Come accelerare la pianificazione degli acquisti: il caso di Q8 Kuwait Petroleum Italia

Per sostenere un mercato frenetico e competitivo, qualsiasi organizzazione deve guadagnare visibilità sui processi e velocità di decision making. Le soluzioni di Extended Planning and Analysis, che sfruttano le proprietà del cloud e i progressi della business intelligence, rispondono alle nuove necessità accelerando e automatizzando la pianificazione aziendale.

A questo proposito, il caso sviluppato da Q8 Kuwait Petroleum Italia in collaborazione con Techedge è esemplificativo. L’azienda, infatti, ha potuto ottimizzare il processo di pianificazione degli acquisti, attraverso l’implementazione di SAP Analytics Cloud for Planning.

Roberta Reposati, Senior Buyer della società, e Alessandro Villanucci, Manager di Techedge Italia, raccontano i dettagli del progetto.

La necessità di innovare la pianificazione degli acquisti

«Q8 Kuwait Petroleum Italia – esordisce Reposati – è presente nel mercato italiano dal 1984, rilevando la rete di vendita Gulf. Da allora è cresciuta rapidamente attraverso una strategia di acquisizioni fino a detenere una quota di mercato pari al 12,5%».

Con una macchina così complessa da manovrare, la pianificazione degli acquisti è un elemento cruciale per garantire la disponibilità delle risorse e il corretto svolgimento dell’operatività aziendale. Tuttavia, il processo in essere poggiava su strumenti tecnologici obsoleti e mancava di automazione. «Il planning – spiega Reposati – veniva stilato tramite un foglio Excel condiviso, dove ciascuna business line inseriva manualmente i propri dati, con evidente rischio di errore. Inoltre, non esisteva la possibilità di misurare le performance degli acquisti né di ottenere visibilità sulle scadenze dei contratti e sulle tempistiche di fornitura. Quindi avevamo l’esigenza di implementare uno strumento facile, sicuro e tecnologicamente avanzato che permettesse di semplificare e ottimizzare il processo di pianificazione, tenendo traccia dei risultati ottenuti».

Il progetto sviluppato con Techedge si inserisce quindi all’interno di una più ampia strategia di trasformazione digitale interna a Q8 Kuwait Petroleum Italia per il miglioramento del procurement planning. «Inizialmente – prosegue Reposati – abbiamo implementato il modulo SAP Ariba per il vendor management e il sourcing. Dopo sei mesi, abbiamo deciso di introdurre anche SAP Analytics Cloud. Abbiamo scelto Techedge come partner del progetto perché non solo aveva già seguito la nostra azienda per altre iniziative IT, ma anche perché rispondeva ai nostri requisiti tecnici e alle nostre valutazioni economiche».

La scelta tecnologica e la roadmap del progetto

Villanucci aggiunge qualche ragguaglio tecnologico sul progetto. «La richiesta di Q8 Kuwait Petroleum Italia – puntualizza il manager – si innestava all’interno di un percorso di digitalizzazione importante, dove il planning e il reporting degli acquisti rappresentavano l’ultimo miglio. Poiché tutte le informazioni più critiche e rilevanti venivano tracciate tramite fogli Excell, l’obiettivo era fornire una soluzione capace di agevolare la sinergia tra le linee di business, che esprimono una richiesta di acquisto, e i buyer della divisione Procurement».

Who's Who

Alessandro Villanucci

Manager di Techedge Italia

Inoltre, come sottolinea Villanucci, la soluzione proposta doveva integrarsi con il landscape architetturale attualmente presente nei sistemi IT del cliente, nonché essere compatibile con la roadmap strategica futura. Infatti, Q8 Kuwait Petroleum Italia ha in programma la migrazione alla nuova piattaforma SAP S/4HANA in sostituzione dell’attuale versione SAP. «La nostra proposta tecnologica – continua il manager – è ricaduta quindi su SAP Analytics Cloud perché è una soluzione erogata in modalità Software-as-a-Service, che offre spiccate funzionalità di collaboration tra i vari attori che concorrono al processo di pianificazione».

Inizialmente il progetto ha mostrato qualche complessità e ha richiesto uno sforzo aggiuntivo perché iniziato in piena pandemia, nell’aprile 2020. «Abbiamo dovuto – riporta Villanucci – stravolgere velocemente l’intero assetto progettuale e riorganizzare le modalità di raccolta dei requisiti perché tutte le attività potessero essere effettuate da remoto. Abbiamo utilizzato delle Conference Room Pilot dove, durante la fase di sviluppo, mostravamo agli stakeholder dei prototipi così da minimizzare il rischio di divergenza tra le effettive necessità dell’azienda e la soluzione finale. Il progetto si è quindi concluso con successo dopo circa nove mesi».

I benefici ottenuti: automazione e velocità decisionale

L’implementazione di SAP Analytics Cloud ha permesso a Q8 Kuwait Petroleum Italia di acquisire una serie di importanti benefici. «Innanzitutto – evidenzia Reposati – abbiamo azzerato gli errori da inserimento manuale, quindi ottenuto la certezza dei numeri. La pianificazione è migliorata anche grazie al sistema di calendario e task integrato all’interno della soluzione: così ogni attore che interviene nel processo riceve via mail notifiche sull’avanzamento e sulle scadenze delle attività, in modo automatico. Si evitano quindi inutili perdite di tempo per effettuare richieste, telefonate e così via. Infine, abbiamo ora a disposizione un sistema di reportistica che permette di misurare le performance degli acquisti e guidare le future scelte di business».

Reposati pone l’accento sull’accelerazione del processo di procurement planning, che prima veniva effettuato tramite l’utilizzo di semplici fogli Excel: grazie alla soluzione implementata, il tempo per pianificare i fabbisogni di acquisto si è ridotto da un mese e mezzo a due settimane.

Come sintetizza Villanucci, SAP Analytics Cloud ha permesso di mettere a terra processi di pianificazioni prima poco strutturati, migliorando e accelerando la collaborazione tra buyer e requisitioner. «Oltre a integrarsi perfettamente con l’ambiente IT del cliente – aggiunge il manager – la nuova soluzione ha permesso all’Ufficio Acquisti di avere immediata evidenza di tutti i contratti in scadenza o in esaurimento della propria capienza. Gli attori coinvolti nel processo insomma possono avere una visibilità in near-real-time su tutte le richieste di acquisto e sui contratti finalizzati di volta in volta. SAP Analytics Cloud incarna insomma il concetto di Extended Planning and Analysis, che permette di effettuare la pianificazione finanziaria integrando diversi processi operativi e sfruttando gli algoritmi predittivi. Grazie alla visibilità estesa e al reporting puntuale sullo stato dei contratti, l’azienda guadagna reattività per fronteggiare il mutare degli eventi, passando rapidamente dall’analisi all’azione, con una sinergia totale tra chi effettua e lavora la richiesta».

L’importanza del partner e gli sviluppi futuri

Se SAP Analytics Cloud ha permesso di ottenere importanti risultati, il successo del progetto è stato decretato anche dalle competenze di Techedge. Oltre alla conoscenza sui processi aziendali e sui sistemi in essere, secondo Reposati, il partner ha mostrato un approccio estremamente valido. «Lavorare in modalità agile – dichiara – è stato fondamentale per allineare le specifiche funzionali alle reali esigenze di business. I requisiti tecnici infatti vengono raccolti e trasferiti step-by-step; inoltre vengono effettuate verifiche continue per vagliare l’attinenza della soluzione alle necessità espresse».

Tuttavia, la partnership tra Q8 Kuwait Petroleum Italia e Techedge vede all’orizzonte nuovi sviluppi progettuali. «In quanto soluzione SaaS che riceve aggiornamenti in modalità continuativa – afferma Villanucci – SAP Analytics Cloud è in grado di supportare le iniziative IT dell’azienda anche in futuro. Inoltre, l’imminente passaggio dal sistema ECC a SAP S/4HANA offre a Q8 Kuwait Petroleum Italia la possibilità di migliorare le funzionalità analitiche e la componente di reporting, all’interno di un ambiente unificato che riunisce tutti i processi di contabilità, logistica, magazzino e inventario». Per l’azienda si aprono così nuove e interessanti opportunità di innovazione tecnologica in partnership con Techedge, finalizzate a supportare le future necessità di business.