Fino a poco tempo fa excel era lo strumento principale per tenere sotto controllo il processo di approvvigionamento: potevi amarlo o odiarlo ma non era impossibile vivere senza. In molti casi è ancora l’opzione migliore per svolgere il lavoro. Più piccola è l’azienda e il numero dei suoi partner, più è efficiente nel tenere traccia di tutti i dati in pochi fogli di calcolo.
Molti dipartimenti di Procurement lo adorano e per una buona ragione. Come detto in precedenza, quando il volume delle attività è basso e il team che gestisce gli acquisti è ridotto, un foglio di calcolo è il modo più rapido e comodo per accumulare alcune formule e analizzare una serie di dati.
Excel inoltre sembra universale, dato che tutti ne sanno almeno un po’ e i file sono facili da spiegare. È anche semplice creare formule personalizzate per le tue esigenze specifiche e costruire esattamente il sistema di cui hai bisogno in quel momento.
E se tutto il resto fallisce, puoi solo sentirti bene con il tuo impeccabile sistema di fogli di calcolo. Nulla definisce “un professionista” più chiaramente della capacità di discricarsi in un labirinto impressionante e complicato di fogli Excel.
Tuttavia, man mano che l’azienda cresce, un sistema prima efficiente rischia di diventare un incubo con informazioni smarrite, perdita di tempo e soprattutto di denaro.
5 motivi per abbandonare excel e scegliere di digitalizzare l’approvvigionamento
Quando le aziende crescono, inevitabilmente i processi di approvvigionamento crescono con essa e si richiede un loro aggiornamento per rimanere competitivi e produttivi. Ecco perché la digitalizzazione del processo di acquisto è riconosciuta come una priorità strategica con un impatto rilevante sul raggiungimento degli obiettivi aziendali: si parla di un risparmio del 5-10% sui costi e un aumento del 30-50% in termini di efficienza.
Sono in particolare cinque i motivi per cui è opportuno optare per la digitalizzazione degli appalti:
- Gestire il volume di dati a disposizione: più cresce la mole di informazioni a disposizione, più difficile sarà tenere il passo con excel.
- Consentire l’azione di più utenti: più persone lavorano con gli stessi dati contemporaneamente, più c’è spazio per gli errori. Le informazioni potrebbero essere perse, duplicate o cancellate e si potrebbe innescare una reazione a catena di errori. Questo può anche portare a diverse versioni dello stesso foglio di calcolo che non si sommano.
- Ridurre gli errori di inserimento e dati: l’88% dei fogli di calcolo contiene errori. L’immissione manuale è la causa maggiore ed excel non è in grado di rilevare incoerenze nei dati.
- Necessità di rispondere rapidamente: molte attività routinarie richiedono lavoro manuale con fogli di calcolo classici e ciò causa ritardi e inefficienze. Contare su un software automatizzato consente di approvare le richieste e inviare risposte con pochi clic.
- Mantenere tutto aggiornato: nelle organizzazioni più grandi, molti dipartimenti devono avere accesso alle stesse informazioni e mantenerle sempre aggiornate, quando si utilizza excel questo lavoro diventa oneroso e non sempre viene eseguito tempestivamente e nel modo corretto.
Cosa usare al posto di excel
Oggi esiste un’ampia gamma di soluzioni specializzate per gli acquisti digitali progettate appositamente per soddisfare le esigenze di approvvigionamento che possono sostituire benissimo excel.
Ecco alcuni esempi di software e piattaforme con i loro punti di forza specifici:
- TenderTool per la logistica: si tratta della piattaforma di e-procurement che sta conquistando il comparto della logistica. Rende i processi di approvvigionamento delle merci semplici ed efficienti;
- Kodiak Rating SRM: dà accesso a un nutrito catalogo fornitori e consente di fare delle analisi di approvvigionamento. Tra i suoi plus ci sono l’efficacia nella collaborazione e il match con i fornitori;
- ProcurementFlow per il teamwork e la collaborazione: si tratta di un semplice software in cloud per la collaborazione con potenziali fornitori e controparti aziendali, nonché il team di approvvigionamento;
- Sievo per le analisi degli acquisti: integra oltre 700 fonti di dati per fornire informazioni preziose sulla spesa e ridurre i costi;
- Basware per il Source to pay: promette il 100% di visibilità e aggregazione dei dati finanziari su tutte le operazioni riportandole in un’unica piattaforma.
