Se le grandi organizzazioni hanno a disposizione professionisti specializzati nell’acquisto di soluzioni IT e si avvalgono di procedure di governance consolidate, per le PMI l’orizzonte è totalmente diverso. Consulenti, rivenditori, terze parti, risorse interne che fanno anche acquisti IT sono lo scenario classico nelle piccole e medie imprese. Uno scenario dove spesso è più l’improvvisazione che una metodologia codificata a dettare le regole.
Tanto che molti organizzazioni di piccole dimensioni risultano poi non soddisfatte degli acquisti effettuati, magari a caro prezzo.
Training e analisi dei processi
Secondo Gartner, anche le società più piccole dovrebbero sviluppare al proprio interno risorse e metodologie per gestire meglio gli acquisti IT, il che include una parte di training e una parte di analisi dei processi.
Per la società di analisi il punto di partenza sono le persone: bisogna identificare 1 o 2 collaboratori che si distinguono per la capacità di negoziazione.
Un’eccellente comunicazione scritta e orale, unita a una formazione tecnologica di base fa la differenza negli acquisti IT. E se non siete convinti che il tempo speso non si ripaghi, Gartner sottolinea come gli acquisti IT rappresentino il tassello fondamentale per far funzionare l’impresa nel suo complesso. Sbagliare un acquisto ha poi una ripercussione a livello di processo.
Il secondo punto riguarda i contratti. La contrattualistica deve essere chiara e non soggetta a differenti interpretazioni. Se un collega dell’area amministrazione ha un’interpretazione diversa dall’IT rispetto a un certo punto a contratto, quel punto va rivisto.
Bisogna essere tenaci a difendere la propria posizione, ma anche realisti. Soprattutto quando si ha a che fare con i grossi vendor, diventa difficile negoziare molti punti a contratto. Cionondimeno, bisogna essere consapevoli di cosa si può o non si può fare e cosa si rischia a non farlo.
Vale la pena sottolineare come il focus primario di qualsiasi acquisto IT sia trovare il prodotto o la soluzione che risolve una specifica esigenza. Lo sconto o un basso prezzo non servono a nulla se quel prodotto non incontra quella particolare necessità.
In questo senso, Gartner propone un processo d’acquisto semplificato basato sui seguenti passi:
- Definire una griglia di esigenze che la soluzione o il prodotto è chiamato a risolvere
- Definire un team che controlli i criteri di selezione definiti precedentemente. Spesso le PMI sanno che hanno un problema, ma non riescono a identificarlo pienamente e compiutamente. In questi casi, vale la pena ingaggiare un consulente esterno che aiuta a chiarire bene cosa si vuole
- Controllare le referenze del fornitore. Non basarsi solo su referenze generiche, ma su referenze che riguardano aziende simili alla propria (per dimensioni, settore merceologico, eccetera)
- Chiedere un aiuto esterno. In alcuni casi può valere la pena usufruire di esperti o professionisti che aiutano nella fase di scelta
- Concentrare gli sforzi su una persona. Anche se il processo decisionale coinvolge diverse risorse in azienda (sia interne che magari esterne), è opportuno che il punto di contatto verso il fornitore sia un solo: il negoziatore identificato all’inizio del processo
