Nolan – noto gruppo industriale italiano attivo nella produzione di caschi per motociclo – ha deciso di gestire tutta la sua documentazione fiscale in formato elettronico.
La crescita del numero di fatture da gestire annualmente – oggi sono circa 8.500 attive e 7.000 passive cui corrispondono altrettanti DDT – ha spinto il Gruppo ad avviare nel 2007 un progetto di dematerializzazione.
È stato, quindi, implementato un sistema di Gestione Elettronica Documentale – dapprima introdotto nella sola capogruppo, poi esteso a tutte le consociate che operano principalmente nel mercato italiano, tedesco, francese e statunitense -, acquisito su licenza e direttamente integrato con l’ERP aziendale, all’interno del quale vengono archiviati i principali documenti relativi al Ciclo dell’Ordine: Documenti di Trasporto (DDT) e Fatture, attivi e passivi, organizzati con la logica dei fascicoli virtuali.
In particolare sui documenti del ciclo passivo, ricevuti tipicamente in modalità cartacea, al momento della ricezione viene applicata un’etichetta adesiva contenente un barcode che consente, dopo la scansione, l’indicizzazione del documento per l’archiviazione all’interno del sistema di gestione documentale, che prevede diverse logiche di accesso in base alle credenziali degli utenti.
Contestualmente alla gestione documentale, la soluzione implementata supporta anche la gestione dei Workflow digitali per l’approvazione delle fatture passive: l’utente deputato all’approvazione è, infatti, in grado di visionare il pdf del documento e approvarlo accedendovi, previa autenticazione, tramite un portale interno.
Questa iniziativa, nata su forte spinta della Direzione Amministrativa che ha coinvolto la Direzione IT sin dalle battute iniziali – soprattutto nella fase di selezione e identificazione di una soluzione software sul mercato e nello sviluppo di un ambiente di prova -, ha progressivamente generato un forte impegno nell’intera organizzazione. Il progetto ha complessivamente impattato l’attività di oltre 50 dipendenti (tra operativi e responsabili) e ha, quindi, richiesto un importante sforzo nel supporto alla gestione del cambiamento: alcune risorse, per 6 mesi, hanno dedicato il 20% del loro tempo in parte all’analisi del progetto e in parte al training del personale coinvolto.
Dopo la fase iniziale, gli utenti hanno progressivamente colto le potenzialità legate alla nuova modalità operativa, apprezzandone i benefici, in primis la drastica riduzione dei documenti cartacei in circolazione a livello complessivo di Gruppo e la migliore gestione e condivisione delle informazioni, con un conseguente abbattimento del tempo dedicato alla ricerca e consultazione dei documenti.
Questo e altri casi analoghi sono disponibili sul Quaderno del Fare 2014, scaricabile gratuitamente sul sito osservatori.net
