La digitalizzazione sta guidando il cambiamento in tutti i comparti economici, nessuno escluso. Viviamo nell’era della disruption, in cui le organizzazioni si barcamenano tra il restare al passo con i tempi e l’essere più reattive rispetto le esigenze dei clienti. A dover fare i conti con la trasformazione digitale sono anche le singole funzioni aziendali, chiamate a coglierne gli spunti e le opportunità. Vale anche per il Procurement che deve guardare al di là del ruolo che ha giocato fino a oggi in azienda, ovvero gestire gli acquisti in ottica cost-saving, con un occhio di riguardo alla compliance.
La funzione Procurement può aiutare le organizzazioni a guidare la trasformazione digitale a livello globale, in qualità di partner aziendale strategico per gli stakeholder interni ed esterni. Si tratta di fare il salto di qualità e, come sottolinea un articolo di Business Time, il futuro del Procurement è in divenire, merito della Digital Trasformation e della disruption che offrono alle organizzazioni l’opportunità di innovare. È, ad esempio, il caso dei Big Data: una gestione accurata del dato aiuta a migliorare il processo decisionale.
In particolare per il Procurement, gli Analytics individuano i trend degli approvvigionamenti e degli appalti, inoltre avere il controllo dei dati supporta l’automazione del processo di approvvigionamento, ottimizza il processo di budgeting grazie agli aggiornamenti in tempo reale delle quantità acquistate, aiuta a individuare eventuali anomalie. Inoltre la tecnologia permette di essere parte attiva nelle attività di collaborazione tra supplier e vendor, nelle decisioni di fusione e acquisizione, nello sviluppo di prodotti innovativi e nella reingegnerizzazione dei processi di produzione: anche per questo la digital disruption non deve essere temuta, ma abbracciata.
L’alfabeto della tecnologia: così la trasformazione digitale del Procurement migliora i processi
La costruzione di una valida strategia di digitalizzazione del Procurement parte dalla chiara definizione degli obiettivi, facendo perno sul fatto che qualsiasi nuova tecnologia deve essere introdotta con l’obiettivo di migliorare i processi nel loro complesso, e non solo una parte di essi. Nell’elaborare la roadmap della trasformazione digitale del Procurement, l’articolo suggerisce di partire dall’alfabeto della tecnologia dove:
- A sta per AI, includendo anche la Robotic Process Automation (RPA) e la Cognitive Automation (CA). Le tradizionali attività di acquisto, le transazioni e la gestione di fornitori, contratti, transazioni e delle attività di sourcing potrebbero presto essere gestite da robot e con il supporto di piattaforme di e-Procurement. Per farlo, bisogna individuare le attività più adatte a essere automatizzate, partendo dagli incarichi ripetitivi e dalle attività duplicate o standardizzate. Rispetto ad altre strade, l’automazione intelligente è a basso costo, non è invasiva e offre un ampio ventaglio di vantaggi: permette di ottenere una maggiore efficienza in processi che in precedenza erano ritenuti troppo costosi e/o complessi da automatizzare.
- B sta per Blockchain, ritenuto un valido strumento per ridurre il costo delle transazioni. La Blockchain è un registro digitale pubblico decentralizzato distribuito su reti digitali, in modo tale che i record non possano essere modificati retroattivamente senza la modifica di tutti i blocchi successivi e il consenso del network. Stabilire smart contract può essere uno dei modi per snellire il processo di Procurement attraverso l’integrazione di contratti back-to-back, in linea con il modello operativo.
- C sta per Cloud, ben più di un mezzo di archiviazione o un server a basso costo. Soluzioni come l’Infrastructure as a Service (IaaS), il Platform as a Service (PaaS), e il Software as a Service (SaaS) aiutano le organizzazioni a diventare autosufficienti, riducendo la domanda di tecnologia tradizionale e liberando risorse per svolgere compiti più complessi e di maggior valore.
- D sta per Data Analytics, a supporto del processo decisionale. Consente alle organizzazioni di sfruttare i dati di tutte le transazioni registrate nel sistema, ottenere visibilità in tempo reale sulla domanda e sui modelli di consumo, con dettagli sui costi per transazione, per unità o per fornitore. L’analisi dei dati permette di essere più reattivi sul mercato e prendere decisioni strategiche opportune.
- E sta per tecnologie emergenti. Pur offrendo un valore irresistibile, molte tecnologie, come l’Internet of Things, possono anche presentare nuovi rischi e minacce, in particolare per la sicurezza informatica. Molte società multinazionali e agenzie governative di tutto il mondo hanno subito danni di reputazione negli ultimi anni a causa dell’incremento di attacchi informatici e crimini finanziari. Bisogna quindi ricordarsi di proteggersi accuratamente.
Ruoli, competenze e modelli di collaborazione del Procurement: è necessario ripensarli
In seconda battuta, nell’elaborare la roadmap della trasformazione digitale del Procurement, le organizzazioni devono prendere in considerazione diverse dimensioni. Innanzitutto ci sono i ruoli, le competenze e i modelli di collaborazione: bisogna ripensarli tenendo conto dello stato di adozione (incrementale) della tecnologia. Per definire una strategia chiara, e collegare dati e informazioni in modo uniforme all’interno dell’organizzazione, è necessario avere internamente una giusta combinazione di persone e competenze, e un’adeguata struttura organizzativa alla base.
Altro elemento d’attenzione è la cultura organizzativa, determinante per il successo di un’iniziativa di Digital Trasformation su larga scala: il cambiamento culturale richiede impegno e responsabilità individuale e un giusto imprinting dall’alto.
Infine, di pari passo con l’evoluzione della funzione, dovrebbe essere data maggior enfasi al modo in cui il Procurement può attrarre, trattenere e gestire i talenti: i business leader potrebbero, ad esempio, promuovere esperienze coinvolgenti, definire un chiaro percorso professionale, che preveda opportuni avanzamenti di carriere all’interno dell’organizzazione.
Gestione dei rischi tecnologici, è bene avere un quadro chiaro e un monitoraggio continuo
La trasformazione digitale del Procurement richiede anche adeguati controlli: per questo è decisivo prevedere i rischi in cui si può incorrere e definire una governance. Compito delle organizzazioni è da un lato aiutare i dipendenti a demistificare i rischi delle nuove tecnologie emergenti e dall’altro disegnare un quadro di rischio tecnologico. Valutazioni dinamiche dei rischi possono anche aiutare a combinare la propensione al rischio con l’adozione di nuove tecnologie: in tal senso data analytics e monitoraggio continuo possono essere determinanti per definire un “agile technology risk framework”.
