Come può la PA valutare i propri fornitori IT equilibrando tutti i diversi elementi che concorrono a definire sia l’offerta in fase di gara sia la performance in fase di esecuzione? La crescente attenzione al tema del Vendor Management in questo settore riflette una realtà in cui spesso i supplier sviluppano una conoscenza del committente superiore a quella del cliente stesso, una conoscenza non di rado sfruttata più per massimizzare il proprio profitto che per generare reciproco vantaggio. Una valutazione efficace, sistematica e ad ampio spettro delle prestazioni erogate dai fornitori nel portafoglio delle organizzazioni IT può, invece, supportare un cambiamento nelle modalità di interazione tra le parti, nell’ottica di massimizzare i risultati conseguiti e migliorare la reattività e la capacità dei vendor di fornire risposte adeguate al contesto di riferimento. Ne parlano in un approfondimento pubblicato su ForumPA e scritto a otto mani Stefano Tomasini e Roberta Grimaldi, rispettivamente titolare e responsabile dell’Ufficio pianificazione e controllo IT della DCOD (Direzione Centrale per l’Organizzazione Digitale) dell’INAIL, insieme a Salvatore Carruba e Marco Sparro, entrambi di Consip. L’analisi è per l’appunto dedicata al sistema di IT Vendor Rating elaborato da INAIL all’interno del Piano Strategico Triennale 2014-2016.
Una roadmap che ha portato l’Istituto Nazionale Assicurazione Infortuni sul Lavoro ad avviare un percorso di cambiamento complessivo del proprio modello operativo, passando da una modalità di erogazione dei servizi di stampo tradizionale, ovvero attraverso strutture e personale distribuiti sul territorio, a una modalità digitale, basata sull’erogazione dei servizi in prevalenza – là dove possibile – tramite portali Internet, strumenti social e piattaforme mobili. «Uno dei fattori chiave per abilitare la realizzazione di questa strategia sarà l’IT (Information Technology), non più considerata centro di costo ma generatore di valore e principale leva dell’innovazione per assicurare all’INAIL la necessaria capacità di adattamento e flessibilità, generare efficienza operativa e contribuire al miglioramento dei servizi erogati dall’INAIL», conferma la delibera n. 7 del 30 aprile 2013 del Consiglio di Indirizzo e Vigilanza dell’istituto.
Il procurement, che oggi ha il delicato compito di garantire l’allineamento dei fornitori con gli obiettivi e con le aspettative delle Amministrazioni, chiamate a procedere con urgenza nella reingegnerizzazione dei processi e digitalizzazione dei servizi erogati, con i vincoli dettati dalla spending review e dal blocco del turnover, risulta di conseguenza uno dei pilastri di questa trasformazione. Così la Direzione Centrale per l’Organizzazione Digitale dell’INAIL ha avviato la sperimentazione di un modello di Vendor Rating personalizzato sulle specifiche esigenze dell’organizzazione capace di definire una vendor scorecard specifica per ciascuna fornitura presa in considerazione, attraverso l’individuazione e la pesatura di una serie di requisiti caratteristici oggettivi e soggettivi.
In pratica, costruendo una alberatura multilivello invariante rispetto alla fornitura IT in valutazione si calcolano e confrontano una serie di indicatori (di secondo livello) relativi alle categorie di analisi rappresentative delle specifiche aree di indagine di ciascuna macrocategoria. Da questi si ottengono poi indicatori sintetici (di primo livello) per ciascuna macrocategoria e, infine, si valorizza un indicatore complessivo di IT Vendor Rating. La valutazione comprende anche il cosiddetto Vendor Feedback, ovvero una scorecard che la DCOD utilizza per integrare gli indicatori con il punto di vista dei vendor strategici sulla qualità delle forniture IT. Rispetto al 2014, per esempio, attraverso il modello di IT Vendor Rating, sono state valutate 15 forniture di rilievo della DCOD, che pesano per circa il 46% della spesa media annua per approvvigionamenti, e sono stati raccolti i feedback di dieci IT vendor strategici.
Inoltre, integrando le valutazioni di IT Vendor Rating con i rilievi dei fornitori è stato possibile indirizzare e supportare sia l’aggiornamento delle strategie di sourcing e la revisione e standardizzazione dei capitolati di gara, sia la revisione dei processi, dell’organizzazione, degli assetti organizzativi e degli strumenti di governo a supporto utilizzati dall’organizzazione IT. Ma c’è anche il rovescio della medaglia: in molti casi gli stessi vendor coinvolti hanno adottato il modello come strumento di valutazione per le proprie performance interne. Ovvero l’indicatore di IT Vendor Rating di INAIL è stato utilizzato dalle aziende fornitrici per stabilire nuove metriche che integrano o addirittura sostituiscono le classiche survey di customer satisfaction del cliente.
