Nonostante i progetti di digitalizzazione delle fatture riguardino le divisioni Acquisti, Finanza, IT e Amministrazione è la funzione Finance che nella maggior parte dei casi prende l’iniziativa e si assume la responsabilità dell’implementazione delle soluzioni.
A metterlo nero su bianco l’indagine “e-Invoicing, un progetto a livello di azienda?”, condotta da Ivalua che ha analizzato 173 risposte di un panel composto da responsabili acquisti, finanza, contabilità, e sistemi informativi, di cui il 35% proveniente dal Nord America e il 65% dall’Europa.
La funzione Acquisiti ha una, quindi, una ridotta responsabilità rispetto alla funzione Finance in tema di fatturazione elettronica – 30% contro il 57% – a testimonianza del fatto che nel processo di procure-to-pay (P2P) lo scopo dell’azione del Procurement è, in larga misura, spesso limitata ad attività di supporto (negoziazione, definizione del panel di fornitori, ecc.). Il fatto che la parte core del processo non sia sotto il diretto controllo degli Acquisti impedisce però alla funzione di cogliere pienamente gli obiettivi strategici direttamente collegati alla propria attività e il valore aggiunto che rappresenta per le performance aziendali.
Per questo secondo il 59% degli intervistati è la maggiore collaborazione tra i dipartimenti finanza e procurement il vero fattore chiave su cui si deve puntare quando si intraprende un progetto di fatturazione elettronica, anche per determinarne il successo. Il 30% percepisce che la mobilitazione di un team multidisciplinare, che includa rappresentanti delle funzioni Acquisiti, Finanza e IT sia una condizione essenziale per questo tipo di progetto. Solo 11% degli intervistati, invece, pensa che a giocare un ruolo importante sia anche la sensibilizzazione dei fornitori.
Perché la aziende adottano gli strumenti di e-Invoicing
I due punti strategici, legati alla fatturazione elettronica, più spesso menzionati dal campione sono la riduzione dei costi amministrativi (68%) e il miglioramento del monitoraggio del flusso della fattura durante tutto il processo (50%). Un maggior rispetto delle scadenze di pagamento e protezione degli archivi sono meno citati come obiettivi chiave del progetto in progetti di e-fattura, rispettivamente nell’11% e nel 10% dei casi. Dal punto di vista dei costi basti pensare che, secondo le rilevazioni dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano digitalizzare i processi interni alla PA, dalla ricezione della Fattura fino all’autorizzazione al pagamento e seguente archiviazione, porta a risparmi pari in media a 17€/Fattura.
Dal punto di vista dei processi l’implementazione di una soluzione di fatturazione digitale ne permette l’automazione di un certo numero, tra cui la registrazione, il controllo degli ordini di acquisto, la convalida da parte del contraente e l’attuazione delle richieste di pagamento al momento giusto. L’automazione dei processi fornisce anche una migliore tracciabilità dei flussi finanziari e decisionali, dalla richiesta di acquisto al pagamento dei fornitori, rafforzando il controllo interno e facilitando la gestione delle controversie tra l’amministrazione e i fornitori. Ma l’implementazione dell’e-Invoicing è motivata, nella maggior parte dei casi, anche da ricadute positive sulla produttività, in quanto permette ai team responsabili del processo di fatturazione di concentrare gli sforzi su compiti a maggior valore aggiunto. L’automazione del processo di fatturazione consente di eliminare le attività manuali e ripetitive e anche di ridurre i rischi di errori e frodi.
