Lo scenario macroeconomico globale sta mettendo in luce per molte imprese tutte le criticità della catena del valore: il compito di identificare anello per anello ciascun punto debole, trovando soluzioni in tempi rapidi per aumentare la resilienza della filiera, spetta al responsabile acquisti. Una figura sempre più strategica all’interno di qualsiasi tipo di organizzazione, in quanto strettamente collegata alla gestione dei rischi che gravano sulle forniture e, di conseguenza, sulla produzione.
Il team coordinato dal Chief Produrement Officer (CPO), infatti, lavora in prima linea per mitigare le interruzioni della Supply Chain, ma non solo: le decisioni su cosa va acquistato all’esterno e su dove approvvigiornarsi possono avere un impatto decisivo sull’equilibrio dei costi, sui meccanismi di generazione dell’offerta e, in ultima analisi, sul vantaggio competitivo dell’azienda.
In un contesto contraddistinto da imprevedibili shock di fornitura e variazioni della domanda, l’agilità e la flessibilità della divisione coordinata dal responsabile acquisti costituiscono in molti casi l’ago della bilancia tra il successo commerciale e il fallimento.
Chi è il buyer o responsabile acquisti di un azienda
In quanto leader della funzione procurement, il responsabile acquisti (o buyer) di un’azienda è colui che definisce la strategia e la cultura dell’organizzazione di approvvigionamento.
La definizione può sembrare vaga, ma è forse l’unico modo per descrivere un ambito di attività tanto vasto e intrinsecamente connesso a qualsiasi attività aziendale. Provando a semplificare, sul piano pratico la funzione di procurement è quella che sviluppa ed esegue i processi di gestione della Supply Chain, indipendentemente dal fatto che le risorse utilizzate per eseguire i processi facciano capo al procurement o meno.
Il suo ruolo nel processo approvativo degli acquisti
Le politiche e le procedure di approvvigionamento determinano quali acquisti richiedono il contributo dell’ufficio acquisti e quali possono essere gestiti dagli utenti finali. In generale, l’ufficio acquisti ricopre un ruolo essenziale nel processo approvativo di tutti gli acquisti complessi (per contratti a lungo termine o particolarmente onerosi), mentre gli utenti finali possono occuparsi una tantum di transazioni semplici e a basso costo.
Per esempio, è possibile consentire al personale impiegatizio e di supporto di ordinare le proprie forniture d’ufficio di base, mentre è necessario coinvolgere gli specialisti degli acquisti per comprare nuovi server o soluzioni SaaS (Software as a Service) a supporto delle suite di produttività, che comunque come tutti sanno influiscono direttamente sui flussi di lavoro dei collaboratori.
Ciò significa che il responsabile acquisti è tra le persone che influenzano maggiormente la qualità della vita aziendale. Si tratta di un lavoro stimolante, ma anche molto impegnativo: se i CPO di oggi hanno più elementi da valutare e orchestrare rispetto ai loro predecessori, di solito dispongono di meno tempo per farlo.
Quali sono le caratteristiche più importanti del buyer
Percorso di formazione
Per ricoprire efficacemente questa funzione, un professionista deve essere in possesso almeno di una laurea, di solito in economia o finanza, ma spesso in ambito entreprise (soprattutto quando c’è da occuparsi di acquisti a livello globale), è richiesto anche un master in economia, finanza, gestione della catena di approvvigionamento o, per l’appunto, procurement.
Oltre ad aver conseguito i necessari titoli accademici, i buyer più appetibili devono avere esperienza di lavoro nei reparti acquisti e approvvigionamento, possedere eccellenti capacità comunicative e dimostrare ottime abilità decisionali. È utile anche una comprovata esperienza di collaborazione con altre funzioni aziendali, a partire da IT, HR, finance e legal. Il ruolo, infatti, prevede il contatto continuo con tutti i dipartimenti dell’azienda e l’attitudine al gioco di squadra è praticamente data per scontata.
Dalle competenze hard a quelle soft
Occorre poi una certa dimestichezza con gli strumenti da cui dipende la gestione delle spese aziendali, indipendentemente dal modello operativo in vigore e dal tipo di strategia perseguita in azienda. Bisogna inoltre essere in grado di generare valore tangibile per un’organizzazione, non solo abbattendo i costi, ma anche migliorando i profitti attraverso la riduzione dei rischi.
Completano il profilo da una parte la conoscenza dei framework normativi dedicati alle procedure di acquisto in generale e di quelli specifici del settore di appartenenza dell’impresa, dall’altra l’abilità di negoziazione, dote insostituibile quando si tratta di trattare con i fornitori. Ma è indispensabile anche essere in grado di concentrarsi sulle esigenze dei clienti, anticipandole, in modo da gestire efficacemente le relazioni con i fornitori per mitigare, laddove possibile, i rischi che potrebbero alterare qualità e time-to-market dei prodotti.
Le principali aree di competenza del responsabile acquisti
Forte di queste skill, un responsabile acquisti ha il compito primario di tenere sotto controllo i costi e fare il possibile per ridurli, sia sviluppando un approccio all’approvvigionamento basato sul sourcing strategico, sia aiutando i propri collaboratori a valutare e selezionare i fornitori, supervisionandone l’attività e talvolta partecipando alle trattative contrattuali.
I CPO devono anche assicurarsi che le politiche e le procedure di acquisto siano compliant con le linee guida di conformità interne ed esterne, specie quando si tratta di iniziative di responsabilità sociale d’impresa e di approvvigionamento etico.
Chiaramente, le dimensioni e la portata dell’organizzazione influenzano il margine d’azione del responsabile acquisti e la sua posizione nella scala gerarchica dell’azienda. Di solito, i referenti del CPO sono il CEO o il direttore generale, ma è anche possibile che il buyer riporti al Chief Operating Officer, al Chief Financial Officer o a un’altra posizione di Senior Vice President.
Ottimizzare le negoziazioni con i fornitori
A valle della catena del valore, ovviamente il responsabile acquisti ha il compito di avviare e arricchire le conversazioni e le negoziazioni con i fornitori. Entrare in contatto il prima possibile con i provider di maggiori dimensioni è fondamentale quando si assume il ruolo in una nuova azienda. Per le organizzazioni orientate al cost saving, infatti, si tratta probabilmente dei partner che rappresentano il grosso della spesa annuale.
Per le funzioni di approvvigionamento che puntano a creare valore oltre il contenimento della spesa, un CPO dovrebbe invece includere nelle primissime azioni di contatto anche i fornitori di dimensioni minori, ma in grado di offrire soluzioni con un elevato potenziale di innovazione.
Indipendentemente dal contesto e dall’anzianità del manager, tuttavia, gli obiettivi della comunicazione tra CPO e fornitore sono sempre gli stessi:
- Rafforzare il rapporto tra le parti
- Creare partnership durature
- Trasmettere di volta in volta le priorità dell’azienda per ottimizzare le negoziazioni
Flessibilità e scalabilità nell’amministrazione degli acquisti: cosa significa
Una volta comprese le esigenze dei propri stakeholder a monte e a valle della filiera, i responsabili acquisti hanno l’opportunità di utilizzare le conoscenze maturate per arricchire il proprio modello di governance. Ciò può per esempio includere meccanismi che consentano al procurement di stabilire priorità, strategie e processi di supporto condivisi con altre funzioni aziendali. Il procurement, in questo modo, sarà coinvolto fin dalla fase iniziale nella realizzazione di qualsiasi prodotto o servizio l’azienda intenda sviluppare.
Assumendo questo ruolo, il buyer può anche chiarire le responsabilità e i diritti decisionali di ciascuna entità aziendale lungo il processo di Source-to-Pay, stabilendo quali stakeholder sono gli owner naturali di ciascune fase e definendo le priorità di approvvigionamento in base alle effettive esigenze e capacità dei vari dipartimenti.
Processo decisionale nel reparto acquisti: trasparente e efficiente
Il bisogno di controllare in modo efficace i rischi sta spingendo alcune aziende a cambiare la propria filosofia in fatto di procurement, passando così da modelli di Supply Chain Just-in-Time a modelli Just-in-Case, con scorte più elevate e strutture di approvvigionamento situate più vicino al punto di produzione o di consumo finale.
Anche in quest’ottica, le funzioni che si concentrano su modelli di generazione di valore che vanno oltre il mero tema del costo devono trovare aperture in funzione della strategia di business, e questo implica l’istituzione di un processo decisionale trasparente ed efficiente, sia all’interno del reparto acquisti, sia lungo la catena di comando che passa dalle altre divisioni.
La conoscenza delle priorità strategiche dell’organizzazione e le informazioni sui progetti imminenti sono essenziali: il responsabile acquisti ha il preciso compito di effettuare una valutazione completa dei rischi della base dei fornitori anche in funzione di questi elementi. Per svolgere nel migliore dei modi il proprio lavoro, anzi, un CPO deve tenere conto di quello che potrebbe esserci oltre i limiti dei progetti attuali e delle strutture di fornitura esistenti. Ciò richiede non solo una prospettiva sui mega trend che probabilmente influenzeranno il settore nei prossimi anni, ma anche una profonda condivisione degli obiettivi a lungo termini insieme con il top management, imprescindibile per avallare tempestivamente decisioni relative al tema Make versus Buy (in particolare nell’outsourcing o nell’offshoring) e all’eventuale modifica delle catene del valore attraverso l’impegno con nuovi partner.
Procedure di approvvigionamento: più veloci con l’intelligenza artificiale
In uno scenario così complesso, l’adozione di soluzioni che fanno leva su algoritmi di machine learning e tecnologie di Intelligenza Artificiale può aiutare il team del responsabile acquisti a evidenziare con maggiore precisione i rischi da evitare e le opportunità da cogliere, con la possibilità di automatizzare le operazioni di routine a basso valore. Questo consentirà non solo di rendere le procedure più rapide, ma anche di ridurre sensibilmente gli errori connaturati all’intervento umano.
Per abilitare queste funzionalità, è però fondamentale istituire un sistema di raccolta dati che garantisca qualità, velocità e accuratezza in ciascuna attività di analisi. La priorità va data alle informazioni che descrivono le principali categorie di prodotti e servizi, a cui si aggiungeranno gli input relativi alla spesa dell’organizzazione per categoria e quelli sui movimenti storici dei prezzi.
Come si diventa responsabile acquisti
Dovrebbe risultare chiaro a questo punto che chi ambisce a occupare una posizione di Chief Procurement Officer ha di fronte a sé una carriera – lo ribadiamo – tanto stimolante quanto impegnativa.
Le organizzazioni hanno bisogno di buyer che dimostrino di essere stati in grado di trasformare le imprese con cui hanno lavorato in passato. Cercano persone disposte a collaborare con i vari reparti per migliorare la cultura aziendale e vogliono professionisti disposti ad adottare la tecnologia per rendere i processi di approvvigionamento sempre più efficienti ed efficaci.
Sulla base di questa consapevolezza, un aspirante CPO può iniziare a costruire un piano individuale di sviluppo delle capacità richieste, bilanciando soft skill e competenze tecniche.
In un mondo in rapida evoluzione, però, forse la caratteristica più importante per un buon responsabile acquisti è l’apertura mentale. L’esposizione a nuove idee e la disponibilità a imparare dagli altri possono aiutare i CPO a far progredire il proprio pensiero, a ispirare i team e a identificare nuove fonti di valore per le organizzazioni in cui lavorano.
