In un’economia volatile e caratterizzata da crescenti problemi di liquidità, la scarsa visibilità che le organizzazioni hanno sulle proprie dinamiche di acquisto può implicare gravi ricadute sul controllo dei flussi di cassa, mettendo talvolta a repentaglio anche i rapporti con i propri fornitori.
Per avere sempre sotto controllo il livello di spesa, e gli eventuali scostamenti, è indispensabile avere sempre ben chiaro chi è l’acquirente, chi sta controllando, chi sta valutando il valore degli appalti, chi gestisce i processi di pagamento.
Anche se negli ultimi cinque anni le aziende hanno fatto passi da gigante in tema di gestione finanziaria degli acquisti, ancora non sono in grado controllare in modo adeguato la spesa.
Secondo una ricerca di Proactis – società che opera nel campo delle soluzioni di Spend Control and eProcurement – oltre due terzi degli acquisti avviene prima che l’ordine sia preso in carico e il 38% delle aziende stima che più del 60% delle fatture in entrata sono “invisibili” prima della ricezione da parte dell’ufficio acquisti.
Nonostante la stragrande maggioranza delle aziende sostengano di avere una qualche forma di procedura di gara, ancora sono poche le organizzazioni che hanno preso in considerazione dei processi per la razionalizzazione dei fornitori con l’obiettivo di ottenere prezzi migliori.
Il reale problema è che ci sono ancora competenze e tecnologie scarse in azienda a supporto dei processi di acquisto, con conseguenti ripercussioni sulla visibilità degli ordini a livello complessivo e delle effettive ricadute che gli acquisti hanno sui budget.
Le implicazioni finanziarie
Tutto ciò ovviamente non può non avere delle implicazioni finanziarie. Da un sondaggio condotto su oltre 5.000 aziende dalla Camera di Commercio Britannica (BCC) è emerso che il 94% dei fornitori sono stati pagati in ritardo, con uno su quattro che ha ricevuto oltre il 40% dei pagamenti in ritardo.
Il problema di fondo è la povertà dei processi di acquisto. Oggi le organizzazioni ancora lottano per tenere traccia degli ordini: se sono stati approvati, da chi, e quali beni o servizi sono stati ricevuti. Senza un approccio sistematico e procedurale spesso il rischio è quello di avere inutili e onerose duplicazioni di spesa. Per non parlare poi del tempo impiegato nella gestione di cumuli di documenti cartacei.
Come se tutto ciò non bastasse, è anche indubbio che nell’attuale transizione economica è ancora più importante avere un controllo effettivo di cassa. Le organizzazioni hanno bisogno di capire quali sono i propri impegni di acquisto in tempo reale e non è più giustificabile avere una mancanza di visibilità sulla spesa o una mancanza di controllo rispetto al budget. Inoltre, in un contesto che tende sempre più ad offrire tariffe scontate per le imprese che effettuano pagamenti anticipati, processi di approvvigionamento scadenti limitano le opportunità di ridurre i costi.
Le soluzioni di eProcurement
Per rispondere alle mutate esigenze è necessario che le aziende ricorrano a sistemi di eProcurement, che offre la possibilità di avere una visibilità totale e un controllo centralizzato dell’intero ciclo di approvvigionamenti.
La gestione elettronica dei documenti – ordini di acquisto, fatture e bolle di consegna – di fatto trasforma l’intero processo di acquisto. Il passaggio a un processo di acquisto elettronico non presenta neanche grandi insidie, infatti partendo da modelli già consolidati i tempi di introduzione sono ridotti e sin dal primo giorno di utilizzo è possibile sfruttarne il 90% delle potenzialità. È fondamentale però che il sistema sia sufficientemente intuitivo e non intrusivo: è sufficiente introdurre una soluzione web-based integrata con il sistema di posta elettronica, che consenta alle persone autorizzate di accedere alle informazioni previa autenticazione.
Certo è indubbio che il passaggio al nuovo sistema richieda un cambiamento culturale, infatti pur rendendo il processo di acquisto più semplice e immediato da gestire, è fondamentale trasferirne i benefici anche al personale che sarà chiamato ad utilizzalo, affinché il successo sia assicurato.
I benefici dell’eProcurement
Avere un approccio più sistematizzato trasforma da un lato la velocità di implementazione e dall’altro consente di avere in tempi molto più rapidi un ritorno sugli investimenti (ROI), che possono essere misurati in termini sia di risparmio di tempo che di denaro.
Inoltre permette di ridurre i tempi di ciascuna fase del processo di acquisto, di avere una maggiore visibilità sin dalle prime battute delle ricadute finanziarie e dell’impatto sul bilancio – elemento questo alla base di un reale controllo della spesa aziendale – e di eliminare il rischio di duplicazione di fatture, derivanti da errori di contabilizzazione, grazie all’impostazione di specifici alert, con conseguente abbattimento di costi.
Avere un maggiore controllo del volume degli acquisti consente inoltre alle aziende di capire non solo quali siano impegni attuali, ma evidenzia anche quelli futuri: elemento questo di impatto non indifferente in contesti sempre più caratterizzati dall’utilizzo di servizi Software as a Service, di abbonamenti mensili con contratto rolling, di attrezzature in leasing.
Infine, la maggiore visibilità del processo di acquisto veicola una gestione efficace del flusso di cassa e la definizione dei cambiamenti nelle politiche di approvvigionamento che consentono di perseguire opportune politiche di risparmio laddove sia possibile.
