«L’avvicinarsi della scadenza del 31 marzo 2015, data dalla quale chi fattura verso qualsiasi ente pubblico dovrà farlo in digitale, allarga a centinaia di migliaia di aziende il mercato della gestione elettronica dei documenti: la fattura cartacea diventa fuori legge». Così Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore di Top Consult, spiega le sue aspettative per l’anno appena iniziato.
«Di fatto l’obbligo della fattura elettronica comporta l’obbligo della gestione elettronica del documento, dalla creazione all’archiviazione. Si deve imparare a lavorare senza carta». Il punto di partenza, sottolinea Zaffagnini, non è “fare” fatture elettroniche, spedirle e conservarle («questo con un buon sistema software diventa banale»). È che anche gli altri documenti in azienda devono essere digitali. «Oggi è davvero possibile eliminare la carta, persino l’ordine di vendita si può sottoporre su tablet al cliente, che può convalidarlo con firma digitale».
Tutto questo inizia a essere messo in pratica: c’è un interesse finalmente concreto per la dematerializzazione, e questo rende Zaffagnini ottimista sul 2015. «Dopo vent’anni in cui si parla di “paperless company”, l’obbligo di legge sta dando una spinta decisiva: lo testimonia anche l’indagine CIO 2014 del Politecnico di Milano». Indagine secondo cui la dematerializzazione è la seconda priorità per i CIO italiani per l’anno appena iniziato, dietro solo alla business intelligence, e davanti a ERP e Mobile.
«Questo “salto di qualità” è possibile anche perché Top Consult, che da sempre persegue l’innovazione del sistema documentale, ha “rivoluzionato” il modo di fare gestione elettronica dei documenti. La nostra piattaforma di nuova generazione TopMedia Social NED per la Gestione Documentale e la Collaborazione Aziendale propone innanzitutto un nuovo modo di lavorare (lo “smart working”) e di interagire con il sistema in modo molto più immediato, accessibile anche da dispositivi mobili, e sfruttando meccanismi tipici dell’informatica “consumer”. Inoltre abbiamo introdotto l’uso di strumenti collaborativi per i gruppi di lavoro. Tutto questo allarga l’impiego e i benefici della gestione documentale a tutta l’organizzazione, compresi manager e mobile worker, e realizza concretamente la nuova frontiera del Social Business».
Per usare il sistema, sottolinea Zaffagnini, non si devono avere conoscenze ad hoc: «È intuitivo come usare un tablet o uno smartphone, per cui per esempio la ricerca di un documento si può fare con un meccanismo “alla Google”, cioè libero, fruibile anche da chi non conosce i criteri di classificazione e archiviazione. Analogamente è stato mutuato dalle app consumer il meccanismo dei “preferiti” per facilitare il reperimento delle pratiche».
Un altro obiettivo è stata la riduzione dell’uso dell’email come strumento di collaborazione e condivisione. «L’idea è di sfruttare il concetto del social network, ma sicuro e protetto, utilizzabile all’interno di un’organizzazione per scambiarsi brevi messaggi e condividere documenti in funzione dei privilegi d’accesso, in modo da abilitare una vera e propria collaboration».
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