Ciclo dell’ordine in digitale: tre i principali benefici

Il processo di selezione dei fornitori (sourcing), e approvvigionamento (procurement) dei prodotti e servizi necessari è certo una delle aree più dinamiche fra le varie funzioni aziendali. In questo ambito, in cui la velocità dei processi sta nettamente crescendo, raggiungere un’efficiente gestione del ciclo ordine-fattura-pagamento diventa sempre più difficile, ma anche indispensabile per mantenere o raggiungere una razionale conduzione delle attività, e ottimizzare i risultati di business.

Un ciclo più rapido può ridurre, anche in maniera notevole, il tempo necessario per ricevere la merce ordinata. Ottimizzare i tempi di approvvigionamento produce riflessi positivi sulla gestione delle scorte, con la possibilità di abbassare i costi di magazzino, e migliorare la qualità del servizio.

Questo è quanto si evince da uno studio dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano.

I benefici

La digitalizzazione del ciclo dell’ordine può quindi avere delle ricadute positive sulle prestazioni dei processi chiave, in termini di:

• Efficienza: Con la digitalizzazione è possibile avere una maggiore visibilità sulle informazioni relative ai prezzi e alle disponibilità dei prodotti, maggiore trasparenza sul tracciamento degli ordini eseguiti e anche maggior capacità di controllo e aggiornamento sulla situazione contabile e la gestione dei reclami. A beneficiarne sono anche le attività di back-office e la gestione dei casi di non conformità di operazioni o documenti.
• Precisione: La qualità dei dati che alimentano i singoli processi del ciclo dell’ordine migliora grazie all’eliminazione o alla forte riduzione delle operazioni di tipo manuale (inserimento dati, ricerca informazioni mancanti, ecc.) che producono frequenti errori e perdite di tempo. Possono inoltre esserci ricadute positive anche sui tempi di esecuzione dei processi, non solo in seguito alla razionalizzazione delle operazioni, ma anche grazie all’introduzione di meccanismi di controllo dei processi stessi e di automazione del workflow. Per ottenere un pieno vantaggio è comunque necessario integrare nel modello di gestione elettronica più fasi possibili del ciclo dell’ordine – dati relativi agli ordini e alle conferme d’ordine, documenti di trasporto, fatture, avvisi di pagamento, ecc -, per mantenere una coerenza tra i documenti scambiati fra azienda cliente e fornitore, rendendo automatiche le operazioni di riconciliazione degli stessi, da cui spesso dipendono i rallentamenti nella conclusione del ciclo.
• Risparmi: L’automatizzazione del ciclo dell’ordine – sottolinea lo studio del Politecnico – può ridurre i costi di gestione dal 40% fino all’85% e in fase di fatturazione si può arrivare ad un risparmio del 90% rispetto ai sistemi tradizionali. Inoltre emerge prepotentemente come circa il 50% del valore dei benefici sia dato dalla riduzione dei costi di gestione delle inesattezze che si creano nel processo tradizionale, come le discrepanze tra quanto è consegnato e l’ordine effettuato, tra fatture e ordini, o tra fatture e pagamenti. Più in ritardo, e quindi più avanti lungo il ciclo dell’ordine, questi errori vengono individuati, maggiore è il costo del processo.

Gli aspetti su cui porre attenzione

Per perseguire questi risultati è altresì importante comprendere il nuovo ruolo della funzione acquisti – sempre più delicato visto che i costi sono una variabile strategica da mantenere sotto stretto controllo -, porre attenzione sulla maggiore complessità delle attività di sourcing e della selezione dei fornitori, e sulla crescita della quantità di informazioni da gestire in tempi via via più compressi. Alle imprese, quindi, servono tecnologie e modelli per monitorare ogni fase dell’ordine, con particolare attenzione agli acquisti “Maverick”, ossia quelli che avvengono infrangendo le regole stabilite dalle procedure aziendali e bypassando i processi di procurement definiti. Sono proprio gli acquisti estemporanei, effettuati senza seguire gli iter autorizzativi codificati, o al di fuori dei contratti in vigore per le varie forniture, quelli più difficili da identificare, a tal punto che Forrester ha indicato tre mosse per ridurre la cosiddetta “Maverick spend”, ovvero l’indice che fa riferimento agli acquisti effettuati all’interno di un’organizzazione che non sono in conformità con le condizioni contrattuali negoziate.

Fortunatamente, oggi la funzione acquisti può avvalersi, nelle varie fasi del processo di procurement, di strumenti software e procedure in grado di migliorare l’efficacia complessiva delle attività di approvvigionamento nei diversi punti critici, come l’analisi dei fabbisogni e la definizione delle voci di spesa, l’esplorazione e valutazione delle offerte disponibili sul mercato da parte dei diversi fornitori, la formulazione delle richieste di offerta (RdO), la fase di negoziazione, la verifica delle performance del fornitore e il monitoraggio periodico dei reali costi e consumi.

Si spazia infatti da tool di analisi e reportistica a strumenti di classificazione, pre-qualifica e qualifica dei vendor, come da applicazioni di preparazione e ordinamento delle richieste di offerta a strumenti di negoziazione (tool di asta elettronica e gara elettronica, tool di gestione del workflow, tracciamento dei compiti da eseguire, e invio messaggi di promemoria). A completare questo panel di strumenti ci sono le piattaforme aziendali Web-based di gestione e condivisione delle informazioni, che mantengono traccia di tutte le operazioni di acquisizione e modifica dei contenuti e posseggono motori di indicizzazione e ricerca per facilitare il ritrovamento delle informazioni di volta in volta necessarie; e per finire, le applicazioni di amministrazione dei contratti, finalizzate a registrare la storia dell’intera evoluzione di una trattativa commerciale.

La prospettiva Cloud

Inoltre oggi in risposta alla domanda degli utenti di poter usare applicazioni più agili e flessibili arriva al Cloud, in grado di rendere fruibili tutti gli strumenti necessari alle attività di sourcing e procurement, secondo una logica più in linea con i tempi e le esigenze attuali. Nelle soluzioni IT convenzionali, la razionalizzazione dei processi di procurement può essere ostacolata, ad esempio, dalla carenza di tool per gestire con efficienza i requisiti di conformità, o dall’esistenza di sistemi e procedure proprietari, che non consentono di attuare strategie di procurement globali. Oltre a potersi integrare con i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) preesistenti e con gli altri sistemi IT aziendali, una soluzione di e-procurement cloud-based fornita as-a-service via Internet è in grado di consentire controlli e verifiche della conformità di contratti, vendor, compratori e quant’altro, e di scalare le risorse e la capacità in rapporto ai fornitori e ai processi da gestire.

L’approvvigionamento di beni e servizi può avvenire attraverso un processo standard, adottato da tutti gli addetti dell’organizzazione e facile da usare, grazie a interfacce user-friendly, con un aspetto più simile a quelle delle app e degli store di categoria consumer (ad esempio, i “carrelli della spesa” virtuali da riempire), che semplificano le operazioni di ricerca e comparazione delle offerte e la fase finale di acquisto.