San Benedetto automatizza la gestione degli ordini grazie alla soluzione Order Management di Esker

San Benedetto è un brand molto noto nel settore del beverage. Un colosso da 834 milioni di fatturato che nei suoi 11 stabilimenti (7 quelli italiani) impiega oltre 2mila persone e produce ogni anno 4,6 miliardi di bottiglie.

Un’azienda che ha saputo evolversi nel tempo. Nata come realtà che imbottigliava le acque minerali di alcune fonti regionali, ora produce anche bevande sportive e gassate, drink a base di succhi di frutta, thè e camomille per bambini, distribuiti con marchi noti come, San Benedetto, Antica Fonte della Salute, Energade e Schweppes.

Gestire i picchi stagionali dell’attività

Negli ultimi mesi, il ciclo di gestione degli ordini è stato completamente riprogettato integrando la piattaforma O2C (Order-to-Cash) di Esker. «Dovevamo ridurre il tempo di inserimento dell’ordine nel processo di evasione – esordisce Andrea Loss, Kaizen Manager di Gruppo Acqua Minerale San Benedetto –. Questa procedura era svolta in parte con inserimento manuale in SAP a partire da ordini ricevuti attraverso una pluralità di formati come PDF, file di Word o semplici messaggi e-mail».

Risultava pertanto importante riuscire a garantire una maggiore velocità del processo, in quanto «data la natura dei nostri prodotti, i cui consumi sono soggetti a una forte componente di stagionalità, dovevamo garantire di lavorare il più possibile Just in Time prevedendo la formazione di coda che avrebbe potuto richiedere uno o due giorni per essere smaltita».

San Benedetto e la “rivoluzione” del ciclo attivo

Un significativo miglioramento del processo è arrivato con l’introduzione di automazione e intelligenza lungo il processo attraverso l’impiego della piattaforma di gestione del ciclo attivo di Esker. I processi interni sono stati snelliti e resi più fluidi, anche grazie all’integrazione con l’ERP SAP in uso.

Nella fase di selezione dell’offerta è stata soprattutto la valutazione dell’eccellenza e della solidità della tecnologia a indirizzare la scelta di San Benedetto. «Esker Synergy AI, il motore di Intelligenza Artificiale integrato nella piattaforma O2C di Esker, si è distinto da subito rispetto alle altre soluzioni che avevamo avuto modo di valutare – prosegue il manager –. Il funzionamento del sistema di riconoscimento ottico dei caratteri simula il comportamento dell’occhio umano ed è completamente diverso dalle tecnologie OCR che ci offrivano le altre software house, che si limitavano a una semplice analisi di tipo posizionale. Inoltre, mancava tutto quello che in Esker chiamano la parte di teaching, che in questo momento ci porta via tempo ma che aumenta significativamente il grado di automazione».

Gestione Just-in-Time degli ordini

La piattaforma riconosce anche formati che per le altre soluzioni risultavano incomprensibili «e questo ci rassicura rispetto alla scelta fatta – commenta Sabrina Berton Responsabile del Customer Service Export di San Benedetto –. Con Esker, una volta creata la regola e allenato l’algoritmo, il motore AI riconosce l’ordine a prescindere dalla tipologia di file che riceviamo e lo va a inserire direttamente nell’ERP. Riusciamo, quindi, a lavorare Just-in-Time e inserire gli ordini il giorno stesso, eliminando quel disallineamento tra la data di ricezione e quella di inserimento che caratterizzava la situazione precedente nei periodi per noi di maggior lavoro».

Abbiamo ridotto il tempo di inserimento dell’ordine a sistema e pertanto il personale si può dedicare ad attività a maggiore valore aggiunto – Commenta Maurizio Zanibellato Responsabile del Customer Service Italia.

La sponsorship della C-suite di San Benedetto

«Mi preme sottolineare il contributo chiave dell’IT in questo progetto che, in realtà, è nato fuori dal suo perimetro. È stato, infatti, il Direttore Generale a proporre di esplorare l’adozione della piattaforma O2C Esker, dopo aver visto i risultati ottenuti con questo strumento dalla nostra filiale spagnola. Obiettivi impossibili da raggiungere senza il contributo fondamentale dell’IT soprattutto per quel che riguarda tutta la componente chiave di Change Management», osserva Loss. Il dipartimento IT ha supportato a stretto contatto il business ed Esker in tal senso – commenta Michele Scattolin Responsabile Software di San Benedetto.

Le evoluzioni del progetto

La piattaforma, utilizzata da diversi operatori del Customer Export e del Customer Service Italia nello stabilimento produttivo principale di Scorzé (VE), finora ha processato circa 4mila ordini.

«Tenuto conto che utilizziamo questa soluzione solo da pochi mesi – tiene a puntualizzare Loss –, siamo ancora nella fase in cui c’è in programma tutta una serie di aggiustamenti da fare a livello implementativo prima di arrivare a regime, per esempio su come il sistema legge gli ordini. Ma ovviamente si tratta di un fine tuning già ampiamente previsto. Per il futuro stiamo valutando il rollout su altri siti produttivi, sempre qui in Italia, per beneficiare di quei vantaggi a livello di lingua, per esempio, che si traducono per noi in economie di scala e sicuramente in un’implementazione più semplice».

Oltre all’ampliamento della base di utenti, San Benedetto sta anche valutando l’introduzione di nuove funzionalità. «Tra quelle più interessanti per noi c’è la possibilità di inoltrare l’ordine attraverso il portale cliente, una delle feature offerte “on top” alla piattaforma Esker, che ci permetterebbe di migliorare sensibilmente la User Experience», conclude Loss.