La Regione Emilia-Romagna rappresenta un interessante esempio di come le Pubblica Amministrazione sta affrontando la digitalizzazione dei processi.
Primo passo nel lungo percorso intrapreso dalla Regione è stata la costituzione, nel 2005, di Intercent-ER – un’Agenzia per lo sviluppo dei mercati telematici – che svolge, tra gli altri, il ruolo di centrale di committenza delle PA dell’Emilia-Romagna, con il compito di promuovere e sostenere il processo di ottimizzazione degli acquisti e di gestire la piattaforma tecnologica predisposta dalla Regione. Con la Legge Regionale del 24 ottobre 2013, n. 17, la Regione ha avviato un progetto volto alla digitalizzazione del ciclo passivo.
Gli elementi chiave del progetto di dematerializzazione
Il progetto, gestito da Intercent-ER, prevede lo sviluppo di un Sistema regionale per la dematerializzazione del Ciclo Passivo (SiCiPa-ER) volto a supportare l’emissione, la trasmissione, il ricevimento, la conservazione e l’archiviazione dei documenti del ciclo passivo esclusivamente in forma elettronica, gestendo quindi l’interscambio di documenti elettronici di acquisto tra fornitori, PA e Agenzia delle Entrate e l’integrazione con il Polo archivistico del’Emilia-Romagna (ParER) per la conservazione dei documenti digitali.
La Regione ha deciso di utilizzare lo standard europeo proposto dal progetto PEPPOL (Pan-European Public Procurement On Line) che consente la gestione in formato elettronico strutturato di Ordini, Documenti di Trasporto (DDT) e Fatture.
Lo strumento previsto per la gestione dei documenti del ciclo passivo è il Nodo Telematico di Interscambio (NOTI-ER), il quale assicurerà l’inoltro e il ricevimento di documenti validati e conformi agli standard e alle regole tecniche europee e statali.
Ovviamente, il progetto si sviluppa tenendo conto delle recenti evoluzioni normative in materia di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione – che prevedono il progressivo obbligo di Fatturazione Elettronica, secondo quanto definito con il DM del 3 aprile 2013, n. 55, per tutti i fornitori della PA, Centrale e Locale, come abbiamo già diffusamente trattato. Compatibilmente con queste regole imposte dalla normativa italiana, quindi, lo scenario di convergenza realizzato dalla Regione Emilia-Romagna prevede che le PA si avvalgano di NoTI-ER per trasformare i documenti dal Tracciato FatturaPA – che i fornitori della PA dovranno utilizzare per emettere le Fatture che verranno inviate al Sistema di Interscambio (SdI) e, da questo, inoltrate alle PA destinatarie – al formato PEPPOL utilizzato da Intercent-ER e dalle PA locali, così da mantenere un’ottica di digitalizzazione non solo del processo di fatturazione ma dell’intero processo di acquisto.
NoTI-ER prevede, inoltre, l’integrazione con il Polo archivistico dell’Emilia-Romagna (ParER) per la conservazione delle fatture elettroniche (obbligatoria per legge nelle relazioni con la PA) e – degli altri documenti del ciclo degli acquisti. ParER è una struttura regionale, costituita nel 2009, per la conservazione a lungo termine dei documenti informatici e degli archivi digitali delle PA dell’Emilia-Romagna e svolge le attività di conservazione delle Fatture Elettroniche e degli altri documenti informatici che transitano attraverso NoTI-ER, offrendo, oltre a questo, anche i servizi di verifica delle firme digitali apposte. Garantisce, inoltre, che le fatture siano conservate nell’archivio digitale dell’Ente produttore insieme a tutti i documenti informatici amministrativi e contabili prodotti, preservando così, anche per la documentazione fiscale, i vincoli archivistici creati durante la fase di vita attiva del documento.
I benefici della digitalizzazione
Sono numerosi i benefici attesi. Si va da una generale semplificazione e riduzione dei costi di gestione del ciclo passivo – derivante, per esempio, dall’inserimento automatico dei dati in contabilità alla riconciliazione con i dati di ordine grazie allo scambio di documenti in formato elettronico strutturato – al monitoraggio in tempo reale della spesa pubblica – con trasparenza e tracciabilità dei processi di acquisizione – fino a un potenziale, e auspicato, stimolo alla diffusione della fatturazione elettronica anche nei rapporti commerciali tra gli operatori economici – e quindi, non solo nelle relazioni con la PA, ma anche e soprattutto nelle relazioni B2b.
Questo e altri casi analoghi sono disponibili sul Quaderno del Fare 2014, scaricabile gratuitamente sul sito osservatori.net
