Individuare aree di riduzione dei costi e ottimizzazione della spesa di beni e servizi indiretti, mantenendo livelli di servizio garantiti e in linea con le attese, in coerenza con il codice etico e di Corporate Social Responsibility del Gruppo.
Questa la sfida raccolta da Marco Ottelli, Group Controller, Facility e Indirect Purchase Officer, al suo ingresso nel gruppo OTB un anno e mezzo fa, in un contesto di forte presenza al di fuori dei confini nazionali.
Nato dal successo del brand Diesel, creato dal vulcanico imprenditore Renzo Rosso, OTB (Only The Brave) è diventato in questi ultimi anni un Gruppo molto diversificato, con un fatturato – in crescita anche nell’ultimo esercizio – di 1,59 miliardi di euro. Oltre a Diesel, a OTB fanno capo i marchi Maison Margiela, Marni e Viktor&Rolf e due società, Staff International e Brave Kid, che producono e distribuiscono in licenza altri brand.
Per quanto riguarda gli acquisti di beni indiretti, la scelta è stata di puntare sull’innovazione tecnologica, digitalizzando il processo di sourcing attraverso un Portale acquisti, ovvero una piattaforma web dove i fornitori si registrano inserendo tutte le informazioni necessarie per poter partecipare ai tender, che vengono pubblicati online.
È partito così un progetto di grande valenza, un passo ritenuto necessario per supportare la presenza internazionale del gruppo e favorire, oltre all’ottenimento di risparmi nella spesa, anche la crescita di una identità aziendale. Perché, come ci spiega Marco Ottelli, digitalizzare il processo di acquisto significa anche «implementare procedure e applicare regole uguali in tutti i Paesi. Insomma, è come parlare la stessa lingua, riconoscersi in una cultura comune, la cultura di Gruppo».
Come ha affrontato la sfida di rivedere il processo di sourcing di tutto il gruppo?
Ci siamo mossi su due direttrici. Da un lato, in modo più tradizionale, la ricerca di efficienza fin da subito, ovvero individuare aree di riduzione sostenibile dei costi, partendo da analisi strutturate della spesa nelle diverse merceologie. I risultati ottenuti sono soddisfacenti anche in relazione ai tempi di lavoro che ci siamo dati. Dall’altro lato abbiamo intrapreso una revisione organizzativa, dove definiamo responsabilità chiare sugli acquisti e le modalità di coinvolgimento nel processo di acquisto di tutte le funzioni residenti nelle aziende del gruppo, in Italia, in Europa e nel resto del mondo.
Per garantire il primo degli obiettivi, quello dell’efficienza, la prima decisione è stata quella di dotarsi di una piattaforma online per gestire i processi di sourcing, un Portale acquisti che permette di gestire centralmente la relazione con tutti i fornitori. È stato effettuato uno scouting sul mercato in collaborazione con la direzione ICT per trovare la tecnologia più adatta, e la scelta è ricaduta sulla piattaforma di BravoSolution.
Quali spese rientrano in questo ambito?
Il progetto riguarda i costi indiretti, tra cui le spese di facility, ovvero i servizi agli immobili e alle persone, come le pulizie o la gestione del verde; gli acquisti ICT, dalle stampanti alla telefonia; alcune tra le spese marketing, ad esempio quelle per le vetrine; i materiali utilizzati nei negozi; per finire con le categorie di indiretti più tradizionali quali ad esempio la cancelleria, i gadget, i cataloghi, le auto, gli imballi, i corrieri espressi, e così via. Stiamo progressivamente includendo anche altre categorie mano a mano che l’organizzazione va consolidandosi.
Digitalizzare un processo delicato come gli acquisti significa anche consolidare la strategia del Gruppo a livello internazionale…
Certamente, perché rende necessario implementare procedure e applicare regole uguali in tutti i Paesi, sempre tenendo conto delle peculiarità che i mercati di fornitura presentano.
Significa «parlare la stessa lingua» e riconoscersi come Gruppo nei comportamenti. Da questo punto di vista la tecnologia è un veicolo per il coinvolgimento nel processo di tutti gli stakeholder e per la valorizzazione delle competenze di ciascuno, in ottica collaborativa. Il progetto è molto in linea con il codice etico del Gruppo, orientato alla responsabilità sociale e alla sostenibilità ambientale, nel rispetto dei fornitori. Ma punta anche alla continua ricerca di efficienza.
Quali vantaggi avete riscontrato dopo l’avvio del portale fornitori?
L’adozione della piattaforma tecnologica ci ha permesso di ottenere da subito risultati positivi. Innanzitutto il processo è diventato più trasparente, e questo rappresenta una garanzia sia per i fornitori, sia per chi gestisce gli acquisti. Abbiamo potuto poi allargare il numero di fornitori che lavorano con noi, offrendo la possibilità a nuove aziende di accedere alle gare.
Nel caso del tender sulle categorie del Facility un altro vantaggio è stato quello di offrire visibilità sulle esigenze di servizio non solo della sede principale, o di quelle più conosciute, ma di tutte le sedi distribuite sul territorio. Inoltre, digitalizzare il processo agevola l’attuazione di nuovi modelli organizzativi e aiuta a sviluppare e disegnare nuove competenze: stiamo portando a bordo del nuovo processo di sourcing i colleghi di molte funzioni e i fornitori, sia sul territorio nazionale sia all’estero, governando il processo dall’Italia. Tutti possono partecipare come se avessero al loro fianco la direzione acquisti. Tutto questo porta efficienza e maggiore velocità nella gestione del processo decisionale.
Può fare qualche esempio di utilizzo del portale?
Abbiamo potuto da subito gestire gare nazionali e internazionali, ad esempio per la cancelleria, con un tender a livello globale, e per la telefonia, con una gara italiana e altri tender per macro-area geografica a livello mondiale, coinvolgendo i colleghi ICT delle diverse region, che hanno dato un contributo determinante, e che in precedenza si muovevano con logiche proprie. Un altro esempio è la gara per le auto a noleggio per il Centro Europa, che abbiamo gestito a quattro mani con i colleghi in Germania. E ora stiamo aprendo un processo sulle spese facility in Europa, partendo da Francia, Germania e Regno Unito, aree molto importanti. Il tutto in pochi mesi dall’implementazione della piattaforma.
Quali saranno i prossimi passi?
Intendiamo portare avanti un’attività di alfabetizzazione digitale, con l’obiettivo di coinvolgere non solo la direzione acquisiti, ma anche i process owner interni all’azienda, per promuovere una collaborazione strutturata, attraverso il portale, nei processi decisionali del procurement. Il passo successivo sarà quello di sfruttare le funzionalità più avanzate della piattaforma: spend analysis continuativa per verificare i saving preventivati e per individuare nuove opportunità di ottimizzazione dei costi, processi di valutazione dei fornitori, e incremento della governance di spesa attraverso l’adozione di cataloghi elettronici.
Quali sono state le reazioni degli utenti interni?
L’introduzione di nuovi processi genera entusiasmo in alcuni e qualche resistenza in altri. Ma questa è la storia di tutti i cambiamenti. I risultati ottenuti aiutano poi a fare la differenza. Penso di poter affermare che le persone coinvolte nel progetto hanno avuto la percezione di lavorare in modo più efficiente ed efficace grazie anche alla facilità di utilizzo della piattaforma. Inoltre, è apprezzata la possibilità di valorizzare le singole competenze di acquisto attraverso la creazione di modelli di gara “best practice” facilmente replicabili. Le funzioni che sono state coinvolte nel processo hanno reagito nel complesso bene, sentendosi comunque ancora protagonisti del processo di acquisto che, prima del cambiamento organizzativo, era completamente delegato, e al contempo di un progetto di innovazione. Anche in questo il supporto delle persone di BravoSolution è stato rilevante.
E le reazioni dei fornitori?
Alcuni erano già abituati ad avere a che fare con i portali web di acquisti e le procedure online, altri no. In questi casi il servizio di help desk e assistenza fornito da BravoSolution e che ora faremo direttamente dalla Direzione Acquisti, si è rivelato molto efficace, perché i fornitori vengono accompagnati e guidati passo passo. Questo vale a livello mondiale, con un supporto multilingua che si è rivelato uno dei rilevanti fattori di successo.
