Analytics, talenti, agilità, nuove soluzioni incentrate sul cliente e gestione delle relazioni con i fornitori: queste le aree strategiche su cui le aziende dovranno fare leva per rendere digitale il Procurement. È quanto si legge nell’edizione 2019 del Key Issues Study di The Hackett Group, una ricerca condotta sulla base delle indicazioni su priorità strategiche e investimenti fornite dai top manager di organizzazioni globali degli ambiti procurement, finance, HR e IT. L’imperativo che spinge a “fare di più con meno” resta valido: nel 2019 il budget destinato agli acquisti crescerà solo dell’1,3% anno su anno, mentre nel 2018 era aumentato del 2,7%. A maggior ragione è fondamentale indirizzare la spesa verso tecnologie a prova di futuro, superando il disallineamento tra investimenti e obiettivi. A parte il miglioramento delle capacità di analytics, al centro della metà dei programmi di digitalizzazione pianificati o in corso, le altre aree cruciali per il procurement digitale non sono prioritarie: solo il 32% delle aziende cita l’aggiornamento delle competenze e il 27% pensa di assumere o investire in formazione; appena il 25% intende migliorare l’agilità e il 20% la customer-centricity o il Supplier Relationship Management (SRM). L’obiettivo del contenimento dei costi operativi (39%), per ora, pesa di più.
Sono cinque le aree strategiche per il Procurement digitale
Eppure senza analytics, competenze e processi agili la trasformazione digitale del procurement non decolla, ammonisce lo studio. Le tecnologie di analisi del dato sono la base per una funzione acquisti digitalizzata: le attività core come l’analisi della spesa si stanno spostando verso analytics predittivi personalizzati e in tempo reale, mentre cresce il ruolo del risk management. Di conseguenza, il miglioramento delle capacità di analytics non può prescindere dall’acquisizione (con assunzioni o retraining) di competenze in analytics avanzati, data modeling, gestione del rischio e strategic thinking.
Fare leva sul Supplier Relationship Management (SRM) è il terzo imperativo: la relazione tra il procurement e i suoi fornitori non deve restare una funzionalità tra le tante, ma assumere un peso strategico, anche perché la collaborazione nell’ecosistema è un traino per l’innovazione. La funzione acquisti deve lavorare anche sull’agilità, snellendo il processo decisionale tramite l’impiego delle tecnologie digitali e l’adattamento del personale a nuovi compiti e a una nuova mentalità.
Infine occorre dare priorità alle necessità e alle aspettative del cliente (customer-centricity). La funzione acquisti diventa, da un lato, il primo puntello delle strategie di business della propria organizzazione e, dall’altro, rende i processi del cliente più veloci e efficienti.
Collaborazione per superare il mismatch
Per migliorare il focus sulle cinque aree strategiche per la digitalizzazione degli acquisti un elemento fondamentale è la collaborazione tra i diversi dipartimenti aziendali e con l’ecosistema formato da clienti e fornitori: una digital transformation riuscita poggia sul dialogo tra le diverse funzioni, nessun progetto può attuarsi in isolamento.
Nelle capacità di analytics, per esempio, non solo è utile standardizzare le definizioni dei master data e adottare KPI condivisi, ma serve anche la cooperazione con l’IT per aggiornare l’architettura di data management. Sui talenti occorre spendere nella formazione, ma anche nella capacità di acquisire e trattenere le risorse, dove è cruciale la collaborazione con la funzione HR.
Per fare leva sull’SRM in modo più efficiente, può essere utile svolgere una valutazione delle attività esistenti di Supplier Relationship Management e disegnare un programma per la co-innovazione coi fornitori, che fa leva sugli strumenti digitali, come quelli che automatizzano alcuni compiti. L’automazione è uno strumento utile anche per aumentare l’agilità (basti pensare alla Robotic Process Automation), accanto alla modernizzazione dei sistemi core che assistono la funzione acquisti nel produrre tempestivamente conoscenza da dati complessi.
Sul fronte della centralità del cliente occorre far leva sul customer journey quando si disegna la strategia di trasformazione digitale, e creare un’esperienza omnichannel per tutte le interazioni del cliente. Ancora una volta, la chiave è nella collaborazione: per un procurement più centrato sul cliente serve il contributo dei talenti delle linee di business che hanno una comprensione accurata delle necessità operative.
Più digitalizzazione nel 2020
Nel prossimo futuro le iniziative di digitalizzazione degli acquisti diventeranno più centrali: se appena il 32% delle organizzazioni pensa oggi che la digital transformation abbia un impatto elevato sul raggiungimento degli obiettivi aziendali, guardando ai prossimi due-tre anni la percentuale cresce e raggiunge il 60%. Gli strumenti digitali verso cui si rivolgeranno gli investimenti del dipartimento procurement sono innanzitutto le applicazioni basate sul cloud (le adotterà il 79% delle organizzazioni fra uno-due anni), gli analytics avanzati (le adotterà il 75%), gli strumenti di Data Visualization (73%) e la Robotic Process Automation (70%). Aumenterà anche l’adozione di tecnologie specifiche per gli acquisti: e-procurement (tra uno-due anni lo impiegherà il 96% delle aziende), Supplier Relationship Management (94%), Spend optimization analytics & dashboards (92%), e-fattura (87%). Investire in queste tecnologie permetterà alle organizzazioni di semplificare e rendere più agili i processi e valorizzare i talenti più qualificati spostandoli su compiti strategici.
