Il processo di Procurement delle aziende comprende la raccolta dei fabbisogni, degli ordini e degli acquisti di beni o servizi. Tipicamente segue un inter ben definito: dalla definizione dei bisogni si passa alla fase di approvazione degli acquisti, per arrivare all’identificazione del prodotto conforme con il prezzo più basso e alla gestione della logistica dell’ordine fino al suo compimento. La complessità, maggiore o minore, di questo processo è strettamente connessa con la dimensione e il settore di riferimento dell’azienda. L’obiettivo rimane comunque comune a tutte le realtà: trovare i beni e i servizi di maggior valore al miglior prezzo.
La crescente pervasività della tecnologia in tutti gli ambiti e la maggiore attenzione al controllo dei costi nelle attività B2B hanno spinto le aziende più sensibili al tema dell’innovazione a utilizzare sistemi di approvvigionamento elettronico – eProcurement -, ossia software che supportano il processo di acquisto, rendendolo più rapido ed efficiente. TechTarget ci racconta l’evoluzione dell’eProcurement e il modo in cui oggi questi strumenti supportano i dipartimenti acquisti nel controllare puntualmente come avviene l’approvvigionamento, nel costruire relazioni più strategiche con i fornitori e nell’avere piena visibilità del ciclo di vita dei loro ordini.
Il processo di approvvigionamento è reso efficiente dalla tecnologia
Se in principio le aziende decidevano di adottare strumenti di eProcurement per accelerare il processo di approvvigionamento e aumentare la visibilità sugli acquisti, dopo la crisi
economica l’obiettivo è cambiato: oggi infatti è prioritario il controllo dei costi senza rischi, e in seconda battuta il potenziamento delle relazioni con i fornitori favorendo il binomio costo-efficacia.
Oggi le soluzioni di eProcurement includono funzionalità per il governo delle requisizioni, per la consultazione dei cataloghi dei fornitori, per la gestione degli ordini di acquisto (PO), la ricezione e la riconciliazione.
Inoltre consentono ai dipendenti di reparti differenti di ordinare i beni di cui hanno bisogno utilizzando un sistema centralizzato, e soprattutto controllato: il processo include workflow autorizzativi configurabili per garantire che il personale non addetto agli approvvigionamenti proceda in accordo con le direttive aziendali, in termini di procedure, specifiche tecniche e budget.
Altro punto di forza è la possibilità per gli utenti di creare e ottimizzare i cataloghi con gli articoli con prezzi competitivi. Questi cataloghi possono essere integrati nei sistemi del compratore o rispondere a una logica “punch-out”, che consente l’integrazione tra le “vetrine” online dei fornitori e le applicazioni di procurement.
Inoltre, quando gli ordini sono definiti, il sistema di eProcurement consente all’utente di monitorare il PO lungo tutto il suo ciclo di vita. All’arrivo della merce, il sistema gestisce automaticamente il processo, compresa la riconciliazione dell’ordine, il match tra le fatture e il PO per la verifica conclusiva che i beni e i pagamenti siano conformi.
Dall’on-premise al Cloud, avere maggior controllo degli acquisti a costi contenuti
Come detto in apertura i cambiamenti economici e la crescente pervasività della tecnologia sul posto di lavoro hanno cambiato il modo di progettare i software di eProcurement. I primi strumenti erano principalmente on-premise, quindi installati in locale, costosi e per lo adottati dalle grandi imprese. Con l’avvento del software cloud-based sono diventati più accessibili e si sono diffusi anche tra le imprese di dimensioni ridotte. La tecnologia Cloud, oltre ad essere meno costosa, riesce anche a rispondere alle esigenze delle organizzazioni con sedi dislocate sul territorio e processi decentrati, e richiede un coinvolgimento ridotto dell’IT. Inoltre, consente di utilizzare i cataloghi punch-out che offrono visibilità in tempo reale delle scorte di prodotti dei fornitori, permettendo di ottenere prezzi e informazioni più accurate.
Ma non finisce qui, perchè il Cloud permette anche di gestire grandi moli di dati e di emulare le moderne piattaforme di e-commerce, avvicinandosi al modello di Amazon e rendendo così gli acquisti più strategici. Inoltre, dal tracciamento dei comportamenti di acquisto è possibile disegnare delle strategie per ottimizzare l’approvvigionamento, anche grazie all’integrazione nelle piattaforme di suggerimenti delle voci e di ricerche specifiche.
In conclusione l’eProcurement può essere visto come uno trend stregico da cavalcare nel futuro: non solo consente alle organizzazioni di avere risparmi significativi, ma trasforma la funzione acquisti da un mero centro di costo a una potenza strategica.
