Italian Exhibition Group ha intrapreso tre anni fa un percorso che ha visto al centro la digitalizzazione del Procurement. Come racconta il suo Group Purchasing Manager, Graziano Alessio, in questa video intervista, «non si è trattato solo di un percorso verso il digitale, ma è stata l’occasione per rivedere l’intero processo di acquisto».
L’esigenza è nata a seguito di una forte crescita aziendale che ha caratterizzato gli ultimi anni dell’attività del Gruppo che organizza manifestazioni fieristiche ed è tra i principali operatori europei del settore fieristico e dei congressi, con le strutture di Rimini e Vicenza.
«Una crescita – sottolinea Graziano Alessio – in termini di fatturato e di numero di nuove manifestazioni acquisite, organizzate non più solo all’interno delle sedi proprietarie presenti nei confini nazionali, ma anche presso quartieri fieristici terzi, nonché all’estero».
Ma ci sono state anche altre due esigenze che hanno spinto il Gruppo a intraprendere questo percorso: «Era ormai necessario uniformare le diverse procedure che caratterizzavano gli acquisti nella sede di Rimini e nella sede di Vicenza. Inoltre – ricorda il manager – c’era la volontà di ‘elevare’ gli standard del processo acquisti per allinearli ai requisiti necessari per le aziende quotate. Cito questo aspetto perché Italian Exhibition Group nel 2019 ha conseguito, appunto, il traguardo di quotarsi sull’MTA (Mercato Telematico Azionario)».
I passi del percorso di digitalizzazione del Procurement di Italian Exhibition Group
Il progetto è partito con un’analisi e una mappatura dei processi in essere, che ha visto la formalizzazione di un documento in cui sono stati evidenziati i punti di forza e di debolezza dei due processi che all’inizio erano gestiti in modo disgiunto tra le sedi di Rimini e Vicenza. «A seguire sono state definite le procedure di acquisto, con l’intento primario di omogeneizzare, attraverso un documento unico e condiviso da tutte le sedi, i processi. Successivamente abbiamo scelto il software: il criterio è stato individuare la soluzione che ci permetteva di replicare in maniera quanto più precisa le procedure che avevamo definito», ha ribadito Graziano Alessio.
I 3 elementi fondanti del progetto di Italian Exhibition Group
Secondo il manager innanzitutto a trainare il percorso di digitalizzazione c’è stato il forte commitment aziendale.
«Col senno di poi, un altro aspetto vincente è stato aver disegnato il modello del processo acquisti in maniera molto customizzata, sulle nostre esigenze, senza tentare di forzare processi magari derivanti da altri settori nella nostra realtà. Ultimo aspetto, sicuramente importante, è stato anche scegliere un partner tecnologico per lo sviluppo della piattaforma acquisti – nel nostro caso la scelta è ricaduta su Jaggaer – che, da un lato, ci ha consentito di avere un’interfaccia utente user friendly, aspetto questo non indifferente considerando la moltitudine di fornitori con cui ci interfacciamo, e, dall’altro, ci ha fornito un prodotto totalmente Web Based, a cui è possibile accedere in qualsiasi momento e da qualsiasi parte del mondo, tramite un pc, un notebook o anche più banalmente un telefono o un tablet. Non solo, è una soluzione anche flessibile, che ben si adatta a un processo di acquisti che non è standard, e che consente di poter gestire gran parte della manutenzione ordinaria internamente, senza richiedere conoscenze spinte di programmazione», ha concluso Graziano Alessio.
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