La fatturazione elettronica è considerata da molti osservatori uno dei veri fattori di disruption per la digitalizzazione delle imprese in Italia. L’obbligo scattato nel 2015 nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni e nel 2019 (un primato tricolore in Europa) per le imprese private è stato introdotto con la legge finanziaria 2008. Un’iniziativa che si inserisce all’interno di una strategia comunitaria che ha l’obiettivo di spingere gli Stati membri a dotarsi di un framework normativo, organizzativo e tecnologico per gestire in forma elettronica – ovvero dematerializzata – l’intero ciclo degli acquisti. L’ambizione è quella di semplificare ulteriormente le procedure di compravendita all’interno dell’Unione, standardizzando e rendendo sempre più efficienti i meccanismi di scambio documentale sia a livello nazionale che sul piano transfrontaliero.
Ma le ricadute positive non riguardano solo il sistema nel suo complesso: grazie all’introduzione della fatturazione elettronica e alla sua integrazione con ERP e piattaforme di CRM, ciascuna organizzazione ha la possibilità di accedere a nuove funzionalità di automazione, analisi e ottimizzazione dei processi, a tutto vantaggio della produttività, della catena del valore e del rapporto con clienti e fornitori.
Cos’è la fatturazione elettronica
Per arrivare a parlare dei benefici generati dall’uso sistematico della fatturazione elettronica è bene, prima di ogni altra cosa, definire correttamente lo strumento. Il termine fatturazione elettronica fa genericamente riferimento al processo con cui è possibile gestire l’emissione, l’invio, la ricezione e la conservazione digitale dei documenti di vendita e acquisto. Documenti che in Italia sono generati in formato xml e che comprendono, oltre ai dati relativi a emittente e destinatario, tutta una serie di campi specifici da compilare con informazioni altrettanto precise e univoche.
Nell’ottica del legislatore il processo, perché possa considerarsi compiuto, implica tre caratteristiche fondamentali: la dematerializzazione della fattura, che non viene più prodotta trasmessa e conservata sul formato cartaceo, l’integrazione tra più piattaforme, in quanto necessita dell’esistenza di modelli e strumenti informatici interoperabili, e la collaborazione tra i vari attori del processo, visto che clienti, fornitori e gestori del sistema di scambio devono necessariamente condividere standard e metodologie per garantire operazioni corrette di generazione, emissione e consegna della fattura.
Entrando più nello specifico, è possibile distinguere tre diverse tipologie di documenti, le cui caratteristiche variano in funzione del destinatario della fattura elettronica:
- Le fatture elettroniche B2g (Business to Government), ovvero quelle emesse verso le pubbliche amministrazioni centrali e locali.
- Le fatture elettroniche B2b (Business to Business), quelle scambiate tra soggetti privati titolari di partita IVA.
- Le fatture elettroniche B2c (Business to Consumer), generate in seguito a transazioni effettuate dai consumatori finali.
Fatturazione elettronica: come funziona
Per comprendere il modo in cui funziona la fatturazione elettronica bisogna poi introdurre il concetto di EDI (Electronic Data Exchange), che in Italia si è concretizzato nel Sistema di Interscambio (SdI), un percorso unico standardizzato che fa capo direttamente all’Agenzia delle Entrate e che costituisce il canale su cui vengono messi in comunicazione i processi di fatturazione tra i vari soggetti della filiera.
Per emettere una fattura elettronica, aziende e amministrazioni pubbliche devono quindi collegarsi allo SdI e trasferire sulla piattaforma i documenti generati con i software interni, tipicamente ERP o hub digitali con funzionalità ad hoc.
Ogni destinatario e ogni emittente di fattura elettronica devono essere in possesso di un codice destinatario (per le imprese private) o di un codice univoco d’ufficio (CUU, o codice IPA, per le pubbliche amministrazioni) e/o di un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC), che identificano soggetti specifici anche all’interno della medesima organizzazione. Per ottenere il codice destinatario è necessario fare richiesta a un soggetto accreditato che abbia stipulato una convenzione con SdI, mentre per entrare in possesso di una o più PEC occorre rivolgersi a un gestore certificato.
Come si accede alla fatturazione elettronica
Una volta entrati in possesso di questi requisiti, è possibile accedere alla fatturazione elettronica. Come? Semplicemente usando la dashboard del proprio gestionale, che – opportunamente alimentato con i dati relativi le generalità dei propri clienti (inclusi i codici univoco e/o destinatario), integrato con il catalogo dei servizi e dei prodotti e ovviamente connesso allo SdI – consentirà di creare nuovi documenti in pochi, semplici passaggi.
Come si fa una fattura elettronica
Compilare una fattura in formato xml non è molto dissimile dall’operazione necessaria a creare una fattura tradizionale. Le nuove interfacce permettono tra l’altro di distinguere anche tra modalità diverse di redazione dei documenti, offrendo agli utenti la possibilità di emettere e inviare una fattura elettronica semplificata, o addirittura di automatizzare la procedura. Una volta riempiti tutti i campi indispensabili per la condivisione con lo SdI, è sufficiente dare alla dashboard l’input per l’invio alla piattaforma dell’Agenzia delle Entrate, che in assenza di errori di data entry prende in carico il documento, lo analizza, lo convalida e lo inoltra nel giro di poche ore al destinatario. Quest’ultimo, infine, riceve una notifica sul proprio sistema.
Vale forse la pena di ricordare che in caso di compilazione errata della fattura elettronica, il documento, una volta consegnato al destinatario, non può essere cancellato, in quanto indelebilmente protocollato nel registro dello SdI. Per effettuare una correzione si dovrà dunque procedere alla creazione di un documento di storno, che bilanci quindi l’importo della fattura con errore, e redigere poi un nuovo file. Entrambi i documenti andranno naturalmente reinviati allo SdI.
Dove vedere le fatture elettroniche ricevute?
Le fatture elettroniche ricevute sono disponibili nell’apposita area del sito dell’Agenzia delle Entrate. Le imprese private e le pubbliche amministrazioni dotate di soluzioni software connesse con il Sistema di Interscambio possono invece visualizzarle direttamente sulla dashboard della piattaforma e scaricarle sul device riconosciuto come terminale per l’invio e la ricezione di documenti di vendita.
Quali sono i vantaggi della fattura elettronica
I vantaggi offerti da questo strumento sono molteplici. Oltre a quelli già citati – che riguardano, lo ricordiamo, essenzialmente la dematerializzazione delle procedure di fatturazione all’interno del ciclo dell’ordine, con sensibili risparmi di tempo sulla produzione, sul trasporto e sulla ricezione dei documenti – aziende e pubbliche amministrazioni hanno riscontrato immediatamente, all’indomani dell’adozione dell’e-fattura, un altro importante beneficio: a differenza di quanto accade coi documenti tradizionali, la conservazione delle fatture elettroniche è per definizione full digital. Questo significa che non occorrono più schedari e faldoni per custodirle a norma di legge. Inoltre, essendo il formato il medesimo per tutti i file ricevuti ed emessi, è possibile indicizzare automaticamente ciascuna fattura. Quindi, per accedere alle informazioni di un documento non è più necessario sfogliare a mano i registri: è sufficiente inserire la chiave di ricerca adatta sul proprio terminale per richiamare in pochi istanti tutti i dati relativi alla fattura. Dati che naturalmente possono essere correlati con quelli di altri file e con le informazioni provenienti da altre fonti, aziendali ed esterne, per creare interpolazioni su più livelli e dare vita a processi analitici avanzati, capaci cioè di supportare le decisioni strategiche.
Chi è obbligato a emettere fattura elettronica?
Dall’1 gennaio 2019 la fattura elettronica è obbligatoria per tutti gli operatori economici, residenti o stabiliti in Italia, sia per quanto riguarda le transazioni B2b sia per quelle B2c. Sono perciò esclusi dall’obbligo di emissione della fattura elettronica i soggetti e gli enti che hanno residenza fiscale all’estero. A questi si aggiungono altre tre categorie: gli operatori sanitari vincolati all’invio dei dati al Sistema tessera sanitaria, i soggetti che si avvalgono di regimi fiscali agevolati – come quello di vantaggio e quello forfettario – e i piccoli produttori agricoli, esentati in toto per legge dall’emissione di fattura.
Novità 2021 sulla fatturazione elettronica
Nel corso del 2021 sono stati apportati alcuni aggiornamenti rispetto alle regole tecniche che deteminano il tracciato per l’emissione delle fatture elettroniche. C’è stata fondamentalmente un’integrazione degli standard europei, con modifiche che vanno dal tema dello split payment a quello della ritenuta d’acconto, e che coinvolgono anche l’imposta di bollo, la cassa previdenziale e il regime fiscale. L’obiettivo dichiarato dell’aggiornamento è quello di poter generare, negli anni a venire, una dichiarazione IVA precompilata direttamente attraverso il Sistema di Interscambio. Ed è per questo che le fatture dovranno essere in grado di alimentare l’SdI con dati sempre più accurati.
