ERG ha deciso di portare avanti un progetto sul Digital Procurement, anche in ottica di sostenibilità. Da tempo l’azienda che da oltre ottant’anni anni opera nel settore dell’energia è impegnata in un processo continuo di miglioramento verso la sostenibilità e per il secondo anno consecutivo è tra le prime 50 aziende più sostenibili al mondo, annoverate dal Global 100 Index di Corporate Knights. Risale al 2008 la decisione di cambiare strategia: con l’investimento in fonti rinnovabili ERG ha, infatti, cominciato a puntare sulla green energy, con la produzione di energia da fonte eolica, solare, idroelettrica e termoelettrica cogenerativa ad alto rendimento e a basso impatto ambientale. Di pari passo, negli ultimi anni ERG ha portato avanti nuovi progetti di produzione e acquisto migliorando sempre i processi end-to-end. Tutto questo ha avuto anche ricadute in ambito Procurement: tra le tante novità introdotte c’è un codice di condotta per i fornitori definito in base ai principi green che ormai fanno parte del DNA di ERG.
ERG: una gestione della spesa intelligente e processi semplificati
Si chiama “One ICT” il progetto lanciato da ERG che ha come protagonista il Cloud, con l’obiettivo di adottare un’infrastruttura flessibile, che consenta di avere più integrazione, processi più efficienti, aggiornamenti più rapidi e minori costi di gestione.
Da qui la decisone di convogliare tutti i processi di acquisto su un’unica piattaforma, SAP Ariba, in cui fosse possibile raccogliere le richieste delle diverse funzioni di business per condividere all’interno dell’organizzazione informazioni univoche e tempestive. Nello specifico sono due i moduli adottati da ERG: Supplier Lifecycle and Performance (SLP), che permette all’azienda di gestire tutti gli acquisti, la registrazione dei fornitori, l’aggiornamento delle loro anagrafiche, e Sourcing utilizzato dalla divisione Procurement per monitorare e coordinare i processi di approvvigionamento e offrire massima trasparenza durante le gare.
«Con SAP Ariba, ERG riesce a controllare tutte le fasi fondamentali legate a una gestione intelligente della spesa e a digitalizzare e semplificare tutti i processi end-to-end, su un’unica piattaforma integrata in cloud», ha dichiarato Fabrizio Fassone, SAP Procurement Solutions Sales Director di SAP Italia e Grecia. «Le soluzioni SAP stanno accompagnando l’azienda nel suo percorso di trasformazione digitale verso un ambiente IT sempre più in cloud e cosa fondamentale allineano i fornitori ai principi di sostenibilità che ERG ha messo in atto da diverso tempo».
Who's Who
Fabrizio Fassone
Head of Intelligent Spend Group SAP Italia e Grecia
Sono tre le fasi del deployment della soluzione (andata live a giugno 2019, ndr) che hanno richiesto particolare attenzione, come ci ha raccontato Anna Campi, Head of Procurement Planning Control & Vendor Management – Category strategist coordinator di ERG. «La fase di “disegno” del processo, che ha richiesto la creazione di un gruppo di lavoro ad hoc cross-funzionale per la definizione dei fabbisogni delle varie aree aziendali e non solo dal Procurement, la fase di implementazione, che è durata circa un anno, e poi l’onboarding dei fornitori e dei nostri utenti interni. Inoltre, nei mesi successivi al go-live c’è stato un processo di affinamento soprattutto per la parte relativa alla sincronizzazione con la soluzione».
Who's Who
Anna Campi
Head of Procurement Planning Control & Vendor Management - Category strategist coordinator, ERG
Il segreto è nella collaborazione tra IT e Procurement
Il successo del progetto è da imputare alla stretta collaborazione tra IT e Procurement. Come ha sottolineato Campi, «la funzione ICT ha apportato un contributo prezioso, fornendo un supporto in tutte le fasi del progetto: dalla scelta dello strumento, quando sono state messe a confronto le varie soluzioni disponibili sul mercato, alla progettazione, fino alla vera e propria implementazione. È così che dopo un’attenta valutazione delle soluzioni disponibili sul mercato, siamo arrivati a selezionare SAP Ariba. Oltre al fatto che la soluzione è integrata con i sistemi SAP già presenti in ERG, offre anche ai nostri fornitori un’unica interfaccia di riferimento per entrare in contatto e collaborare con la nostra organizzazione e i nostri partner e al nostro interno abbiamo una migliore struttura delle qualifiche dei fornitori per settore merceologico, oggi abbiamo una vendor list molto più accurata».
Come esempio, tra le informazioni condivise, il Codice di Condotta che dev’essere convalidato dai fornitori per poter collaborare con ERG, e un assessment specifico sui fornitori strategici che rappresentano circa l’80% degli acquisti dell’azienda con l’obiettivo di operare sui margini di miglioramento e premiare le aziende virtuose. Da questo assessment derivano, inoltre, i criteri che sono utilizzati in fase di assegnazione delle gare.
Più in generale Amministrazione e Direzione Compliance stanno beneficiando dell’adozione di SAP Ariba SLP, perché permette la condivisione e il controllo di documenti, informazioni e notifiche in modo molto semplice e, in maniera altrettanto facile, consente al fornitore di leggere e accettare condizioni e documenti proposti da ERG. Questi passaggi hanno diminuito notevolmente le attività di supervisione e controllo da parte dei responsabili dell’area Compliance.
Il futuro del Procurement di ERG
ERG ha appena avviato il progetto “Sustainable Procurement”. «Si tratta di un programma che prevede un assessment nella Supply Chain sui temi della sostenibilità – ha ribadito Campi -. Anche in questo caso si tratta di un’iniziativa guidata dal Procurement, ma trasversale a diverse aree aziendali (dalle operations, alla manutenzione, alla CSR, all’HSE, a chi dialoga con i nostri investitori, a chi si occupa di rischio), che ha lo scopo di “ingaggiare” i nostri fornitori strategici su questi importanti temi, individuando percorsi di miglioramento e premiando le eccellenze».
