maniera strutturata, snella, trasparente e tracciata attraverso una soluzione tecnologica ad altre prestazioni – nel nostro caso sviluppata da BravoSolution – ne fa una “leva di miglioramento” su diversi fronti, dalla valutazione del rischio di approvvigionamento al miglioramento del processo/prodotto del fornitore stesso.
Quali sono le differenze con i consueti processi di qualificazione dei fornitori?
ll processo di qualificazione si focalizza sulla fase preliminare all’esecuzione della fornitura, garantendo che l’accesso ad una specifica opportunità di business sia riservato, ad esempio, ad operatori rispondenti a specifici requisiti. Gli albi fornitori utilizzati dalle aziende soggette al Codice dei Contratti Pubblici si basano, tipicamente, su questa modalità tipo di “pre-selezione”. Il vendor rating integra questo tipo di valutazione “ex ante” – misurata anch’essa tramite punteggi – con la misurazione sistematica del comportamento del fornitore nel tempo (“ex post”).
Ovvero, facendo un’analogia, non mi fermo alla “fotografia” di inizio rapporto ma “giro un film” che registra l‘evolvere della relazione nel tempo. Si tratta dunque di un’osservazione dinamica, che restituisce informazioni sempre aggiornate sulle prestazioni del fornitore rispetto ai parametri di interesse, che possono essere anche molto specifici.
E’ fondamentale impostare con attenzione questi parametri, definendoli e dando loro i giusti “pesi” in funzione degli obiettivi dell’azienda. Se, ad esempio, la priorità è garantire processi “green”, sarà opportuno inserire KPI in grado di evidenziare la capacità dei fornitori su questo fronte. Il supporto dei professionisti BravoSolution ci ha aiutato a definire con precisione questa “modellizzazione” in tempi contenuti.
Perché SEA ha scelto di adottare questa nuova modalità di gestione della relazione con i fornitori?
Da diversi anni gestiamo per via telematica i processi di gara attraverso il portale “SEApprovvigionamenti”, sempre sviluppato da BravoSolution; più recentemente abbiamo integrato il processo con l’Albo Fornitori Digitale. L’aggiunta di funzionalità di vendor rating costituisce un ulteriore progresso verso una gestione del ciclo di acquisto orientata all’efficienza, alla trasparenza e alle pari opportunità per i fornitori. Inoltre, quale azienda di pubblico servizio, diamo particolare valore al mantenimento di elevati standard qualitativi nel servizio offerto ai nostri clienti.
L’avvalersi di fornitori “eccellenti” ed affidabili, con i quali instaurare rapporti che vadano oltre la mera esecuzione di un contratto, è uno dei presupposti per garantire questa qualità. E l’unico modo per far emergere i fornitori più meritevoli è quello di valutarne, sistematicamente ed oggettivamente, le prestazioni, attività che la soluzione di vendor Rating ci permette di svolgere egregiamente.
Dunque l’obiettivo è un ciclo di acquisto online totalmente integrato tramite modalità di gestione telematiche, trasparenti e “paperless”?
Esattamente. L’integrazione fra i processi telematici di gara e i nostri sistemi gestionali SAP è già effettiva da anni, attraverso un ciclo unico che informatizza tutte le attività cha vanno dalla formalizzazione dei fabbisogni (richiesta di acquisto), al processo di gara (richiesta di offerta tecnica ed economica, apertura buste, finalizzazione e assegnazione) fino alla restituzione dei dati necessari per formalizzare i contratti. L’integrazione in corso con le funzionalità di Vendor Rating “completa” il processo.
Quali sono i principali benefici del processo di innovazione nella gestione degli acquisti condotto da SEA in questi anni e quali le aspettative sul fronte vendor rating?
Sono molteplici. Siamo sicuramente cresciuti in termini di efficienza, in particolare su attività prima svolte manualmente quali, ad esempio, l’allineamento delle offerte dei fornitori. Abbiamo inoltre ridotto in maniera molto significativa, compatibilmente con gli obblighi normativi, l’uso di carta. L’integrazione con il nostro ERP ha inoltre praticamente azzerato la duplicazioni dei dati nei sistemi, con relativi rischi di errore. Inoltre, trasparenza e tracciabilità sono garantite.
Lo snellimento dei processi è gradito anche dai fornitori, per i quali il portale “SEApprovvigionamenti” è ormai uno strumento di lavoro quotidiano. E proprio sul fronte dei fornitori ci aspettiamo un grande supporto dal Vendor Rating poiché diventerà lo strumento per condividere e perseguire, insieme, gli obiettivi di “continuous improvement” che guidano l’operato di SEA.
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