Quarantena, #restiamoacasa, Smart Working e le vie deserte che accolgono il sole della primavera. In questo momento storico, la percezione è che tutto si sia fermato: eppure non è così. Il cammino digitale del paese non si è affatto fermato, anzi: forse come raramente prima di oggi, sta conoscendo un’evoluzione forzata quanto veloce e, nel complesso, anche semplice. Tra le molteplici dinamiche, quella che in questo contributo vorrei provare a focalizzare è quella che riguarda l’Ordine Elettronico: un obbligo che proviene dalle molteplici iniziative per creare il Mercato Unico Digitale Europeo, ci piaccia o meno una delle fondamenta infrastrutturali alla base del nostro prossimo futuro, con o senza epidemie. Gli Ordini Elettronici, quasi in sordina e con un po’ di rilasci sui vincoli normativi, sono partiti a inizio febbraio 2020, tra tutto il mondo della Sanità pubblica e i suoi molteplici fornitori di “beni” (per i “servizi” è da attendere la scadenza del 1 gennaio 2021). Gli acquisti di beni, in Sanità, sono però tutt’altro che trascurabili. E in pochi altri momenti come questo, se ne può cogliere pienamente l’impatto: farmaci, dispositivi medici, dispositivi di protezione individuale, reagenti, consumabili… un elenco davvero rilevante. Ebbene, tutto questo “mondo”, a partire dall’inizio di febbraio, segue le regole dell’Ordine Elettronico.
Le regole dell’Ordine Elettronico
L’Ordine Elettronico che la Sanità italiana deve inviare ai suoi fornitori prevede il ricorso al Nodo Smistamento Ordini (NSO, il cugino del Sistema di Interscambio delle Fatture Elettroniche, SDI). Il Nodo Smistamento Ordini abilita l’Ordine Elettronico in coerenza con il tracciato Europeo (vale la pena tenerlo presente, è un tracciato che viene adottato in tutta Europa ma anche, per libera scelta, in molti altri paesi non Europei) secondo tre modelli: per l’Ordinazione Semplice (invio dell’Ordine), l’Ordinazione Completa (invio dell’Ordine, seguita dalla Risposta all’Ordine e da un ulteriore riscontro, tutto in formato elettronico strutturato standard) e l’Ordinazione Pre-Concordata (Sanità e fornitore si mettono d’accordo su che cosa ordinare e l’ordine a NSO lo trasmette il fornitore per conto della Sanità). Questi tre modelli di ordinazione sono alternative e non ce n’è una che domina sulle altre (in teoria, Ordini per acquisti diversi potrebbero richiedere forme di ordinazione diverse): qualsiasi Ente così come ogni fornitore dovrebbe essere in grado di gestire tutte e 3 le tipologie di Ordinazione.
L’avvio “soft”
L’Ordine Elettronico, così come la Fattura Elettronica, nasceva come obbligatorio. E con obblighi forti, come per esempio, quello di riportare in Fattura le tre informazioni identificative presenti nell’Ordine: in assenza di queste tre informazioni, la Fattura non deve essere pagata. Un argomento abbastanza potente per sottolineare la rilevanza di questa accortezza gestionale…
Un po’ di “prudenza”, dettata dalla consapevolezza che qualche elemento fosse nel complesso da affinare meglio, ha visto slittare in avanti la data del go-live (dal 1 ottobre 2019 al 1 febbraio 2020) e diluire un po’ la sequenza dei passaggi obbligati nel tempo:
- come già anticipato, dal 1 febbraio è obbligatorio usare NSO per gli ordini di “beni”, ma non ancora per quelli di “servizi” (per i servizi l’obbligo scatterà il prossimo 1 gennaio 2021);
- l’obbligo di riportare i tre dati identificativi dell’Ordine nella fattura elettronica (la “tripletta identificativa”), perché la fattura sia effettivamente liquidabile, scatterà a decorrere dal 1 gennaio 2021 per i “beni” e dal 1 gennaio 2022 per i “servizi”.
I primi due mesi di Ordine Elettronico
In ogni caso, la macchina è partita: anche con ragguardevoli volumi, in questa fase comunque un po’ diluita nelle regole e nelle ripercussioni… In febbraio 2020 sono stati inviati circa 450mila ordini; già in marzo ne sono stati inviati circa 535mila: un “+ 19%” che fa ben sperare nella diffusione degli Ordini Elettronici.
E a testimoniare che le cose stanno andando per il verso giusto, c’è anche la percentuale di scarto (i documenti che, per motivi tecnici, il Nodo Smistamento Ordini “rifiuta”): gli scarti registrati in febbraio sono circa il 10% degli Ordini complessivamente inviati mentre in marzo questa percentuale letteralmente “crolla” al 2,6%, attestandosi nelle ultime 2 settimane di Marzo quasi sempre addirittura sotto al 2%.
I documenti scambiati
Provando a guardare “dentro” questi numeri, per capire quali modalità di Ordinazione si stiano diffondendo di più, sulla base di alcuni dati che rappresentano il 62% dei totali Ordini ricevuti dagli Operatori Economici – forniti da Net4market
Sata, Tesisquare, Intesa IBM per conto della Community del Consorzio DAFNE – si può stimare che la stragrande maggioranza (tra il 92% e il 95%) sia composta da Ordini Semplici. Una percentuale che non supera il 4,5% è costituita da “Modifiche” e meno dell’1,2% da “Revoche”. Gli Ordini PreConcordati sono pochissimi e non vanno oltre l’1%. Gli Ordini Completi, invece, sono ancora meno: a oggi, si direbbe che il fenomeno è relegato a poche, semplici e limitatissime sperimentazioni.
Un primo bilancio
NSO è attivo e l’Ordine Elettronico sta diventando quindi un’abitudine, anche se a oggi il canale – come è ragionevole che avvenga in fase iniziale – presenta obblighi «alleggeriti». Come anticipato, attualmente prevale nettamente il ricorso all’Ordine Semplice, seguito da qualche modifica o revoca. Il temuto ricorso significativo agli Ordini PreConcordati (l’ipotesi era che gli Enti non pronti avrebbero obbligato i loro fornitori a usare il PreConcordato, anche senza validi motivi) è stato brillantemente evitato, soprattutto grazie al rinvio della partenza da ottobre 2019 a febbraio 2020 e al rilascio di alcuni vincoli, che ha consentito una partenza più semplice e massiva. L’esperienza effettuata in questi soli due mesi dalla partenza sta già rapidamente riducendo gli Scarti, che si assestano stabilmente sotto al 3% in marzo.
Il COVID-19 un suo effetto lo ha portato anche qui: i volumi degli Ordini gestiti via NSO, infatti, senza particolari motivi, si riducono in modo imprevedibile a partire dagli ultimi 10 giorni di marzo.
Gli Ordini Completi sono ben lontani dall’essere una realtà, oggi come oggi. Va anche detto che, anche tecnologicamente, soprattutto per un Ente della Sanità, questi Ordini sono un po’ più complicati da gestire, in quanto richiedono l’inserimento di logiche e automatismi sulla riconciliazione.
I problemi più frequenti e riscontrati sul campo emergono quasi esclusivamente da errori presenti «nel contenuto» e non dalla “forma” degli Ordini: non ci sono, quindi, significativi problemi «tecnologici». È prevedibile, in quanto quando un Ordine arriva a destinazione, ha già superato NSO e le sue verifiche di «consistenza tecnica». Si riscontrano invece problemi tipici che riguardano la «cultura del processo»: è chi emette l’Ordine che non sa (ancora) cogliere la rilevanza dell’informazione dal punto di vista di chi la riceve e quindi ignora se e come trasferirla al fornitore. Queste problematiche – come la storia dei progetti EDI ci trasferisce da anni – si risolvono non con norme e indicazioni del legislatore ma solo «dialogando con la controparte»: spiegando l’importanza di inserire o gestire diversamente determinate informazioni e «facendo sistema», cioè facendo emergere le esigenze di sensibilizzazione che è importante portare sugli Enti della Sanità.
L’importanza di “giocare d’anticipo”
In ultima analisi, rimane fortemente consigliabile, adesso che si stanno riducendo i volumi degli Ordini scartati e senza aspettare gli ultimi mesi del 2020, adeguare i sistemi per essere in grado di produrre le Fatture Elettroniche in coerenza con quanto diventerà prossimamente necessario riprendere in Fattura, ovvero la “tripletta identificativa” che caratterizza ogni Ordine Elettronico: ID Documento, Data di Emissione e #ID EMETTITORE#. Questi tre dati, così come sono riportati negli Ordini, vanno scrupolosamente (e assolutamente senza apportare alcuna modifica!) riportati in Fattura. Questo banale adeguamento – che qualche struttura sanitaria ha già cominciato a richiedere anche se non è ancora obbligatorio – merita di essere affrontato quanto prima, per evitare di rincorrere difficoltà e problemi più avanti.
In sintesi, l’adozione dell’Ordine Elettronico sembra dopo soli due mesi procedere già nel modo più roseo possibile. È auspicabile che il tempo e l’esperienza crescente stimolino il ricorso a diverse tipologie di Ordinazione, coerenti con le esigenze degli acquisti effettuati (quindi, si riduca la percentuale bulgara degli Ordini Semplici a favore di un crescente ricorso a Ordini PreConcordati e, soprattutto, a Ordini Completi). Il fenomeno, tuttavia, merita di essere comunque «(ri)messo alla prova» quando subentreranno gli obblighi più stringenti. Le prospettive oggi appaiono positive e sicuramente si dimostreranno tali se Enti della Sanità e loro fornitori riusciranno a “giocare d’anticipo” e preparare quanto necessario prima del prossimo gennaio.
