Cosa significa esattamente adottare una soluzione Procure to Pay (P2P) e perché le aziende – anche quelle di medie dimensioni prive di una vera e propria divisione buyer – dovrebbero puntare sulle nuove piattaforme di eProcurement?
Adottare una soluzione Procure to Pay (P2P) conviene a qualsiasi tipo di impresa, anche a quelle di piccole e medie dimensioni, tipicamente prive di una vera e propria divisione buyer. Tutto sta nel riuscire a cogliere, grazie all’automazione e alle soluzioni analitiche, i vantaggi che si possono ottenere allineando gli obiettivi strategici dell’organizzazione al controllo sistematico della spesa e del rapporto coi fornitori. Questo consente non solo di accelerare il ROI, ma anche di generare da subito nuovo valore, sia a livello di efficienza di processo sia soprattutto sul piano della qualità degli acquisti.
Cos’è, oggi, il Procure to Pay
Attraverso l’evoluzione delle soluzioni disponibili sul mercato e soprattutto per merito della loro integrazione con gli ERP di nuova generazione, le piattaforme di Procure to Pay giocano un ruolo essenziale nel migliorare il time-to-market, nel gestire correttamente le risorse e nel garantire la soddisfazione dei clienti e dei fornitori. Se più di vent’anni fa, all’alba dei sistemi di fatturazione elettronica dedicati alle grandi imprese, si parlava semplicemente di funzioni accessorie dei gestionali, col passare del tempo sono arrivati nuovi moduli, sempre più specializzati, che puntano a dematerializzare, semplificare e automatizzare i task, fornendo allo stesso tempo un controllo totale lungo la filiera delle transazioni che riguardano l’acquisto di beni e servizi.
In altre parole, scegliere un software P2P per la digitalizzazione del Procurement vuol dire gestire in chiave end-to-end tutti i processi che vanno dalle gare alle emissioni degli ordini fino alla consegna e al pagamento, con quel che ne consegue sul piano degli sconti e del credito. Ma significa anche imparare a sfruttare l’analisi dei dati per ottimizzare costantemente il ciclo dell’ordine e acquisti.
Quali vantaggi cercano le aziende: la survey di PwC sul Digital Procurement
Flessibilità organizzativa e capacità di gestire le risorse sono del resto i due principali fattori che le imprese tengono in considerazione quando decidono di affrontare il tema della trasformazione digitale nell’ambito del Procurement. A dirlo è una survey realizzata nel 2021 da PwC. Il sondaggio, condotto in 30 paesi su un campione di 400 partecipanti, ha rilevato che le operazioni di procurement su cui le aziende stanno cercando di concentrarsi sono la digitalizzazione dei processi, vista come un motore di agilità e resilienza, il miglioramento delle performance finanziarie e l’ottimizzazione della gestione dei movimenti a breve termine, con l’obiettivo di potenziare la riduzione dei costi (considerata una priorità strategica per il 43% degli uffici acquisti) e il risk management.
In termini di evoluzione di specifiche pratiche di approvvigionamento, le aree più comuni sono quelle del Source to Contract, del Data Management e, per l’appunto, del Procure to Pay. Ancora poco esplorati sono i territori del sourcing intelligente, del relocation sourcing e degli assistenti agli acquisti virtuali, anche se PwC afferma di aspettarsi che queste aree “guadagneranno terreno, con il numero di utenti nei reparti acquisti destinato a raddoppiare nei prossimi due anni”.
In seguito all’adozione delle soluzioni di Digital Procurement, gli intervistati hanno affermato di aver riscontrato benefici tangibili, con il 79% dei dipartimenti interessati che sostiene di aver registrato miglioramenti nelle performance aziendali e vantaggi sul piano organizzativo. “Questo è particolarmente vero nelle aziende in cui la soluzione è fortemente adottata dagli utenti e le sue funzionalità vengono utilizzate appieno”, precisa PwC.
Guardando al futuro, la società di consulenza afferma che entro il 2025 si aspetta che i casi d’uso in quest’ambito riguarderanno soprattutto l’automazione dei processi per appalti di basso valore (per consentire agli acquirenti di concentrarsi su fornitori e appalti strategici), una gestione del rischio dei fornitori più oculata, e l’ottimizzazione delle procedure di Procure to Pay attraverso il data mining e l’analisi avanzata dei dati, per identificare i colli di bottiglia e stabilire piani d’intervento per eliminarli.
Un mercato che cresce a due cifre
La previsione di PwC trova riscontro nelle proiezioni contenute nello studio “Procurement Analytics Market with Covid-19 Impact Analysis by Component, Application, Deployment Mode, Organization Size, Industry Vertical and Region – Global Forecast to 2026“, realizzato da Reportlinker. Secondo il rapporto, la dimensione del mercato globale del Procurement analytics crescerà dai 2,6 miliardi di dollari registrati nel 2021 agli 8 miliardi del 2026, con un tasso di crescita annuo composto del 25,3%
Le soluzioni Procurement analytics sono complementari alle piattaforme di Procure to Pay in quanto applicano analisi predittive sui set di dati storici delle organizzazioni e ricavano previsioni per il futuro, il che aiuta i buyer a prendere decisioni chiave relative ai processi di approvvigionamento nell’accezione più ampia del termine.
A trainare la crescita del settore, secondo Reportlinker, saranno essenzialmente due driver: il cloud, che garantirà flessibilità e controllo sulla spesa nell’accesso alle soluzioni di P2P, e il sempre maggiore coinvolgimento delle PMI. Sarà infatti il segmento delle piccole e medie imprese a crescere più in fretta nel periodo analizzato. Il motivo? La necessità di mitigare l’impatto degli scenari di rischio messi a nudo dall’emergenza pandemica.
I benefici immediati del Procure to Pay per le imprese (anche per le PMI)
Come detto, infatti, sono tre le aree in cui le soluzioni Procure to Pay riescono a sortire i maggiori benefici: risparmio, controllo e generazione del valore. Va precisato che rispetto al tema del controllo, molto dipende dal grado di maturità che l’impresa ha sviluppato nel monitorare i meccanismi di acquisto e i rapporti con i fornitori. In generale, un sistema che permette di tracciare ciascuna delle fasi del processo aiuta a comprendere senza possibilità di errore dove si annidano gli sprechi, dove esistono opportunità inespresse, quali beni e servizi possono essere reperiti con maggior convenienza e con rischi di frode prossimi allo zero.
Mentre quando si parla di risparmio, i benefici sono invece riscontrabili fin da subito e per qualsiasi organizzazione: le imprese che adottano sistemi P2P registrano immediatamente un calo dei costi di gestione del Procurement che oscilla tra il 2 e il 3%.
Tutto ciò vale anche per le imprese che non dispongono di risorse espressamente dedicate alla funzione. Merito della semplicità dei nuovi applicativi e della possibilità di sfruttare la logica as-a-service del cloud, che permettono di rispondere alla crescente complessità del business con agilità e flessibilità, supportando nell’operatività quotidiana e nell’analisi dei processi anche i profili non specializzati.
L’ultimo aspetto, quello relativo alla generazione del valore, riguarda la capacità di riconoscere partner e fornitori (e quindi contratti e transazioni) che a parità di risorse finanziarie (oltre che di tempo) investite riescono a garantire beni e servizi in quantità e qualità maggiore, oppure in grado di generare output migliori nei confronti del cliente finale. Questa consapevolezza si raggiunge scoprendo dove finisce il denaro speso e soprattutto quali effetti sortisce sull’organizzazione e sul mercato. La totale tracciabilità offerta dai sistemi P2P e la possibilità, tramite gli analytics, di risalire all’origine di variazioni di performance, in base alle forniture acquistate, sono alla base di questo nuovo modo di osservare e predire l’andamento del business.
