In generale il processo di acquisto di qualsiasi organizzazione si compone di 2 diversi processi, fra loro interconnessi.
Il processo di sourcing
Il primo è il cosiddetto “processo di sourcing, che comprende tutte le fasi antecedenti la vera e propria aggiudicazione.
Tipicamente le sottofasi che compongono il processo di sourcing riguardano l’analisi dei fabbisogni, l’individuazione e selezione dei possibili fornitori, la condivisione delle specifiche, la negoziazione che si chiude appunto con l’aggiudicazione.
Il processo di gestione degli ordini
A valle della scelta del fornitore, parte la seconda fase, ovvero il processo di gestione degli ordini che riguarda l’interazione con il fornitore. Le attività che compongono questa fase riguardano la gestione del catalogo, l’autorizzazione ed emissione dell’ordine, il ciclo logistico fino ad arrivare al ciclo amministrativo-contabile.
Gli impatti dell’eProcurement
Queste 2 fasi sono di carattere generale. Le analisi della School of Management del Politecnico di Milano hanno evidenziato come le soluzioni di eProcurement abbiano degli effetti positivi in molte delle sottofasi elencate precedentemente.
Vediamone alcune. Gli strumenti di analisi dei dati e reportistica consentono una migliore analisi dei fabbisogni, nonché dello scouting dei fornitori e della condivisione delle specifiche. Gli stessi sistemi di gestione dell’Albo dei Fornitori hanno un impatto positivo nello scouting andando a recuperare importanti aree di efficienza. Gli strumenti di asta elettronica e i sistemi di gare telematiche sono ottimi strumenti nella fase di negoziazione, garantendo efficacia e trasparenza.
Ma l’eProcurement ha molto da dire anche nella seconda fase del processo di acquisto, quello della gestione dell’ordine. Tipici strumenti in questa fase sono il catalogo online di acquisto, strutturato per categorie e attributi; gli strumenti di workflow per la gestione del ciclo automatizzato; gli strumenti di integrazione per lo scambio documentale legato alla fatturazione elettronica.
Sostanzialmente gli strumenti di eProcurement per la gestione dell’intero processo di acquisto possono essere suddivisi in 2 macro-categorie: le soluzioni che supportano direttamente la relazione con i fornitori e le soluzioni che supportano i processi amministrativi di backoffice. Questi ultimi hanno a che fare con i classici processi di gestione acquisti (workflow di autorizzazione, verifiche, riconciliazioni, reportistica).
Più innovative sono le soluzioni di relazioni con i fornitori che stimolano e rendono più efficace la gestione delle inter-relazioni. Tipici esempi di queste soluzioni sono le gare e le aste elettroniche, il mercato elettronico (gestita spesso da un soggetto pubblico che emana un bando di partecipazioni aperto a tutti i fornitori interessati) e il catalogo online del fornitore.
