Scame Parre – società fondata nel 1963 a Parre (BG) che produce componenti e sistemi per impianti elettrici – ha attivato un progetto per la digitalizzazione e gestione dello scambio di documenti in formato elettronico con alcuni dei principali clienti.
Cogliendo fin da subito le potenzialità di questo canale – e sfruttando l’iniziativa di filiera avviata da METEL (Materiale Elettrico Telematico) volta a definire uno standard di comunicazione condiviso tra produttori e distributori -, Scame ha progressivamente incrementato il numero di clienti connessi, i volumi documentali gestiti, e le tipologie di documenti scambiati.
Scame, che come Gruppo nel 2013 ha realizzato un fatturato complessivo di circa 114 milioni di euro, grazie alla sua attività in oltre 80 Paesi nei 5 continenti, oggi invia circa il 65% degli ordini di vendita – corrispondenti a oltre l’80% del fatturato – in formato EDI (Electronic Data Interchange) dai clienti, con cui inoltre sono scambiati anche le conferme d’ordine, gli avvisi di spedizione e le fatture di vendita. Più complesso è, invece, il percorso verso l’integrazione a monte. Infatti, solo alcuni dei fornitori sono connessi tramite il canale EDI: si tratta per lo più delle aziende grandi e strutturate che utilizzano lo standard di comunicazione METEL, che pesano per una quota non molto elevata dell’acquistato annuo, e con cui sono scambiati tutti i principali documenti del ciclo dell’ordine. Con la restante parte di fornitori, quindi la maggior parte, si è comunque cercato di automatizzare lo scambio di documenti mediante l’utilizzo di file strutturati, veicolati tipicamente tramite l’email.
Il progetto di digitalizzazione ha inoltre previsto l’implementazione di un sistema di Gestione Elettronica Documentale per l’archiviazione digitale sia della documentazione tecnica legata all’attività produttiva, sia dei documenti legati al ciclo dell’ordine (attivo e passivo). In particolare, per questi ultimi Scame ha sviluppato internamente una soluzione che consente di associare a ciascuna transazione gestita tramite l’ERP aziendale tutta la relativa documentazione, in formato pdf (Ordini, Conferme d’ordine, DDT e Fatture, commesse di produzione interne, ecc.). Per quanto riguarda i documenti del ciclo passivo viene applicato un barcode adesivo, che consente di associare il singolo documento alla transazione presente a sistema, e tramite un sistema di scansione sono processati per estrarne il contenuto. Relativamente ai documenti del ciclo attivo, invece, questi vengono archiviati come file pdf, generati direttamente dal sistema.
Inoltre per gestire in maniera ottimale la relazione con le numerose filiali e consociate estere – il Gruppo conta 23 fra Branch office e società, partecipate e collegate, distribuite in tutto il mondo -, Scame ha sviluppato un sistema di integrazione, basato sull’infrastruttura ERP esistente, che consente lo scambio di flussi elettronici strutturati per la condivisione degli ordini di vendita acquisiti dalle filiali e l’invio, da parte dell’headquarter, delle conferme d’ordine e, soprattutto, degli avvisi di spedizione.
Questo e altri casi analoghi sono disponibili sul Quaderno del Fare – Imprese e PA digitali, del giugno 2014, scaricabile gratuitamente sul sito osservatori.net
