Una grande azienda come Benetton Group è riuscita a digitalizzare i documenti del ciclo passivo e attivo, in formato pdf. Ne ha guadagnato in efficienza, al costo però di un lungo periodo di transizione, dove ci sono state sia resistenze interne sia lungaggini dovute alla necessità di coinvolgere tutti i partner interessati.
Nel bene e nel male, è insomma esemplare la storia di Benetton: anche in aziende tradizionali, grandi e complesse (6500 punti vendita, in 120 Paesi) è fattibile digitalizzare i documenti. Anche se a volte è opportuno fare le cose per gradi.
L’azienda ha cominciato infatti con una soluzione di Gestione elettronica documentale per il ciclo dell’ordine già cinque anni fa. Progetto culminato due anni fa con un portale B2b, dove i fornitori indiretti possono caricare le fatture e i documenti di trasporto, poi consultabili tramite servizi web.
Benetton adesso studia una soluzione per consentire l’accesso diretto dei fornitori al sistema documentale. Servirà per gestire meglio i rapporti con quelli più grandi e strutturati, con cui scambia molti documenti.
Per i documenti del ciclo attivo, il sistema di Gestione elettronica documentale è accessibile da tutti i clienti diretti (punti vendita) e dagli agenti di vendita, via extranet, attraverso la quale è possibile cercare, consultare e scaricare le fatture e i documenti di trasporto.
L’extranet è tuttora solo un canale parallelo a quello cartaceo, che tuttavia l’azienda intende eliminare in un prossimo futuro.
Tutto questo è stato propedeutico all’avvio della conservazione sostitutiva: delle fatture attive e, in un secondo momento (da metà 2013), di quelle passive. Benetton ha affidato la conservazione sostitutiva, in entrambi i casi, a uno stesso provider esterno.
I benefici misurati riguardano soprattutto il ciclo passivo, su cui ora l’azienda ha un controllo maggiore. Ne deriva un aumento di efficienza dei processi, in generale. I progetti ci hanno messo molto tempo per andare a regime, per due motivi: resistenza interna al cambiamento e, soprattutto, necessità di coinvolgere i numerosi partner interessati.
