L’IT procurement può portare risparmi evidenti ma non bisogna sottovalutare alcune zone d’ombra.
Per questo Gartner ha realizzato recentemente un rapporto (IT Procurement Best Practice: Effective Reporting Metrics for IT Procurement) che si apre con alcune considerazioni, i key finding, secondo i quali molte organizzazioni non dispongono di metriche di reporting complete e significative per quanto riguarda gli appalti IT.
Molte delle parti interessate, inoltre, hanno difficoltà a capire e a utilizzare le metriche dell’IT procurement, la disciplina e il processo di consulenza in materia di IT e acquisizione di beni e servizi.
La maggior parte del procurement professionale, infine, fa fatica a dimostrare il valore creato per l’organizzazione nel ridurre il rischio delle condizioni nei contratti. Sono queste le basi di partenza del report che avanza anche qualche suggerimento.
Secondo gli analisti della società di ricerca, i dirigenti che si occupano di acquisti IT dovrebbero presidiare con attenzione 3 principali aree:
– Analisi continua del ruolo di IT procurement insieme ai principali stakeholder, definendo le misurazioni chiave e garantire che missione e obiettivo siano chiaramente documentate.
– Identificare le metriche che si allineino con gli obiettivi dell’organizzazione o i key performance indicator. (KPI).
– Garantire report accurati e significativi per gli stakeholder e rivedere gli obblighi di notifica con le principali parti interessate con cicli pianificati che devono avere una frequenza non inferiore ai 18-24 mesi.
Rapporto strategico con gli stakeholder
Dopo una serie di indagini effettuate presso i clienti, Gartner arriva alla conclusione che determinare e comunicare il vero valore creato dall’IT procurement è un passo significativo per costruire e sostenere un rapporto strategico con gli stakeholder. La collaborazione è importante anche per costruire soluzioni innovative, sfruttando la conoscenza del mercato della fornitura.
Ottimizzazione dei costi
In termini generali, le aspettative per il procurement It prevedono l’ottimizzazione dell’approvvigionamento. Con il miglior risultato commerciale possibile attraverso demand management e analisi dei bisogno collegati agli obiettivi dell’organizzazione.
Per quanto riguarda le metriche finanziarie, l’IT procurement ha un impatto diretto sul denaro speso presso i fornitori IT.
Nella maggior parte delle organizzazioni, l’IT ha fra i suoi obiettivi la riduzione dei costi. Per questo tale tipo di metrica dovrebbe essere utilizzato nell’ottica di una collaborazione fattiva con gli stakeholder.
Questi “desiderati risparmi” diventano evidenti al momento della rinegoziazione dei contratti e sono calcolati come riduzione diretta dei costi per il budget annuale. Per esempio un prezzo fisso del contratto di maintenance dell’hardware viene negoziato a un valore più basso in fase di review per un ammontare di “x” euro. Questa cifra “x” viene considerata un risparmio di costi.
Per il preventivo dei costi, Gartner afferma che i nuovi progetti IT forniscono l’opportunità di negoziare i contratti di procurement. I fornitori IT presentano complessi modelli commerciali e opzioni tecnologiche che possono avere differenti TCO sul ciclo di vita delle infrastrutture.
Le proposte iniziali sono spesso un po’ gonfiate proprio per arrivare a una riduzione ed è critico per l’IT procurement stabilire un prezzo di mercato attraverso la competizione, la conoscenza del mercato e la consulenza.
