Dall’acquisto alla fattura al pagamento: tutto può essere gestito dalla tecnologia in modo snello e con costi ridotti grazie al Procure-to-pay o, con una sigla, P2P, che unisce i due mercati delle tecnologie per l’approvvigionamento elettronico e per la fatturazione e pagamento elettronici. Se ne occupa il nuovo studio di Spend Matters “eProcurement and Invoice-to-Pay (P2P) landscape definition and overview“, un’ampia panoramica dei fornitori e delle sottocategorie del mercato, dalla gestione dei cataloghi all’e-commerce lato fornitore. Il report è preceduto da un guida veloce al P2P che illustra le sue due componenti fondamentali: eProcurement e Invoice-to-pay.
L’ABC dell’eProcurement
L’eProcurement consiste nell’automazione delle transazioni per gli acquisti, dall’elaborazione dell’ordine all’integrazione nell’inventario, e rappresenta un’evoluzione dei sistemi ERP che offre un più efficace supporto alle attività di approvvigionamento. Gli analisti di Spend Matters scrivono infatti che “le radici dell’eProcurement sono da ricercare nell’incapacità dei sistemi di Enterprise Resource Planning (ERP) di risolvere specifiche esigenze dell’acquisto e permettere una gestione della spesa più semplice ed efficace”. Manutenzione del catalogo (con possibilità di modifiche e aggiornamenti), richiesta d’offerta e inserimento dell’ordine di acquisto (dall’interfaccia per l’utente, personalizzabile e con funzionalità di ricerca, alla configurazione del processo d’ordine, con sistemi di comunicazione tra chi vende e chi compra e capacità di lavorare con valute e lingue diverse), ricezione (inclusi il tracciamento dei beni o servizi e eventuale integrazione con la logistica) e portale per i fornitori (con supporto di categorie diverse e possibilità di scambio di documenti) sono le componenti funzionali di base dell’eProcurement.
I benefici dell’Invoice-to-Pay
Le soluzioni Invoice-to-pay, che uniscono fatturazione elettronica e pagamenti elettronici, possono complementare quelle per l’eProcurement o esserne indipendenti. Anzi, gli analisti di Spend Matters sottolineano che “le tecnologie Invoice-to-pay possono aiutare tanto il Procurement quanto i fornitori, ma il maggior beneficiario è il dipartimento che gestisce i debiti verso fornitori (Accounts payable o AP)”, perché queste soluzioni riducono i processi basati su carta, più lenti e soggetti a errore umano, e “sono la base per trasformare l’AP innalzando i livelli di efficienza operativa” conferendo velocità e garantendo migliore compliance.
Fattura, pagamento, portale Internet sono i tre pilastri dell’Invoice-to-pay. Ogni categoria ne comprende diverse altre, per esempio la fatturazione deve includere la necessaria aderenza alle specifiche regole fiscali che variano a seconda dei paesi; il sistema di e-payment deve poter supportare carte di pagamento virtuali e integrarsi con soluzioni di banche o terze parti; il portale Internet deve poter connettere diverse reti di fornitori, valutarne la performance e supportare diversi scenari multi-tier.
P2P, più visibilità sulla supply chain
Insieme, eProcurement e Invoice-to-pay formano quei sistemi P2P che automatizzano l’intero processo d’acquisto, fatturazione e pagamento in un flusso unico. I benefici fondamentali sono l’accresciuta visibilità ed efficienza delle operazioni, e naturalmente i risparmi sui costi. Il collegamento automatizzato tra dipartimento Acquisti e dipartimento AP è considerato il cuore dei sistemi P2P, perché permette un immediato scambio di conoscenze tra uffici diversi e controllo del cash flow. Anche le supply chain complesse possono diventare più facili da gestire.
