Ottimizzare la catena del valore e ridurre i rischi legati alla volatilità delle forniture oggi vuol dire sostanzialmente sviluppare un approccio evoluto al Supplier Management. Servono, in altre parole, soluzioni e metodologie che semplifichino la gestione delle informazioni, delle relazioni e delle procedure di controllo qualità attraverso cui l’organizzazione sceglie, ingaggia e mantiene i propri partner.
Supplier Management, cosa è e qual è il ruolo degli insight
L’obiettivo è quello di fare leva, nel tempo, sui player più affidabili e resilienti del mercato fornendo loro tutti gli input necessari per comprendere le reali esigenze della filiera produttiva e costruendo un rapporto reciprocamente vantaggioso.
Più facile a dirsi che a farsi.
Orchestrare i flussi in entrata e in uscita di una simile mole di dati implica una governance che non tutte le imprese, specie quelle di taglia media e piccola, possono permettersi.
Supplier Management, le sfide da affrontare
La questione non è meramente tecnologica. Occorrono anche competenze specialistiche, sia per analizzare i dataset ed estrarre rapidamente gli insight utili a prendere decisioni informate, sia per intervenire correttamente sui processi in atto, così da rispondere alle minacce rilevate e mitigare gli effetti di imprevisti potenzialmente dannosi per il business.
E tutto questo dando per scontata quella Data Quality che, spesso, invece, purtroppo così scontata non è.
La raccolta e la classificazione dei dati, infatti, oggi si basa – nella stragrande maggioranza dei casi – su operazioni gestite manualmente, che generano inefficienze e inevitabili errori di inserimento. Omissioni e sviste di data entry foriere di mismatch e farraginosità non solo nei processi di selezione e negoziazione, ma anche lungo il ciclo del Procure-to-Pay.
I vantaggi dell’utilizzare l’AI nella selezione e gestione dei fornitori
Le sfide da affrontare per dare vita a un Supplier Management evoluto, dunque, non mancano. Per fortuna molte possono essere affrontate e vinte grazie all’introduzione di piattaforme di Intelligenza Artificiale in grado di automatizzare anche task delicati e di indirizzare in modo specifico ed efficace il soddisfacimento di una serie di parametri e fattori critici di successo per irrobustire la catena del valore.
Si parte, naturalmente, dalla capacità di risparmiare tempo e risorse nello svolgimento dei processi operativi e delle funzioni di controllo della qualità per arrivare a una maggiore trasparenza della Supply Chain attraverso la valutazione e la mitigazione dei rischi (inclusi quelli di compliance).
Completa il quadro l’abilità di eseguire verifiche più mirate sull’onboarding di nuovi fornitori e sulle loro prestazioni una volta attivata la partnership.
I 4 pilastri del Supplier Management
Ma quali sono, nello specifico, le aree del Supplier Management su cui è fondamentale agire sfruttando i sistemi di automazione abilitati dall’AI?
Come ben sanno gli addetti ai lavori, sono diversi gli elementi che concorrono a caratterizzare il tema della gestione fornitori a tutto tondo. Ogni elemento ricopre a suo modo un ruolo cruciale nella costruzione di un framework capace di offrire nuovo valore e opportunità future attraverso una gestione più oculata delle relazioni.
Sostanzialmente, sono 4 i livelli su cui è possibile agire:
- Supplier Information Management, che ingloba gli strumenti e le procedure con cui un’azienda acquisisce, archivia e analizza i dati dei fornitori per valutarne punti di forza e di debolezza;
- Supplier Relationship Management, su cui si innestano le metodologie per valutare il contributo al business che hanno i beni e i servizi offerti da ciascun fornitore;
- Supplier Risk Management, che corrisponde al sistema adottato per gestire i processi di identificazione, valutazione e mitigazione delle minacce per l’azienda e la sua catena di fornitura;
- Supplier Quality Management, che misura la capacità di un fornitore di gestire, monitorare e rispondere agli imprevisti secondo i tempi e le modalità concordate.
Gestione dei fornitori: procedure manuali vs automazione
Passando ad analizzare l’impatto che persino le operazioni più semplici, se condotte manualmente, possono avere sul Supplier Management, non si può non citare il fattore di rischio implicito nel trattamento delle informazioni sensibili su supporti non strutturati, a partire da e-mail, chat, PDF, documenti cartacei e telefonate.
Non si parla semplicemente di bassi standard sul piano della riservatezza, ma anche di scarsa accessibilità a input potenzialmente strategici per la prosecuzione del rapporto con il partner. Il che va a scapito del potere negoziale dell’impresa al momento del rinnovo del contratto.
Facendo affidamento sulla gestione manuale di processi non digitalizzati, inoltre, non solo diventa difficile tenere traccia di tutti i dati prodotti, ma si fa estremamente più complesso anche il monitoraggio dei canali di acquisto e della conformità delle operazioni di fatturazione elettronica. La scarsa trasparenza sul ciclo di fatturazione, che include i pagamenti, allunga poi drasticamente i tempi di elaborazione delle transazioni causando ritardi che finiscono per rallentare tutti i processi delle catene di fornitura.
Allo stesso modo, si complica il lavoro per chi ha l’onere di controllare il flusso di cassa: una visuale caotica sui movimenti in entrata e in uscita che inficia l’individuazione di termini di pagamento ottimali e rischia di generare una minore disponibilità di contante.
Robotic Process Automation, i vantaggi per il Supplier Management
L’introduzione di soluzioni RPA (Robotic Process Automation) per la raccolta dei dati e per lo svolgimento di attività ripetitive e a basso valore – ma comunque essenziali per assicurarsi una Data Quality elevata – cambia completamente le carte in tavola.
Insieme alla totale trasparenza dei flussi, l’automazione porta con sé anche il concetto di scalabilità, ovvero di applicabilità di best practice e casi d’uso di successo a processi inizialmente non coinvolti dal progetto di trasformazione digitale, con un’accelerazione sul ritorno degli investimenti e il raggiungimento in tempi rapidi di efficienze che aumentano i profitti e riducono i rischi per la filiera.
I vantaggi offerti dall’automatizzazione dei processi di onboarding
Gli esempi di applicazioni per il Supplier Management basate sull’Intelligenza Artificiale non mancano.
A monte della catena del valore, l’automatizzazione può innanzitutto snellire, semplificare e rendere più sicure tutte le operazioni di onboarding. È sufficiente implementare un portale fornitori self-service per eliminare alla radice il problema della raccolta e della classificazione dei dati trasmessi su formati eterogenei.
Allo stesso tempo, i fornitori hanno la facoltà di accedere, attraverso un meccanismo di identificazione univoca, a una piattaforma all’interno della quale possono inserire, modificare e monitorare in modo autonomo tutte le informazioni condivise con il cliente.
In pratica, i partner utilizzano moduli di registrazione online standard che consentono di sapere facilmente quali informazioni devono essere fornite.
I riflessi sul Risk Management e la continuità operativa
La verifica automatica dei campi compilati abilitata dall’Artificial Intelligence aiuta le parti interessate a identificare e correggere rapidamente gli errori.
Una soluzione di gestione dei fornitori automatizzata è quindi in grado di verificare il numero di conto bancario internazionale inserito e garantire che l’IBAN inviato corrisponda alla società corretta. Ai fornitori viene, poi, ricordato automaticamente di inviare le informazioni mancanti, velocizzando così l’onboarding e riducendo le attività di ricontatto e riconciliazione dei dati presenti nello schedario.
La registrazione dei fornitori attraverso un portale self-service riduce inoltre i rischi – ormai elevatissimi – connessi con l’utilizzo di canali di comunicazione tradizionali. Aprire un’e-mail di phishing può risultare fatale per l’intera organizzazione, mentre in un ambiente ad hoc tutte le informazioni vengono verificate e monitorate dal sistema, liberando il personale che può concentrarsi su attività di maggior valore, a partire dalla gestione delle eccezioni attraverso dashboard unificate, che forniscono visibilità totale in ciascuna fase del processo.
Supplier Management e gestione dei contratti
Scendendo più a valle dei processi di Supplier Management, la gestione automatizzata delle fatture inviate dai fornitori consente di definire il modo in cui vengono classificate, trattate e soddisfatte le richieste, migliorando al contempo l’esperienza dei partner grazie a pagamenti e risposte più veloci.
I già citati portali self-service permettono, tra l’altro, ai fornitori di monitorare autonomamente lo stato delle fatture e di utilizzare gli strumenti di messaggistica integrati nella piattaforma per ottenere in modo rapido – e, ancora una volta tracciato su database strutturati e facilmente accessibili – una risposta alle loro domande.
L’automatizzazione, infine, è il modo migliore per affrontare il delicatissimo tema della gestione dei contratti. Fornendo un repository centrale dei documenti, una soluzione di Supplier Management consente infatti di recuperare in “tempo zero” i file salvati, crearne di nuovi – compilando in modo semplice campi con valori predefiniti in base al partner -, controllare la conformità del documento tramite workflow approvativi, tracciare in modo trasparente le modifiche apportate, monitorare lo stato di approvazione dei contratti creati e condividere con tutti gli attori della filiera report dettagliati sull’avanzamento delle pratiche.
A questo si aggiungono gli strumenti di archiviazione elettronica e conservazione a norma non solo dei contratti, ma di tutte le informazioni presenti sui documenti. Anche qui l’automatizzazione gioca un ruolo fondamentale nel semplificare i processi e migliorare la posizione dell’azienda. Basandosi su quegli input, i sistemi alimentati dall’AI possono infatti generare avvisi automatici per notificare le date di scadenza o di rinnovo imminenti, integrando negli alert elementi d’attenzione in grado di arricchire il patrimonio informativo a supporto delle decisioni tattiche e strategiche.
