Le strutture di procurement delle più importanti aziende a livello globale (world-class procurement organization) superano la performance dei competitor non solo rispetto alla riduzione dei costi: in pratica diventano consulenti di fiducia all’interno del business aziendale, guidano il percorso di innovazione dei fornitori, e pongono una forte attenzione alla gestione del rischio.
A rivelarlo una ricerca di Hackett Group – intitolata “Five Characteristics of World-class Procurement Organizations in 2014” e condotta attraverso 100 studi approfonditi effettuati sulle grandi aziende – che sottolinea come le organizzazioni world-class procurement riescano a operare con quasi il 20% dei costi di approvvigionamento in meno rispetto alle altre aziende, oltretutto con il 27% in meno di dipendenti. Ma lo studio rivela anche che potrebbero aver raggiunto il limite della loro capacità di ridurre i costi.
Le organizzazioni world-class procurement ora generano risparmi sugli acquisti pari a oltre 9 volte i costi diretti di approvvigionamento, ovvero più del doppio dei ritorni generati in media dalle altre aziende, anche se questa loro capacità è diminuita drasticamente nel 2014, scendendo di oltre il 17 per cento. Secondo le stime di Hackett Group, per il prossimo anno occorre attendersi una diminuzione del ROI in generale nelle aziende world class, mentre per le strutture di procurement invece le stime sono di una leggera tendenza al rialzo, con un miglioramento di 4-7 per cento nel 2015.
«La value proposition del procurement è chiaramente in evoluzione», ha sottolineato Chris Sawchuk, Principal e Global Procurement Advisory Practice Leader del Gruppo. «È improbabile che le organizzazioni world-class procurement siano in grado di generare significativi risparmi aggiuntivi sui costi o miglioramenti sul ROI del prossimo anno. È anche per questo che stanno estendendo la loro value proposition in altre aree, per aumentare la propria differenziazione. E uno degli elementi chiave nella strategia di queste organizzazioni è decidere quali azioni intraprendere per diventare dei veri e propri consulenti di fiducia per il business», continua Sawchuk. «Questo è un ruolo a cui le organizzazioni di procurement aspirano già da tempo. Ma arrivarci è impegnativo, perché è una posizione ben definita dagli stakeholder».
La ricerca ha identificato cinque punti chiave su cui le organizzazioni world-class procurement devono puntare nella definizione delle loro strategie per differenziarsi: essere un consulente di fiducia per il business; guidare l’innovazione dei fornitori; fornire analisi; proteggere il business dai rischi; costituire uno staff “agile”.
Essere un consulente di fiducia: le organizzazioni world-class procurement hanno nella metà dei casi un alto livello di coinvolgimento nella pianificazione e nella definizione del budget: una percentuale quasi 4 volte più alta rispetto alla media delle aziende. Per raggiungere questo stato, bisogna essere in grado di capire proattivamente ciò che determina le esigenze del business, invece di facilitare semplicemente il processo di acquisto. Questo permette di “destrutturare” i costi e di poter così esplorare le alternative potenzialmente di qualità superiore e/o meno costose.
Guidare l’innovazione dei fornitori: le organizzazioni world-class procurement sono molto efficaci a costruire forti relazioni commerciali con i fornitori chiave, consentendo loro di collaborare per ridurre i costi e, talvolta, persino creare soluzioni personalizzate e innovative. Per ottenere dei risultati positivi è importante formalizzare il ciclo di vita dell’innovazione – dalla nascita dell’idea e dalla fase di valutazione, allo sviluppo e alla messa in produzione – e le azioni per avere un miglioramento continuo. In realtà, la ricerca di Hackett Group ha rilevato che le migliori società adesso riescono a raddoppiare gli incrementi dei ricavi rispetto alle altre società grazie all’impegno profuso per innovare la gestione dei fornitori, dimostrando la validità di questa strategia di supply chain.
Fornire previsioni: le organizzazioni world-class procurement lavorano a stretto contatto con il business durante i periodi di pianificazione e di definizione del budget per fornire indicazioni predittive sui mercati di approvvigionamento. Ciò richiede strumenti e competenze per trasformare i dati in informazioni utili. La capacità di analizzare i dati di spesa dei fornitori a livello globale è un elemento costitutivo della maggior parte delle analisi predittive. Le organizzazioni world-class hanno un livello significativo di informazioni disponibili per circa il 90% del tempo, oltre due volte di più rispetto alle altre aziende. Hanno anche sviluppato questa competenza al punto che gli analytics, le analisi, la “market intelligence” e il benchmarking sono disponibili on demand come servizio per gli stakeholder chiave.
Proteggere dal rischio: le organizzazioni world-class procurement hanno programmi formalizzati di risk management per garantire la continuità di approvvigionamento e la conformità normativa. Le organizzazioni con una strategia formale e ampiamente applicata per la valutazione del rischio hanno un ROI relativo alle attività di procurement superiore di circa il 25% rispetto a quelle che non hanno strategie formali di questo genere. Questo include la valutazione dei rischi dei fornitori e la collaborazione con la funzione finanziaria e gli altri stakeholder per determinare la migliore strategia quando si individua l’esposizione al rischio.
Costituire uno staff “agile”: le organizzazioni world-class procurement si distinguono per la loro capacità di attrarre, sviluppare e trattenere i talenti. I loro sforzi non sono limitati da confini geografici, in quanto assumono a livello globale e anche da altre parti del business, aprendosi a nuove fonti di competenze e nuove idee. Molti ricorrono a servizi di business erogati a livello globale, o a organizzazioni più tradizionali che forniscono shared services. Sono anche caratterizzate da rapporti stabili con entità esterne come business process outsourcer a sostegno di attività come l’analisi dei mercati di approvvigionamento (supply-market intelligence). Inoltre forniscono in media un maggior numero di ore di formazione per gli associati, investono molto di più nei sistemi di retention del personale, e pagano salari più alti.
