Argomm, azienda bergamasca che produce componenti in gomma per auto, ha introdotto internamente la digitalizzazione dei processi paper driven. L’esigenza di dematerializzare la documentazione cartacea è nata dal crescere della complessità gestionale interna: infatti, se da un lato il suo utilizzo comportava costi di gestione significativi, dall’altro influenzava anche il modo di lavorare dei dipendenti, costretti a dedicare tempo ad attività poco produttive e ridondanti. Dall’analisi dei costi era emerso che se quello per produrre un documento cartaceo era di pochi centesimi di uero, quello per gestirlo saliva ad alcune decine.
Sulla base di tutte queste considerazioni, sponsorizzato dalla Funzione IT e dall’Amministrazione, è partito il progetto denominato “carta zero“, che si è focalizzato inizialmente sulla digitalizzazione dei processi del Ciclo dell’Ordine, per semplificare la gestione interna e lo scambio informativo con i partner commerciali, ma anche per supportare la conservazione a fini fiscali della documentazione.
La soluzione scelta prevede l’uso di un applicativo per dematerializzare i documenti in ingresso e di una soluzione di Gestione Elettronica Documentale implementata sull’ERP aziendale. Per i documenti a valenza fiscale è stata scelta invece una soluzione di Conservazione Sostitutiva affidata a un provider esterno. Infine per quanto concerne le relazioni di filiera con i fornitori è stato fortemente spinto l’utilizzo dell’EDI rispetto ai canali tradizionali.
Uno dei punti di forza del progetto è stato il forte commitment interno, che ha portato a un livello di coinvolgimento tale da essere accolto di buon grado dal personale operativo che si è addirittura dimostrato propositivo nell’individuare dei margini di miglioramento.
E i benefici che ne sono derivati, in effetti, sono significativi. Innanzitutto i tempi di gestione delle pratiche documentali si sono ridotti, all’interno della sola area Amministrativa si è stimato un risparmio annuo pari a circa 55 giorni/uomo. Inoltre è possibile tracciare gli stati di avanzamento dei singoli documenti, monitorare puntualmente i carichi di lavoro e, conseguentemente, allocare meglio le risorse dove necessario. Ma non finisce qui perchè carta zero ha permesso di azzerare quasi totalmente gli errori legati all’inserimento manuale dei dati a sistema e ha portato alla progressiva dismissione degli spazi utilizzati per l’archiviazione dei documenti.
